Mã hóa tài liệu WPS trên Windows: Giới thiệu

Mã hóa tài liệu WPS giúp bảo vệ các tệp bảng tính bằng mật khẩu mở tệp và quyền chỉnh sửa; hướng dẫn này bao gồm 3 tác vụ chính, trong đó 3 tác vụ có sẵn mà không cần gói thành viên và 0 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	3	Khớp với số hàng trong Mục lục hướng dẫn
Có sẵn mà không cần gói thành viên	3	Khớp với số hàng Miễn phí trong mục lục
Mục liên quan đến gói thành viên	0	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong mục lục

Về tính năng này

Tổng quan

Mã hóa tài liệu là tính năng bảo mật tích hợp trong WPS Office dành cho bảng tính trên Windows. Tính năng này giúp bạn bảo vệ quyền truy cập hoặc chỉnh sửa tệp bằng cách đặt mật khẩu mở tệp hoặc mật khẩu quyền chỉnh sửa.

Các khả năng chính bao gồm:

Bảo vệ bằng mật khẩu mở tệp cho các tệp bảng tính.
Bảo vệ quyền chỉnh sửa cho phép xem nhưng hạn chế sửa đổi trực tiếp.
Mã hóa khi Lưu dưới dạng, giúp tạo bản sao được bảo vệ ngay trong cùng quy trình làm việc.

Tính năng này hữu ích cho các bảng tài chính, báo cáo nội bộ, tệp dự án dùng chung và bảng tính cá nhân chứa thông tin nhạy cảm.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy WPS Office bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản WPS Office mới nhất
Mạng	Không bắt buộc kết nối internet để mã hóa cục bộ; cần có internet để tải xuống, cài đặt và sử dụng dịch vụ tài khoản
Khác	Bạn cần một tệp bảng tính có thể chỉnh sửa và cách lưu mật khẩu an toàn

Tải xuống & Cài đặt

Cài đặt WPS Office cho Windows trước khi sử dụng Mã hóa tài liệu.

Mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Xác minh sau khi cài đặt	Mở WPS Spreadsheet, sau đó kiểm tra menu Tệp để tìm các tùy chọn Mã hóa tài liệu

Nguồn: Trung tâm tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Cho phép bạn đặt mật khẩu mở tệp, mật khẩu quyền chỉnh sửa và mã hóa khi Lưu dưới dạng cho các tệp bảng tính.	Word hỗ trợ bảo vệ bằng mật khẩu thông qua Mã hóa bằng mật khẩu, và quy trình trên macOS có thể đặt mật khẩu để mở hoặc sửa tài liệu.	Google Workspace tập trung vào mã hóa phía máy khách và kiểm soát chia sẻ cho môi trường tổ chức thay vì quy trình đặt mật khẩu trực tiếp cho bảng tính cục bộ.	Notion tập trung vào chia sẻ trang, quyền truy cập của khách và quyền liên kết thay vì mã hóa mật khẩu tài liệu gốc.	Acrobat hỗ trợ bảo vệ bằng mật khẩu cho tệp PDF và có thể hạn chế quyền truy cập vào các tệp PDF được bảo vệ.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: Bạn có thể hoàn tất việc đặt mật khẩu mở tệp, quyền chỉnh sửa và mã hóa khi Lưu dưới dạng ngay trong quy trình làm việc với bảng tính. Điểm khác biệt: Hỗ trợ cả hai tình huống chặn truy cập và chỉ xem với hạn chế chỉnh sửa.	So với WPS: Trang chính thức của Microsoft tại đây tập trung vào bảo vệ tài liệu Word, do đó việc bảo vệ bảng tính tuân theo quy trình riêng của ứng dụng Office.	So với WPS: Khả năng chính thức của Google thiên về mã hóa doanh nghiệp và kiểm soát cộng tác trên đám mây hơn là thiết lập mật khẩu trực tiếp cho tệp bảng tính cục bộ.	So với WPS: Notion phù hợp hơn với quản lý quyền cộng tác và quyền truy cập trang công khai hoặc riêng tư, không phải mã hóa mật khẩu cho bảng tính cục bộ.	So với WPS: Adobe tập trung quy trình này vào tệp PDF, trong khi WPS bảo vệ tệp bảng tính gốc trong quá trình chỉnh sửa.
Nguồn chính thức	—	Bảo vệ tài liệu Word bằng mật khẩu	Tổng quan trải nghiệm người dùng mã hóa phía máy khách	Cài đặt chia sẻ & quyền	Bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu

Kết luận chung: Đối với người dùng muốn bảo vệ trực tiếp tệp bảng tính trong WPS trên Windows, WPS cung cấp một quy trình tập trung để bảo vệ bằng mật khẩu mở và quyền chỉnh sửa. Các sản phẩm khác phù hợp hơn cho các tình huống cụ thể theo tài liệu, quản trị đám mây, chia sẻ trang hoặc tập trung vào PDF.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Phù hợp với	Vấn đề chính	Giải pháp
1	Bảo vệ báo cáo tài chính	Nhóm tài chính và kế toán	Số liệu nhạy cảm không nên được mở tự do	Đặt mật khẩu mở
2	Chia sẻ bảng tính chỉ xem	Nhóm dự án và phòng ban	Người khác cần đọc tệp nhưng không nên thay đổi trực tiếp bản gốc	Đặt mật khẩu quyền chỉnh sửa
3	Gửi bản sao được bảo vệ	Nhân viên gửi tệp ra ngoài	Tệp sao chép phải được bảo vệ trong quá trình lưu	Sử dụng mã hóa khi Lưu dưới dạng
4	Lưu trữ tài liệu phê duyệt	Nhóm quản trị và pháp lý	Tệp lưu trữ phải giữ nguyên nội dung gốc	Áp dụng hạn chế chỉnh sửa trước khi chia sẻ
5	Lưu hồ sơ cá nhân	Người dùng cá nhân	Bảng tính cục bộ có thể chứa thông tin riêng tư	Đặt mật khẩu mở và lưu tệp

Gói thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Miễn phí	WPS Premium
Mã hóa tài liệu	✅ Có sẵn	✅ Có sẵn
Tính năng PDF cơ bản	✅ Quyền truy cập cơ bản	✅ Quyền truy cập nhiều tính năng hơn
Lưu trữ đám mây	1 GB	20 GB

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Tình huống sử dụng	Gói đề xuất	Lý do
Bạn chỉ cần bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu không thường xuyên	Miễn phí	Bản thân tính năng Mã hóa tài liệu có sẵn mà không cần thành viên
Bạn cũng cần thêm công cụ PDF, lưu trữ đám mây hoặc các tính năng giá trị gia tăng rộng hơn	WPS Premium	Phù hợp hơn với người dùng có nhu cầu tài liệu và lưu trữ rộng hơn

Trang thành viên WPS: Đăng ký WPS Premium