Beim Erstellen einer Abteilung automatisch eine zugehörige Abteilungsgruppe erstellen in WPS unter macOS: Einführung

Beim Erstellen einer Abteilung automatisch eine zugehörige Abteilungsgruppe erstellen in WPS unterstützt Administratoren dabei, eine Abteilung und die zugehörige Kollaborationsgruppe in einem einzigen Ablauf zu erstellen; 2 Kernaufgaben werden abgedeckt, davon sind 2 ohne Mitgliedschaft verfügbar und 0 mitgliedschaftsbezogen.

Auf einen Blick

Metrik	Wert	Hinweise
Kernaufgaben	2	Entspricht der Anzahl der Zeilen im Anleitungsindex
Ohne Mitgliedschaft verfügbar	2	Entspricht der Anzahl der Zeilen mit „Free“ im Index
Mitgliedschaftsbezogene Elemente	0	Entspricht der Anzahl der mitgliedschaftsbezogenen Zeilen im Index
Versionsbeschränkung	Keine angegeben	Für diese Funktion ist keine Versionsgrenze angegeben

Über diese Funktion

Überblick

Beim Erstellen einer Abteilung automatisch eine zugehörige Abteilungsgruppe erstellen ist eine Funktion für die Organisationsverwaltung in der WPS-Zusammenarbeit. Damit können Sie eine Abteilung, das zugehörige Abteilungsteam und die WPS-Kollaborations-Abteilungsgruppe gemeinsam erstellen, während die Gruppenmitglieder bei Änderungen der Abteilungsmitgliedschaft synchron gehalten werden.

Zu den Kernfunktionen gehören:

Öffnen Sie die Seite für neue Abteilungen und starten Sie die Erstellung einer Abteilung.
Erzeugen Sie die zugehörige WPS-Kollaborations-Abteilungsgruppe während der Erstellung der Abteilung automatisch.
Halten Sie Gruppenmitglieder automatisch aktuell, wenn Abteilungsmitglieder hinzugefügt oder entfernt werden.

Dieser Workflow ist nützlich für die Verwaltung von Unternehmensverzeichnissen, den Aufbau von Organisationsstrukturen und das Onboarding zur Abteilungszusammenarbeit, da er wiederholte Gruppeneinrichtungen und die manuelle Mitgliederpflege reduziert.

Systemanforderungen

Element	Anforderung
Betriebssystem	Ein macOS-Gerät, das auf den browserbasierten oder clientbasierten Admin-Zugang zugreifen kann
App-Version	Empfohlen wird die neueste Version von WPS Office oder eine aktuelle Version mit Zugriff auf die WPS 365 Admin-Konsole
Netzwerk	Für die Admin-Anmeldung und die Mitgliedersynchronisierung wird eine stabile Internetverbindung empfohlen
Sonstiges	Erforderlich ist ein Unternehmenskonto mit Administratorrechten oder ein Konto mit Berechtigungen zur Organisationsverwaltung

Download und Installation

Element	Details
Offizieller Download	WPS Office kostenlos herunterladen
Prüfung nach der Installation	Öffnen Sie WPS oder melden Sie sich in der WPS 365 Admin-Konsole an und bestätigen Sie, dass Einträge für Verzeichnis und Organisationsstruktur verfügbar sind

