การควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอกของ WPS บน Windows: บทนำ

การควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอกของ WPS เป็นฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยเอกสารสำหรับผู้ดูแลระบบ เพื่อกำกับดูแลการแชร์ในระดับองค์กร โดยมีงานหลัก 4 รายการ ไม่มีรายการใดที่ใช้งานได้โดยไม่เป็นสมาชิก และมี 4 รายการที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก

ภาพรวมโดยย่อ

ตัวชี้วัด	ค่า	หมายเหตุ
งานหลัก	4	ตรงกับจำนวนแถวในดัชนีวิธีใช้งาน
ใช้งานได้โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก	0	ตรงกับจำนวนแถว Free ในดัชนี
รายการที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก	4	ตรงกับจำนวนแถวที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในดัชนี
ข้อกำหนดของแพ็กเกจ	แพ็กเกจ Enterprise	จำเป็นสำหรับฟีเจอร์ผู้ดูแลระบบนี้
ข้อกำหนดด้านเวอร์ชัน	ไม่ได้ระบุข้อจำกัดด้านเวอร์ชันโดยเฉพาะ	ใช้ไคลเอนต์องค์กรเวอร์ชันปัจจุบันสำหรับงานด้านการจัดการ

เกี่ยวกับฟีเจอร์นี้

ภาพรวม

การควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอกช่วยให้ผู้ดูแลระบบองค์กรกำหนดได้ว่าเอกสารของบริษัทสามารถแชร์กับบุคคลภายนอกได้หรือไม่ และจัดการขอบเขตที่อนุญาตสำหรับการแชร์ดังกล่าวได้ จากพื้นที่จัดการเดียว ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดหรือปิดการแชร์ภายนอก และคงข้อยกเว้นไว้ผ่านรายการที่อนุญาต

ความสามารถหลักประกอบด้วย:

กำหนดสวิตช์หลักสำหรับการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก
ตั้งค่ารายการที่อนุญาตสำหรับสมาชิกที่ยังจำเป็นต้องเข้าถึงการทำงานร่วมกันกับภายนอก
เพิ่ม ลบ หรือลบสมาชิกในรายการที่อนุญาตแบบเป็นชุด
บันทึกนโยบายเพื่อให้กฎที่อัปเดตมีผลทั่วทั้งองค์กร

ฟีเจอร์นี้เหมาะสำหรับการควบคุมการส่งเอกสารออกนอกองค์กร การจัดการการทำงานร่วมกันข้ามองค์กร และการกำกับดูแลการแชร์ไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน นอกจากนี้ยังรองรับผู้ใช้ที่ค้นหาวิธีควบคุมการแชร์เอกสารภายนอกใน WPS บน Windows

ข้อกำหนดของระบบ

รายการ	ข้อกำหนด
ระบบปฏิบัติการ	อุปกรณ์ Windows ที่สามารถเรียกใช้ไคลเอนต์ WPS365 ได้ตามปกติ
เวอร์ชันแอป	แนะนำให้ใช้ไคลเอนต์ WPS365 หรือ WPS Office สำหรับองค์กรเวอร์ชันล่าสุด
เครือข่าย	ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเปิดคอนโซลผู้ดูแลระบบและบันทึกการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
อื่นๆ	ต้องใช้บัญชีผู้ดูแลระบบองค์กรที่มีสิทธิ์เข้าถึงการจัดการความปลอดภัย

การดาวน์โหลดและการติดตั้ง

ก่อนใช้การควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก ให้ติดตั้ง WPS Office หรือไคลเอนต์ WPS365 บน Windows และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีองค์กรของคุณ

รายการ	รายละเอียด
ดาวน์โหลดอย่างเป็นทางการ	ดาวน์โหลด WPS Office ฟรี
การตรวจสอบหลังติดตั้ง	เปิดไคลเอนต์และยืนยันว่าคอนโซลผู้ดูแลระบบพร้อมใช้งานจากบริเวณมุมล่างซ้ายของหน้าแรก

