WPS Mail Merge trên Windows: Giới thiệu

WPS Mail Merge là tính năng của WPS Writer giúp tạo tài liệu cá nhân hóa hàng loạt; bao gồm 8 tác vụ chính, trong đó có 8 tác vụ khả dụng mà không cần gói thành viên và 0 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	8	Khớp với số hàng trong Chỉ mục hướng dẫn
Khả dụng mà không cần gói thành viên	8	Khớp với số hàng Miễn phí trong chỉ mục
Mục liên quan đến gói thành viên	0	Tất cả chủ đề trong hướng dẫn này đều khả dụng trực tiếp
Phạm vi phiên bản	Không giới hạn phiên bản	Được hỗ trợ trong WPS Writer trên mọi phiên bản

Về tính năng này

Tổng quan

Mail Merge trong WPS Writer giúp bạn chèn dữ liệu từ nguồn dữ liệu vào tài liệu hàng loạt. Tính năng này hữu ích để tạo thiệp mời, phong bì, phiếu lương, bảng điểm và các tệp tương tự một cách hiệu quả hơn.

Các tác vụ chính bao gồm:

Mở tab Mail Merge và truy cập các công cụ liên quan.
Kết nối nguồn dữ liệu Excel và đọc thông tin người nhận hoặc bản ghi.
Chèn các trường trộn vào tài liệu.
Xem trước kết quả trộn cho các bản ghi khác nhau.
Trộn vào tài liệu mới để xuất hàng loạt.
Trộn và gửi nội dung qua email.
Trộn vào các tài liệu mới khác nhau để xuất tệp riêng biệt.
Trộn đến máy in để in hàng loạt.

Tính năng này phù hợp với các tác vụ văn phòng thông thường như thông báo hàng loạt, tạo chứng chỉ, xuất nhãn và phân phối email. Để có kết quả mượt mà hơn, hãy chuẩn bị bảng dữ liệu có cấu trúc và đặt tên trường ở hàng đầu tiên.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy WPS Office
Phiên bản ứng dụng	Khuyến nghị sử dụng phiên bản WPS Office mới nhất; Mail Merge được hỗ trợ trong WPS Writer trên mọi phiên bản
Mạng	Không bắt buộc kết nối internet cho việc trộn cục bộ; cần có internet để gửi email hoặc tải xuống
Khác	Cài đặt công cụ cơ sở dữ liệu AccessDatabaseEngine 32-bit; khuyến nghị sử dụng nguồn dữ liệu .xls với tên trường ở hàng đầu tiên

Nguồn: Yêu cầu hệ thống cho WPS Office

Tải xuống & Cài đặt

Trước khi sử dụng Mail Merge, hãy cài đặt WPS Office cho Windows và đảm bảo WPS Writer mở tài liệu bình thường.

Mục	Ghi chú
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau cài đặt	Khởi chạy WPS Writer, mở một tài liệu và kiểm tra xem nút Mail Merge có khả dụng trên tab Tham chiếu hay không
Chuẩn bị thêm	Nếu bạn cần kết nối nguồn dữ liệu liên quan, hãy cài đặt công cụ cơ sở dữ liệu AccessDatabaseEngine 32-bit trước

