Cách sử dụng WPS Mail Merge trên Windows

Sử dụng WPS Mail Merge với 8 chủ đề hướng dẫn, tất cả đều có sẵn mà không cần đăng ký thành viên; chọn một chủ đề từ Chỉ mục hướng dẫn và làm theo các bước để hoàn thành tác vụ.

Chỉ mục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Mở tab Mail Merge

Điểm truy cập: Tham chiếu → Mail Merge

1. Mở tài liệu bạn muốn xử lý hàng loạt.
2. Bấm vào tab Tham chiếu .
3. Bấm Mail Merge để mở khu vực công cụ liên quan.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Các lệnh Mail Merge xuất hiện trong cửa sổ.
• Hành động tiếp theo: Bạn có thể tiếp tục mở nguồn dữ liệu hoặc chèn trường trộn.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu bạn không mở tài liệu trước, vị trí chèn cho các trường sau có thể không rõ ràng.

2. Mở nguồn dữ liệu

Điểm truy cập: Tab Mail Merge → Mở nguồn dữ liệu

1. Mở khu vực công cụ Mail Merge .
2. Bấm Mở nguồn dữ liệu.
3. Chọn tệp Excel chứa thông tin người nhận.
4. Định dạng .xls được khuyến nghị cho tệp nguồn dữ liệu.
5. Bấm Mở để hoàn tất việc tải tệp.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Nguồn dữ liệu đã được kết nối và có thể chọn các trường.
• Hành động tiếp theo: Bạn có thể chèn trường trộn và xem trước các bản ghi.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu tên trường không được đặt ở hàng đầu tiên, việc nhận diện trường sau này có thể bị ảnh hưởng.
• Giới hạn môi trường: Cần có công cụ cơ sở dữ liệu AccessDatabaseEngine 32-bit.

3. Chèn các trường trộn

Điểm truy cập: Tab Mail Merge → Chèn Trường Trộn

1. Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chèn dữ liệu trong tài liệu.
2. Bấm Chèn Trường Trộn.
3. Chọn trường tương ứng trong hộp thoại.
4. Bấm Chèn để đặt trường vào tài liệu.
5. Lặp lại các bước này cho đến khi tất cả các trường cần thiết được chèn.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Các dấu trường trộn tương ứng xuất hiện trong tài liệu.
• Hành động tiếp theo: Bạn có thể tiếp tục xem trước hoặc chạy kết quả trộn.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu con trỏ ở sai vị trí, trường có thể được chèn vào đoạn văn không đúng.

4. Xem trước kết quả trộn

Điểm truy cập: Tab Mail Merge → Xem Dữ Liệu Đã Trộn

1. Bấm Xem Dữ Liệu Đã Trộn.
2. Kiểm tra cách bản ghi hiện tại hiển thị trong tài liệu.
3. Sử dụng Trước hoặc Sau để chuyển đổi giữa các bản ghi.
4. Nếu cần, bấm Bản Ghi Cuối để nhảy đến bản ghi cuối cùng.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Nội dung tài liệu thay đổi khi bạn chuyển đổi giữa các bản ghi.
• Hành động tiếp theo: Sau khi xác nhận, bạn có thể trộn vào tài liệu, email hoặc máy in.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu bạn không xem xét các trường quan trọng theo từng bản ghi, các vấn đề định dạng có thể chỉ được phát hiện sau khi xuất hàng loạt.

5. Trộn vào tài liệu mới

Điểm truy cập: Tab Mail Merge → Trộn vào Tài Liệu Mới

1. Bấm Trộn vào Tài Liệu Mới.
2. Chọn phạm vi trộn, chẳng hạn như tất cả bản ghi, bản ghi hiện tại hoặc một phạm vi cụ thể.
3. Bấm OK để tạo tài liệu đã trộn.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Một tài liệu kết quả trộn mới được tạo.
• Hành động tiếp theo: Bạn có thể xem lại, lưu hoặc in tài liệu mới.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu bạn xuất trực tiếp mà không xem trước các bản ghi trước, bạn có thể cần tạo lại kết quả.

6. Trộn và gửi

Điểm truy cập: Tab Mail Merge → Trộn và Gửi

1. Bấm Trộn và Gửi.
2. Đặt người nhận, chủ đề và định dạng email.
3. Chọn phạm vi bản ghi để gửi.
4. Bấm OK để gửi nội dung đã trộn.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Cài đặt gửi được hoàn tất và các bản ghi đã chọn bắt đầu xử lý.
• Hành động tiếp theo: Bạn có thể điều chỉnh nguồn dữ liệu hoặc gửi lại một phạm vi đã chọn.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu trường người nhận không được kiểm tra, thư có thể được gửi đến sai đối tượng.
• Giới hạn môi trường: Cần có môi trường email hoạt động để gửi thư.

7. Trộn vào các tài liệu mới khác nhau

Điểm truy cập: Tab Trộn thư → Trộn vào các tài liệu mới khác nhau

1. Bấm Trộn vào các tài liệu mới khác nhau.
2. Nhập thông tin đặt tên tệp, loại lưu và vị trí lưu.
3. Chọn phạm vi trộn.
4. Bấm OK để tạo nhiều tài liệu riêng biệt.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Hệ thống xuất ra nhiều tệp mới theo từng bản ghi.
• Các bước tiếp theo: Bạn có thể lưu trữ, gửi hoặc chỉnh sửa từng tệp riêng biệt.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu không xác nhận trước vị trí lưu, việc tìm tệp sau này có thể mất nhiều thời gian hơn.

8. Trộn tới máy in

Điểm truy cập: Tab Trộn thư → Trộn tới máy in

1. Bấm Trộn tới máy in.
2. Chọn phạm vi bản ghi bạn muốn xuất ra.
3. Bấm OK để bắt đầu in kết quả trộn.

Tiêu chí thành công

• Trạng thái giao diện: Tác vụ in được đưa vào hàng đợi in.
• Các bước tiếp theo: Bạn có thể điều chỉnh phạm vi và in lại nếu cần.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu bạn không kiểm tra trạng thái máy in trước, tác vụ hàng loạt có thể bị gián đoạn.
• Giới hạn môi trường: Cần có máy in khả dụng.