Windows 版 WPS 資料管理：簡介

WPS 資料管理是輕審批管理後臺中的審批資料檢視與匯出功能；共包含 4 項核心操作，其中 4 項無需會員即可使用，0 項與會員相關。

快速概覽

指標	數值	備註
核心操作	4	與「操作索引」中的列數一致
無需會員即可使用	4	與索引中標示為免費的列數一致
會員相關項目	0	與索引中會員相關列數一致
版本限制	無	此功能未設版本門檻
會員限制	無	所有列出的操作均可直接使用

關於此功能

概覽

資料管理是 Windows 版 WPS 中面向輕審批的管理端功能，可協助團隊檢視審批記錄、查看匯出任務狀態，以及批量匯出審批資料。

主要功能包括：

從工作台開啟資料管理頁面，並進入輕審批管理後臺。
透過範本名稱篩選記錄，以檢視審批資料。
查看匯出歷史，包括檔案名稱、匯出狀態、建立時間及操作人。
發起批量匯出任務，之後可在匯出記錄中下載結果。

此功能適用於審批管理員、流程負責人，以及需要歸檔審批記錄的團隊，支援對審批範本進行集中檢視與匯出管理。

系統要求

項目	要求
作業系統	可執行 WPS Office 桌面應用程式的 Windows 電腦
應用程式版本	建議使用最新版本的 WPS Office
網絡	需要穩定的網絡連線，才能開啟輕審批及其管理後臺
其他	需具備工作台、輕審批及相關管理權限的存取權限

下載與安裝

項目	詳情
官方下載	WPS Office 免費下載
安裝	下載並安裝 WPS Office Windows 用戶端，然後登入你的帳戶
安裝後檢查	開啟 WPS → 開啟工作台 → 進入輕審批 → 確認可見管理後臺及資料管理入口

來源： WPS 下載中心

與其他方案比較

比較維度	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
功能摘要	在輕審批管理後臺中，WPS 將資料管理、匯出記錄及批量匯出整合於同一位置，並支援按範本篩選審批記錄及匯出結果。	Microsoft Teams Approvals 讓管理員管理 Approvals 應用程式，審批資料則儲存在 Dataverse；官方頁面主要聚焦於應用程式管理及資料儲存。	Google Workspace Approvals 主要聚焦於 Google Drive 及編輯器中的文檔審批，審核者可對檔案進行批准、拒絕或留言。	Notion 可將頁面或資料庫匯出為 Markdown、CSV、HTML 或 PDF，但未提供原生的審批管理後臺。	Adobe Acrobat 可收集 PDF 表單回覆，並將回覆資料匯出為 CSV 或 XML，重點在於 PDF 表單資料收集。
WPS 優勢	優勢：WPS 在同一管理後臺中整合審批資料檢視、匯出追蹤及批量匯出入口，便於按範本進行管理。	相比 WPS：官方工作流程更著重應用程式管理、權限及儲存，因此資料檢視與匯出更依賴 Microsoft 生態中的其他服務。	相比 WPS：此方案更著重文檔審批流程，而非提供可批次匯出及追蹤的專用審批資料中心。	相比 WPS：雖然支援資料庫匯出，但未提供用於管理審批狀態、目前審批人及匯出記錄的原生頁面。	相比 WPS：Acrobat 較適合用於收集及匯出 PDF 表單資料，並非針對審批範本管理後臺而設。
官方來源	—	在 Microsoft Teams 中管理 Approvals 應用程式	管理 Approvals	匯出你的內容	收集及管理 PDF 表單資料

整體結論
WPS 資料管理適合需要在同一個管理後臺中檢視審批記錄、追蹤匯出任務，以及匯出資料的團隊。其他產品可滿足相近需求，例如文檔審批、資料庫匯出或 PDF 表單收集，但其工作流程及管理重點有所不同。

使用情境

編號	情境	適用對象	主要需求	WPS 如何協助
1	按範本檢視記錄	審批管理員	審批記錄分散，難以按範本快速查找	使用「資料管理」分頁，按範本名稱篩選記錄並檢視關鍵欄位
2	檢查匯出任務狀態	流程負責人	無法確認匯出是否已完成，以及由誰發起	使用「匯出記錄」檢視檔案名稱、匯出狀態、建立時間及操作人
3	批次封存審批記錄	營運或管理團隊	審批資料需要定期備份到本機	使用「批次匯出」提交匯出任務，然後在「匯出記錄」下載結果
4	排查清單為空的問題	新任管理員	頁面已開啟，但未顯示任何審批記錄	檢視清單前，請先在範本名稱篩選條件中選擇範本

會員與權益

免費版與 WPS Premium

功能	免費使用者	WPS Premium
Writer、Spreadsheet 及 Presentation 基本功能	✅ 可用	✅ 可用
輕量級審批資料管理	✅ 可用	✅ 可用
基本 PDF 功能	✅ 可用	✅ 可用
部分進階 PDF 與擴充工具	視功能而定	通常涵蓋範圍更廣
雲端儲存及部分額外權益	基本配額	通常包含更多權益

來源： WPS Office 定價頁面; 為甚麼我需要付費使用 WPS Office？

建議方案

使用情境	建議方案	原因
日常檢視審批資料、按範本篩選，以及下載匯出結果	免費版	目前的資料管理流程，日常管理工作無需會員即可完成
審批工作加上更全面的 PDF、雲端或其他辦公功能需求	WPS Premium	如果你除審批資料管理外，亦需要更多進階辦公權益，這會是合適選擇

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來源： WPS Office 定價頁面