แหล่งที่มา: หน้าดาวน์โหลด WPS

เปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น

มิติการเปรียบเทียบ	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
สรุปความสามารถ	มีจุดเข้าสำหรับผู้ดูแลระบบองค์กรเพื่อควบคุมการแชร์ภายนอก การตั้งค่าขอบเขตการแชร์ การจัดการรายการที่อนุญาต และการบันทึกพร้อมนำใช้นโยบาย	Microsoft รองรับการแชร์ภายนอกหรือการแชร์กับผู้เยี่ยมชมผ่านการตั้งค่าลิงก์ของ OneDrive และ SharePoint รวมถึงลิงก์ Specific people และ Block download สำหรับการแชร์แบบดูอย่างเดียว	Google Drive รองรับการแชร์กับบุคคลที่ระบุและการกำหนดสิทธิ์เป็น Viewer, Commenter หรือ Editor ขณะที่บัญชีที่ทำงานหรือสถานศึกษาสามารถถูกจำกัดได้ด้วยนโยบายขององค์กร	Notion รองรับการเชิญผู้เยี่ยมชมจากภายนอกเวิร์กสเปซ การกำหนดสิทธิ์ของหน้า และการควบคุมการเข้าถึงแบบสาธารณะผ่านลิงก์เว็บและการตั้งค่าความปลอดภัยระดับองค์กร	Adobe Acrobat รองรับการแชร์ผ่านลิงก์ การแชร์แบบดูอย่างเดียว และการแชร์เพื่อตรวจทาน โดยมุ่งเน้นที่การเผยแพร่เอกสารและเวิร์กโฟลว์การตรวจทาน
ข้อดีของ WPS	จุดเด่น: เส้นทางการจัดการเดียวรวมทั้งสวิตช์หลักและการจัดการรายการที่อนุญาตสำหรับการควบคุมการแชร์ภายนอกขององค์กร ความแตกต่าง: เหมาะกับเวิร์กโฟลว์การกำกับดูแลระดับองค์กรแบบจำกัดเป็นค่าเริ่มต้นและอนุญาตเป็นข้อยกเว้น	เมื่อเทียบกับ WPS: Microsoft ให้ความสำคัญกับการตั้งค่าการแชร์ในระดับไฟล์ผ่านบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มากกว่าหน้าควบคุมการส่งเอกสารออกนอกองค์กรแบบรวมศูนย์เพียงหน้าเดียว	เมื่อเทียบกับ WPS: Google เน้นการกำหนดสิทธิ์ในระดับไฟล์ ขณะที่การจัดการข้อยกเว้นแบบรายการที่อนุญาตจากส่วนกลางยังไม่ตรงไปตรงมาเท่าในขั้นตอนช่วยเหลือที่อ้างอิง	เมื่อเทียบกับ WPS: Notion เน้นการแชร์หน้าและการให้สิทธิ์ผู้เยี่ยมชมเพื่อการทำงานร่วมกันเป็นหลัก ซึ่งแตกต่างจากแนวทางการกำกับดูแลการส่งเอกสารองค์กรออกภายนอก	เมื่อเทียบกับ WPS: Adobe มุ่งเน้นการดู PDF การแชร์ลิงก์ และกระบวนการตรวจทาน มากกว่าการกำกับดูแลการแชร์ระดับองค์กรด้วยบัญชีขาว
แหล่งข้อมูลทางการ	—	การแชร์ภายนอกหรือการแชร์ให้ผู้เยี่ยมชมใน OneDrive, SharePoint และ Lists	แชร์ไฟล์จาก Google Drive	การตั้งค่าการแชร์และสิทธิ์	แชร์เอกสารเพื่อดูอย่างเดียว