Nguồn: Trang tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Trong WPS Writer, Mail Merge cung cấp điểm truy cập để mở nguồn dữ liệu, chèn trường trộn, xem trước kết quả và trộn vào tài liệu mới, tài liệu mới riêng biệt, máy in hoặc email.	Trộn thư trong Word có thể kết nối với danh sách, bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu và được sử dụng cho email, thư, nhãn và phong bì hàng loạt.	Trang chính thức của Google Docs nhấn mạnh tính năng soạn thảo AI, tinh chỉnh, tóm tắt và hỏi đáp, nhưng không mô tả quy trình trộn thư tích hợp.	Nút Notion và nút cơ sở dữ liệu có thể sử dụng Gửi thư đến qua Gmail, nhưng đây không phải là quy trình trộn thư truyền thống với mẫu tài liệu và trường trộn.	Adobe Acrobat Sign Gửi hàng loạt tạo các thỏa thuận con từ mẫu và danh sách người nhận, với các trường cá nhân hóa dựa trên CSV cho từng người nhận.
Ưu điểm của WPS	Ưu điểm: Hoàn tất kết nối nguồn dữ liệu, chèn trường, xem trước và nhiều phương thức xuất trong trình soạn thảo tài liệu. Khác biệt: Bao gồm tạo tài liệu, in ấn và gửi email trong một quy trình duy nhất.	So với WPS: Cũng hỗ trợ trộn thư truyền thống, nhưng hướng dẫn chính thức nhấn mạnh vào thư, nhãn, phong bì và nguồn dữ liệu từ Outlook hoặc bảng tính.	So với WPS: Trang chính thức tập trung vào hỗ trợ viết AI thay vì điểm vào trộn thư gốc cho mẫu tài liệu.	So với WPS: Phù hợp hơn với thông báo quy trình làm việc hoặc tự động hóa dựa trên Gmail hơn là tạo hàng loạt tài liệu cá nhân hóa từ mẫu tài liệu.	So với WPS: Hướng đến việc gửi thỏa thuận hàng loạt và quy trình ký theo người nhận cụ thể hơn là đầu ra trộn thư xử lý văn bản tiêu chuẩn.
Nguồn chính thức	—	Trộn thư cho email hàng loạt, thư, nhãn và phong bì	Gemini trong Google Docs	Nút	Tổng quan về Gửi hàng loạt

Kết luận chung
Nếu mục tiêu chính của bạn là tạo tài liệu cá nhân hóa hàng loạt và hoàn tất chèn trường, xem trước, xuất và in trong một môi trường chỉnh sửa, Trộn thư WPS phù hợp với quy trình đó. Các sản phẩm khác có thể phù hợp hơn cho phân phối chữ ký điện tử, hỗ trợ viết AI hoặc thông báo quy trình làm việc.

Trường hợp sử dụng

#	Tình huống	Người dùng mục tiêu	Vấn đề cốt lõi	Giải pháp
1	Tạo lời mời hàng loạt	Nhân viên hành chính, điều phối viên sự kiện	Mỗi tài liệu cần tên hoặc tổ chức khác nhau, chỉnh sửa thủ công tốn thời gian	Kết nối nguồn dữ liệu Excel, chèn trường trộn và trộn vào tài liệu mới
2	Tạo phiếu lương hoặc bảng điểm	Nhân viên nhân sự, giáo viên	Một mẫu phải điền nhiều bản ghi khác nhau	Chèn trường và tạo kết quả riêng theo từng bản ghi
3	Thông báo email hàng loạt	Nhân viên marketing, nhân viên vận hành	Nội dung tương tự phải gửi đến nhiều người nhận với chi tiết khác nhau	Sử dụng Trộn và Gửi để xuất email hàng loạt
4	In nhãn hoặc thông báo hàng loạt	Nhân viên lễ tân, nhân viên logistics	Nhiều trang cá nhân hóa cần in nhanh	Xem trước bản ghi và trộn trực tiếp đến máy in
5	Lưu trữ tệp riêng biệt	Thư ký, trợ lý dự án	Mỗi bản ghi cần được lưu thành tệp riêng	Sử dụng Trộn vào Tài liệu mới khác nhau để xuất nhiều tệp

Thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Người dùng miễn phí	Thành viên WPS
Trộn thư cơ bản	✅ Có sẵn	✅ Có sẵn
Công cụ PDF cơ bản	✅ Một số tính năng có sẵn	✅ Nhiều tính năng nâng cao hơn có sẵn
Lưu trữ đám mây	1 GB	20 GB
Tài nguyên mẫu	Tải xuống hạn chế	Nhiều mẫu hơn có sẵn
Công cụ AI	Truy cập hạn chế vào một số tính năng	Truy cập nhiều tính năng AI hơn và hạn mức sử dụng

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Trường hợp sử dụng	Gói đề xuất	Lý do
Tạo tài liệu hàng loạt không thường xuyên	Miễn phí	Trộn thư cơ bản có sẵn trực tiếp và phù hợp với công việc văn phòng nhẹ hàng ngày
Cần thêm công cụ PDF, lưu trữ đám mây hoặc tính năng AI cùng lúc	WPS Premium	Ngoài Trộn thư, gói này cung cấp khả năng văn phòng nâng cao rộng hơn

Trung tâm thành viên WPS: Đăng ký ngay