Paano Gamitin ang Mga Setting ng Help Desk ng WPS sa Windows

Gamitin ang Mga Setting ng Help Desk sa pamamagitan ng 11 gabay na paksa na sumasaklaw sa pag-access, pangunahing impormasyon, pag-set up ng interface, pamamahala ng mga panuntunan, at mga advanced na setting; maaari kang lumipat sa bawat paksa mula sa How-to Index.

How-to Index

Gabay sa Paggamit

1. Buksan ang pahina ng mga setting ng service desk

Puntahan: Workbench → Service Desk → Manage Service Desk → Mga Setting ng Help Desk

1. I-click ang Workbench sa kaliwang navigation pane.
2. I-click ang Service Desk upang buksan ang home page ng service desk.
3. Sa page ng service desk, i-click ang Manage Service Desk.
4. I-click ang Service Desk Settings.
5. Kumpirmahing ipinapakita sa kaliwang pane ang mga kategorya gaya ng Basic Settings, Rule Management, at Advanced Settings.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Bubukas ang page ng mga setting ng service desk at makikita sa kaliwa ang navigation ng kategorya.
• Mga susunod na hakbang: Maaari mong buksan ang anumang kategorya ng setting at ipagpatuloy ang pag-edit.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Kung hindi mo muna bubuksan ang Manage Service Desk, maaaring hindi mo makita ang kumpletong entry ng mga setting.
• Mga limitasyon sa kapaligiran: Kailangan ng iyong account ng pahintulot sa pamamahala para sa kasalukuyang service desk.

2. I-configure ang pangunahing impormasyon

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Basic Settings → Basic Information

1. Sa kaliwang pane, i-click ang Basic Settings.
2. I-click ang Basic Information.
3. Itakda ang may-ari ng service desk, at gamitin ang Transfer kung kailangang baguhin ang pagmamay-ari.
4. Piliin ang mga admin ng service desk.
5. Itakda ang saklaw ng visibility at saklaw ng pag-disable.
6. Kung kinakailangan, buksan ang More Actions at piliin ang Delete Service Desk.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Na-update ang mga setting ng may-ari, mga admin, at saklaw.
• Mga susunod na hakbang: Maaari kang magpatuloy sa iba pang page ng mga setting upang makumpleto ang pag-set up ng service desk.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Ang pagtanggal ng service desk nang hindi sinusuri ang epekto nito ay maaaring mag-alis ng entry para sa paggamit sa susunod.

3. I-configure ang user interface

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → User Interface → Custom Menu / Share Service Desk

1. Buksan ang kategoryang User Interface.
2. Pumunta sa Custom Menu at i-click ang Add Menu.
3. Itakda ang pangalan ng menu at gawi kapag nag-click.
4. Pumunta sa Share Service Desk at i-click ang Add Scenario.
5. Itakda ang pangalan ng scenario, pagkatapos ay kopyahin ang link o tingnan ang QR code kung kinakailangan.
6. Pamahalaan ang status ng scenario batay sa aktuwal na paggamit.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Nalikha at magagamit na ang isang menu item o scenario ng pagbabahagi.
• Mga susunod na hakbang: Maaari mong ibahagi ang link o QR code sa mga target na user.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Kung hindi malinaw ang pangalan ng mga scenario ng pagbabahagi, mas magiging mahirap ang pagsubaybay at pamamahala ng status sa susunod.

4. I-configure ang business hours

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Business Hours

1. Buksan ang Rule Management.
2. I-click ang Business Hours.
3. Piliin ang time zone at itakda ang oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa mga araw ng trabaho.
4. Piliin ang mga naaangkop na araw ng linggo.
5. Magdagdag ng mga custom na holiday at mga kapalit na araw ng trabaho kung kinakailangan.
6. I-save ang mga setting at tiyaking gagana ang lohika para sa labas ng oras ng trabaho kasama ng iyong mga panuntunan sa pagtugon.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Naka-save ang mga setting ng business hours, holiday, o kapalit na araw ng trabaho.
• Mga susunod na hakbang: Maaari kang magpatuloy sa pag-configure ng mga auto reply at mga panuntunan sa manual service.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Regular na oras lang ang itinatakda nang hindi nagdaragdag ng mga holiday o iskedyul ng kapalit na araw ng trabaho.

5. I-configure ang ticket assignment

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Ticket Assignment

1. Buksan ang page na Ticket Assignment.
2. I-click ang Add Skill upang gumawa ng routing skill.
3. Itakda ang pangalan ng skill at italaga ang mga kaugnay na agent.
4. I-on ang Smart Matching kung kinakailangan.
5. Panatilihin ang listahan ng mga agent sa All Skills.
6. Itakda ang maximum na bilang ng mga itatalagang agent, paraan ng pagtatalaga, mga panuntunan sa pila, at mga panuntunan para sa pangunahing agent.
7. I-configure ang fallback rule para sa mga resultang walang tugma.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Naka-save ang mga skill, mga panuntunan sa assignment, at fallback logic.
• Mga susunod na hakbang: Pagkatapos humiling ng user ng manual service, maaaring sundan ng mga ticket ang naka-configure na routing flow.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Hindi pinapanatili ang ugnayan sa pagitan ng mga skill at agent bago magtakda ng mga panuntunan sa assignment.
• Membership: Nangangailangan ang Smart Matching ng enterprise AI entitlement.

