WindowsでWPS データ管理を使用する方法

データ管理の使い方を4つの操作トピックで紹介します。データ管理ページを開く方法や承認データの表示方法などを確認できます。目次からトピックを選び、アクセス手順と操作手順に沿って進めてください。4項目すべて会員登録不要で、会員限定の項目はありません。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. データ管理ページを開く

アクセス手順: Workbench → Light Approval → 管理コンソール → データ管理

1. 左側のナビゲーションウィンドウでWorkbenchをクリックします。
2. アプリ一覧からLight Approvalを見つけて開きます。
3. Light Approvalページ上部の管理コンソールをクリックします。
4. 左側のナビゲーションパネルでデータ管理をクリックします。
5. データ管理、Export Records、Batch Exportの各タブが表示されていることを確認します。

成功条件

• 画面上の結果: Light Approvalの管理コンソール内にあるデータ管理ページが表示されます。
• 次にできること: データ管理、Export Records、またはBatch Exportに切り替えられます。

利用時のヒント

• よくある間違い: Light Approvalを開いただけで管理コンソールをクリックしないと、通常の業務ページのままになります。
• 利用環境に関する注意: お使いのアカウントには、Light Approvalの管理コンソールへアクセスする権限が必要です。

2. 承認データを表示する

アクセス手順: Light Approval 管理コンソール → データ管理 → データ管理タブ

1. ページ上部のデータ管理タブをクリックします。
2. 上部にあるTemplate Nameフィルターを見つけます。
3. 承認テンプレートを検索または選択します。
4. 承認番号、承認ステータス、作成時刻、現在の承認者、操作、承認名など、一覧に表示される項目を確認します。
5. ページにNo data, please configure filter conditions firstと表示された場合は、テンプレートを選択してから一覧を再確認してください。

成功条件

• 画面上の結果: 一覧に、選択したテンプレートの承認記録が表示されます。
• 次にできること: 引き続き各項目を確認するか、別のタブに切り替えられます。

利用時のヒント

• よくある間違い: テンプレートが選択されていない場合、一覧に承認データが表示されないことがあります。
• 利用環境に関する注意: データはテンプレートごとに個別に絞り込まれます。

3. エクスポート記録を確認する

アクセス手順: Light Approval 管理コンソール → データ管理 → Export Recordsタブ

1. ページ上部のExport Recordsタブをクリックします。
2. 上部に表示される保存期間に関する案内を確認します。
3. File Name、Export Status、Creation Time、Operator、Actionの各項目を確認します。
4. ファイルが利用可能な場合は、ページ上の操作からエクスポート結果をダウンロードします。
5. ページにNo dataと表示されている場合、現在確認できるエクスポートタスクの記録はありません。

成功条件

• 画面上の結果: エクスポートタスクの一覧、またはデータなしのメッセージが表示されます。
• 次にできること: 完了したエクスポートファイルをダウンロードするか、Batch Exportに戻って新しいタスクを開始できます。

利用時のヒント

• よくある間違い: 古いファイルのダウンロードを長く待ちすぎると、保存期間を過ぎて取得できなくなる場合があります。
• 利用環境に関する注意: エクスポート記録は直近180日分が保持されます。

4. 承認データを一括エクスポートする

アクセス手順: Light Approval 管理コンソール → データ管理 → Batch Exportタブ

1. データ管理ページでBatch Exportタブをクリックします。
2. ページの案内に従って、エクスポート条件とテンプレートの対象範囲を選択します。
3. エクスポート設定を確認し、エクスポートタスクを送信します。
4. 送信後、Export Recordsに切り替えてタスクの状態を確認します。
5. タスク完了後、Export Recordsからエクスポートファイルをダウンロードします。

成功条件

• 画面上の結果: エクスポートタスクが正常に送信され、Export Recordsに表示されます。
• 次にできること: 完了後にファイルをダウンロードし、ローカルに保存できます。

利用時のヒント

• よくある間違い: テンプレートの対象範囲やエクスポート条件を確認する前にタスクを送信してしまうこと。
• 利用環境に関する注意: エクスポート結果はExport Recordsで確認およびダウンロードします。