สรุปโดยรวม
WPS เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการวิธีแบบรวมศูนย์ในการควบคุมว่าเอกสารภายในสามารถแชร์ออกนอกองค์กรได้หรือไม่ หากทีมของคุณต้องการการตั้งค่าลิงก์ในระดับไฟล์ การทำงานร่วมกันบนหน้า หรือขั้นตอนการตรวจทาน PDF เป็นหลัก แพลตฟอร์มอื่นอาจช่วยเสริมการใช้งานในสถานการณ์เหล่านั้นได้

กรณีการใช้งาน

ลำดับ	สถานการณ์	เหมาะสำหรับ	ปัญหาหลัก	ฟีเจอร์นี้ช่วยอย่างไร
1	บล็อกการแชร์ภายนอกทั่วไป	ผู้ดูแลระบบองค์กร	ไฟล์ภายในอาจถูกแชร์ออกนอกบริษัทได้อย่างเสรีเกินไป	ตั้งค่าขอบเขตการแชร์ให้ไม่อนุญาตการแชร์ภายนอก
2	คงสิทธิ์การเข้าถึงจากภายนอกไว้สำหรับบางบทบาท	ผู้ดูแลระบบองค์กรและหัวหน้าฝ่ายธุรกิจ	บางบทบาทยังจำเป็นต้องทำงานร่วมกับบุคคลภายนอก	เพิ่มสมาชิกเหล่านั้นลงในบัญชีขาว
3	ล้างสิทธิ์ข้อยกเว้นเป็นประจำ	ผู้ดูแลระบบองค์กร	สิทธิ์การเข้าถึงในบัญชีขาวอาจคงอยู่นานเกินความจำเป็น	นำสมาชิกออกจากบัญชีขาวหรือเอาออกแบบเป็นชุด
4	เริ่มใช้นโยบายการแชร์ใหม่	ผู้ดูแลระบบองค์กร	กฎที่อัปเดตแล้วอาจยังไม่มีผลจนกว่าจะยืนยัน	บันทึกการกำหนดค่าหลังจากทำการเปลี่ยนแปลง
5	สร้างสมดุลระหว่างความปลอดภัยและการทำงานร่วมกัน	ทีมบริหารองค์กร	ธุรกิจต้องการทั้งการควบคุมและความยืดหยุ่นในระดับที่เหมาะสม	ใช้สวิตช์หลักร่วมกับข้อยกเว้นในบัญชีขาว

สมาชิกและสิทธิประโยชน์

ฟรี เทียบกับ WPS Premium

ความสามารถ	ผู้ใช้ฟรี	WPS Premium
การควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก	❌ ต้องใช้แพลนองค์กร	✅ ใช้งานได้ผ่านข้อเสนอสำหรับองค์กรที่รองรับ
ฟีเจอร์ PDF พื้นฐาน	✅ ใช้งานได้	✅ ใช้งานได้
พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์	1 GB	พื้นที่เก็บข้อมูลทีม 20 GB หรือมากกว่า ขึ้นอยู่กับแพลน

แหล่งที่มา: หน้าราคา WPS Office

คำแนะนำ

สถานการณ์	แพลนที่แนะนำ	เหตุผล
การใช้งานส่วนบุคคลหรือการแก้ไขเอกสารพื้นฐาน	ฟรี	เหมาะสำหรับการดูและแก้ไขเอกสารในชีวิตประจำวัน
การกำกับดูแลการแชร์ภายนอกในระดับทั้งองค์กร	แพลนองค์กรแบบชำระเงิน	จำเป็นสำหรับการควบคุมแบบรวมศูนย์โดยผู้ดูแลระบบต่อกฎและข้อยกเว้นของการแชร์ภายนอก

ไปที่หน้าซื้อ WPS: สมัครใช้ WPS
สำหรับการจัดซื้อในระดับองค์กร โปรดตรวจสอบแพลนที่มีอยู่ในหน้าซื้ออย่างเป็นทางการ และดำเนินการตามขั้นตอนการซื้อสำหรับธุรกิจ