6. I-configure ang mga awtomatikong tugon

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Auto Replies

1. Buksan ang page na Auto Replies.
2. Itakda ang nilalaman ng awtomatikong tugon para sa mga sitwasyong walang agent na tumatanggap ng kahilingan sa oras ng business hours.
3. Itakda ang nilalaman ng awtomatikong tugon para sa mga sitwasyong labas sa oras ng business hours.
4. Suriin kung malinaw na ipinapaliwanag ng teksto ng tugon ang oras.
5. I-click ang Save.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Naka-save ang nilalaman ng reply para sa business hours at off-hours.
• Mga susunod na hakbang: Makakatanggap ang mga user ng mga awtomatikong reply sa mga kaukulang scenario.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Isang reply scenario lang ang kino-configure at iniiwang walang mensahe ang isa pa.

7. I-configure ang ratings at feedback

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Ratings and Feedback

1. Buksan ang Ratings and Feedback.
2. I-on ang Allow users to submit feedback.
3. Kung kinakailangan, i-on ang opsyong nagbibigay-daan sa mga user na pumili ng partikular na dahilan kapag minarkahan nilang hindi nakatulong ang isang sagot.
4. Suriin ang mga default na opsyon ng dahilan at magdagdag ng mga custom na dahilan kung kinakailangan.
5. Kumpirmahin ang mga panuntunan sa rating para sa manual na serbisyo.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Aktibo na ang mga switch ng feedback at mga dahilan ng rating.
• Mga susunod na hakbang: Maaari mong gamitin ang mga nakolektang rating upang mapahusay ang mga sagot at mga workflow ng serbisyo.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Pagdaragdag ng napakaraming opsyon ng dahilan, na maaaring magpabagal sa pagsusumite ng user.

8. I-configure ang pamamahala ng mga tag

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Tag Management

1. Buksan ang Tag Management.
2. I-click ang Add Tag.
3. Ilagay ang pangalan ng tag at i-save ito.
4. I-edit o tanggalin ang mga kasalukuyang tag ayon sa pangangailangan.
5. Panatilihin ang istruktura ng mga tag batay sa mga pangangailangan sa pag-uuri ng ticket.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Ipinapakita ng listahan ng tag ang mga bago o na-update na tag.
• Mga susunod na hakbang: Maaaring gumamit ang mga agent ng mga tag upang ayusin at i-filter ang mga ticket.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Paggamit ng hindi magkakatugmang pangalan ng tag, na nagpapahirap sa pag-filter at pag-uulat sa susunod.

9. I-configure ang mga field ng panel ng ticket

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Ticket Panel Fields

1. Buksan ang Ticket Panel Fields.
2. Suriin ang mga kasalukuyang naka-enable na field at ang kanilang status.
3. I-click ang Add Field upang gumawa ng bagong field.
4. Kumpirmahin ang pangalan, uri, at naka-enable na status ng field.
5. I-disable ang mga field na hindi kasalukuyang kailangan.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Na-update ang listahan ng mga field ng ticket panel.
• Mga susunod na hakbang: Maaaring gamitin ang mga bagong field upang mangolekta ng impormasyon ng ticket sa mga consultation group ng manual service.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Pagdaragdag ng napakaraming field, na nagpapataas sa workload ng mga agent.

10. I-configure ang pre-chat form

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Pre-chat Form

1. Buksan ang Pre-chat Form.
2. I-on ang Enable Pre-chat Form.
3. Itakda ang gabay na teksto ng form.
4. I-click ang Import Form Fields.
5. Piliin ang mga field na ii-import mula sa mga kasalukuyang field ng panel ng ticket.
6. Suriin ang pangalan, uri, at required na status ng field, pagkatapos ay i-save.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Naka-enable ang pre-chat form at naka-save ang listahan ng mga field.
• Mga susunod na hakbang: Maaaring sagutan ng mga user ang form bago lumipat sa manual service.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Hindi muna kino-configure ang mga field ng ticket panel, kaya hindi ma-import ang mga field.

11. I-configure ang mga paalala ng agent at bukas na configuration

Puntahan: Mga Setting ng Help Desk → Rule Management → Agent Reminders; Mga Setting ng Help Desk → Advanced Settings → Open Configuration

1. Buksan ang Agent Reminders, i-on ang opsyon sa paalala, at itakda ang tagal ng paalala.
2. Itakda ang mga oras ng paulit-ulit na paalala at mga panuntunan sa pag-escalate ng ticket kung kinakailangan.
3. I-on ang End Manual Ticket at itakda ang tagal ng walang tugon kung kinakailangan.
4. Buksan ang Open Configuration sa ilalim ng Advanced Settings.
5. Suriin ang service desk ID at impormasyong nauugnay sa signature key.
6. I-on ang Third-party Bot kung kinakailangan at i-save ang configuration.

Pamantayan ng Tagumpay

• Kalagayan ng UI: Naka-save ang mga panuntunan sa paalala at open configuration.
• Mga susunod na hakbang: Makakapagpadala ang service desk ng mga paalala batay sa mga naka-configure na panuntunan at susuporta sa mga scenario ng pagpapalawak sa susunod.

Mga Tip Habang Ginagamit

• Karaniwang pagkakamali: Pag-on ng third-party bot bago suriin kung paano nito maaapektuhan ang kasalukuyang workflow ng reply.