Quelle: WPS Download Center

Vergleich mit Alternativen

Dimension	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Zusammenfassung der Funktionen	Wenn eine Abteilung erstellt wird, kann WPS automatisch das zugehörige Abteilungsteam und die WPS-Kollaborations-Abteilungsgruppe erstellen. Gruppenmitglieder werden bei Änderungen der Abteilungsmitgliedschaft automatisch synchronisiert; pro Abteilungsgruppe gilt ein Limit von 3000 Mitgliedern.	Microsoft Teams kann ein Team aus einer bestehenden Microsoft 365-Gruppe erstellen. Das neue Team übernimmt automatisch den Namen, die Datenschutzeinstellungen, die Sensitivität und die Mitglieder der ursprünglichen Gruppe.	Google Chat kann einer Umgebung eine Google Group hinzufügen, und die Gruppenmitglieder werden automatisch mit der Umgebung synchronisiert. Spätere Änderungen an der Mitgliedschaft werden ebenfalls automatisch übernommen.	Notion kann einer Teamspace einen vollständigen Gruppe hinzufügen und auch eine Teamspace aus einer Gruppe erstellen, sodass künftig zu dieser Gruppe hinzugefügte Mitglieder denselben Zugriff auf die Teamspace erben können.	Adobe Acrobat unterstützt gemeinsame PDF-Prüfungs- und Kommentierungsworkflows, in der offiziellen Dokumentation wird jedoch keine automatische Gruppenerstellung beschrieben, die mit der Erstellung einer Abteilung verknüpft ist.
Vorteile von WPS	Vorteil: Die Erstellung der Abteilung und die Einrichtung der Kollaborationsgruppe erfolgen im selben organisatorischen Ablauf. Besonderheit: Änderungen bei den Abteilungsmitgliedern werden automatisch mit der Abteilungsgruppe synchronisiert, wodurch separater Einrichtungsaufwand reduziert wird.	Im Vergleich zu WPS: Teams verwendet eine bestehende Gruppe erneut, um ein Team zu erstellen, der Workflow beginnt jedoch mit einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe und nicht mit der eigentlichen Erstellung einer Abteilung.	Im Vergleich zu WPS: Google unterstützt die Synchronisierung von Gruppen mit Umgebungen, in der Regel muss die Gruppe jedoch zuerst bestehen und anschließend der Umgebung hinzugefügt werden.	Im Vergleich zu WPS: Notion konzentriert sich stärker auf den Zugriff auf Arbeitsbereiche und Berechtigungen für Wissensbereiche als auf die Erstellung einer Kollaborationsgruppe genau in dem Moment, in dem eine Abteilung erstellt wird.	Im Vergleich zu WPS: Adobe konzentriert sich auf die Zusammenarbeit bei der Dokumentenprüfung statt auf die organisationsgebundene Bereitstellung von Abteilungsgruppen.
Offizielle Quelle	—	Ein Team aus einem vorhandenen Team oder einer Gruppe in Microsoft Teams erstellen	Eine Google Group zu einem Bereich hinzufügen	Mit Teamspaces und Gruppen die passende Zugriffsebene vergeben	PDFs zur Überprüfung in Acrobat freigeben

Fazit
Wenn Sie die Einrichtung der Organisation und die Initialisierung der Kollaborationsgruppe in einem Schritt abschließen möchten, bietet WPS einen direkteren Workflow. Andere Produkte bieten Funktionen für Gruppen- oder Bereichszusammenarbeit, beginnen jedoch in der Regel mit einer bestehenden Gruppe oder mit der Dokumentenzusammenarbeit statt mit der eigentlichen Erstellung einer Abteilung.

Anwendungsfälle

Nr.	Szenario	Geeignet für	Zentrale Herausforderung	So hilft diese Funktion
1	Einrichtung einer neuen Abteilung	Unternehmensadministratoren	Für eine neue Abteilung ist oft ein separater Schritt zum Einrichten der Gruppe erforderlich	Das Abteilungsteam und die Abteilungsgruppe bei der Erstellung der Abteilung anlegen
2	Häufige Personaländerungen	HR-Teams und Organisationsadministratoren	Die Pflege der Gruppenmitgliedschaft ist nach Versetzungen oder Personaländerungen aufwendig	Gruppenmitglieder automatisch synchronisieren, wenn sich die Abteilungszugehörigkeit ändert
3	Einführung in großem Maßstab	Mittelständische und große Unternehmen	Wenn viele Abteilungen erstellt werden, steigt der wiederholte Einrichtungsaufwand	Einen einheitlichen Workflow für die Organisationsstruktur verwenden, um Abteilungen und Gruppen zu initialisieren
4	Verzeichnisverwaltung	IT-Administratoren	Organisationsstruktur und Kollaborationsgruppen können auseinanderlaufen	Abteilungsstruktur und Kollaborationsgruppen aufeinander abgestimmt halten
5	Benachrichtigungen für die gesamte Abteilung	Abteilungsleiter	Neue Mitglieder werden möglicherweise in der Kommunikation nicht erreicht	Die synchronisierte Abteilungsgruppe verwenden, um aktuelle Abteilungsmitglieder zu erreichen

Mitgliedschaft und Vorteile

Free vs. WPS Premium

Funktion	Free	WPS Premium
Eine Abteilung erstellen und die zugehörige Abteilungsgruppe automatisch generieren	✅ Verfügbar	✅ Verfügbar
Abteilungsmitglieder automatisch mit der Abteilungsgruppe synchronisieren	✅ Verfügbar	✅ Verfügbar
Grundlegende PDF-Funktionen und Lesen	✅ Verfügbar	✅ Verfügbar
Erweiterte PDF-, KI- und Zusatzwerkzeuge	In einigen Bereichen eingeschränkt	Umfassenderer Zugriff auf erweiterte Funktionen

Quelle: WPS Office pricing page

Empfehlungen

Szenario	Empfohlener Tarif	Warum
Sie benötigen nur die Einrichtung der Organisationsstruktur und die grundlegende Verwaltung der Zusammenarbeit	Free	Diese Funktion erfordert laut verfügbarer Funktionsbeschreibung keine Mitgliedschaft
Sie benötigen außerdem umfassendere Funktionen für Office, PDF, Vorlagen oder KI	WPS Premium	Besser geeignet für Teams, die über diese Funktion hinaus erweiterte Werkzeuge benötigen

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