วิธีใช้การควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอกของ WPS บน Windows

ใช้งานการควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอกผ่านหัวข้อแนะนำ 4 หัวข้อ ซึ่งทั้งหมดเกี่ยวข้องกับสิทธิ์สมาชิก และสามารถไปยังงานที่ต้องการได้โดยตรงจากดัชนี

ดัชนีวิธีใช้งาน

คู่มือวิธีใช้งาน

1. เปิดหน้าการควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก

ตำแหน่งเมนู: Admin Console → Security Control → Document Security → Enterprise Document External Sharing Control

1. เปิดไคลเอนต์ WPS365
2. บนหน้าแรกของไคลเอนต์ ให้คลิก Admin Console ที่บริเวณมุมล่างซ้าย
3. ในแถบนำทางด้านซ้าย ให้คลิก Security Control.
4. คลิก Document Security.
5. คลิก Enterprise Document External Sharing Control เพื่อเปิดหน้านโยบาย

เกณฑ์ความสำเร็จ

• หน้าการควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอกเปิดขึ้นแล้ว
• คุณจะเห็นส่วนขอบเขตการแชร์และส่วนรายการที่อนุญาต

คำแนะนำระหว่างการใช้งาน

• คุณต้องใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขององค์กร
• ขณะเปิดคอนโซลผู้ดูแลระบบ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อเครือข่ายยังทำงานอยู่

2. กำหนดขอบเขตการแชร์ภายนอก

ตำแหน่งเมนู: หน้าการควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก → ขอบเขตการแชร์ภายนอก

1. ค้นหาส่วนขอบเขตการแชร์ภายนอกในหน้านโยบาย
2. เลือก อนุญาตให้แชร์ภายนอก หรือ ไม่อนุญาตให้แชร์ภายนอก ตามกฎขององค์กรของคุณ
3. ยืนยันว่าตัวเลือกที่เลือกสอดคล้องกับนโยบายการส่งออกเอกสารปัจจุบันขององค์กร

เกณฑ์ความสำเร็จ

• เลือกตัวเลือกขอบเขตการแชร์ที่ต้องการแล้ว
• คุณสามารถกำหนดค่ารายการที่อนุญาตต่อหรือบันทึกนโยบายได้

คำแนะนำระหว่างการใช้งาน

• หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนขอบเขตก่อนยืนยันกฎปัจจุบันขององค์กร
• การตั้งค่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโดยผู้ดูแลระบบองค์กร

3. จัดการรายการที่อนุญาตสำหรับการแชร์ภายนอก

ตำแหน่งเมนู: หน้าการควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก → รายการที่อนุญาตสำหรับการแชร์ภายนอก

1. ในส่วนรายการที่อนุญาต ให้คลิก Add เพื่อเพิ่มสมาชิกที่ยังต้องการสิทธิ์การแชร์ภายนอก
2. หากต้องการลบสมาชิกหนึ่งราย ให้เลือกสมาชิกนั้นแล้วใช้ Remove.
3. หากต้องการลบสมาชิกหลายรายพร้อมกัน ให้ใช้ Batch Remove.
4. ตรวจสอบรายการที่อนุญาตและยืนยันว่าตรงกับความต้องการในการทำงานร่วมกันปัจจุบัน

เกณฑ์ความสำเร็จ

• รายการที่อนุญาตแสดงรายชื่อสมาชิกตามที่ต้องการ
• คุณสามารถบันทึกนโยบายต่อได้

คำแนะนำระหว่างการใช้งาน

• หลีกเลี่ยงการเพิ่มสมาชิกที่ไม่จำเป็นต้องทำงานร่วมกันกับบุคคลภายนอก
• สมาชิกในรายการที่อนุญาตจะมีสิทธิ์การแชร์ภายนอกที่กว้างกว่า จึงแนะนำให้ตรวจสอบเป็นประจำ

4. บันทึกและใช้นโยบาย

ตำแหน่งเมนู: หน้าการควบคุมการแชร์เอกสารองค์กรกับภายนอก → Save

1. ตรวจสอบขอบเขตการแชร์และการตั้งค่ารายการที่อนุญาต
2. คลิก บันทึก.
3. รอให้การอัปเดตนโยบายเสร็จสมบูรณ์
4. แจ้งสมาชิกที่เกี่ยวข้อง หากกระบวนการขององค์กรคุณกำหนดให้ต้องมีการแจ้งนโยบาย

เกณฑ์ความสำเร็จ

• การบันทึกเสร็จสมบูรณ์ และการกำหนดค่าล่าสุดยังคงแสดงอยู่บนหน้านี้
• คุณสามารถกลับมาเปิดหน้านี้อีกครั้งภายหลังเพื่อปรับนโยบายได้

ข้อควรทราบระหว่างการใช้งาน

• อย่าออกจากหน้านี้ก่อนบันทึกการเปลี่ยนแปลง
• รักษาการเชื่อมต่อเครือข่ายให้เสถียรระหว่างการบันทึก