การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์เอกสารองค์กรของ WPS บน Windows: บทนำ

การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์เอกสารองค์กรของ WPS บน Windows ช่วยให้ผู้ดูแลระบบกำหนดสิทธิ์การแชร์เริ่มต้นและกฎการทำงานร่วมกันสำหรับไฟล์ขององค์กรให้เป็นมาตรฐาน โดยมีงานหลัก 4 รายการ ใช้งานได้โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก 0 รายการ และมีรายการที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก 4 รายการ

ภาพรวมโดยย่อ

ตัวชี้วัด	ค่า	หมายเหตุ
งานหลัก	4	ตรงกับจำนวนแถวในดัชนีวิธีใช้
ใช้งานได้โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก	0	ตรงกับจำนวนแถว Free ในดัชนี
รายการที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก	4	ตรงกับจำนวนแถวที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในดัชนี
ข้อจำกัดด้านเวอร์ชัน	ไม่ได้ระบุ	หมายเหตุของฟีเจอร์ต้นทางระบุว่าไม่มีข้อจำกัดด้านเวอร์ชัน

เกี่ยวกับฟีเจอร์นี้

ภาพรวม

การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์เอกสารองค์กรช่วยให้ผู้ดูแลระบบจัดการพารามิเตอร์ความปลอดภัยเริ่มต้นสำหรับการแชร์ไฟล์ขององค์กรในไคลเอนต์ WPS 365 บน Windows ได้ ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับขอบเขตการอนุญาต ขอบเขตสิทธิ์ กฎการจัดการผู้ทำงานร่วมกัน และกฎการแจ้งเตือนการแชร์ เพื่อให้สมาชิกในทีมปฏิบัติตามนโยบายเริ่มต้นเดียวกันเมื่อแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์

ความสามารถหลักประกอบด้วย:

กำหนดขอบเขตการอนุญาตเริ่มต้นและขอบเขตสิทธิ์เริ่มต้นเมื่อเปิดใช้การแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์
กำหนดได้ว่าใครสามารถเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันใน My Cloud Docs และ Team Docs
ควบคุมได้ว่าผู้ใช้งานภายนอกทีมสามารถเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันได้หรือไม่
กำหนดได้ว่าผู้ดูแลเอกสารจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้ทำงานร่วมกันหรือไม่

ข้อกำหนดของระบบ

รายการ	ข้อกำหนด
ระบบปฏิบัติการ	อุปกรณ์ Windows ที่สามารถเรียกใช้ไคลเอนต์ WPS365 ได้ตามปกติ
เวอร์ชันแอป	แนะนำให้ใช้ WPS365 หรือ WPS Office for Windows เวอร์ชันล่าสุด
เครือข่าย	ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรเพื่อเปิดคอนโซลผู้ดูแลระบบและบันทึกการตั้งค่าการแชร์ล่วงหน้า
อื่นๆ	บัญชีที่สามารถเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบขององค์กรและมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบที่จำเป็น

การดาวน์โหลดและการติดตั้ง

ก่อนใช้การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์เอกสารองค์กร ให้ติดตั้ง WPS Office หรือไคลเอนต์ WPS365 บนอุปกรณ์ Windows ของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบได้

รายการ	รายละเอียด
ดาวน์โหลดอย่างเป็นทางการ	ดาวน์โหลด WPS Office ฟรี
การตรวจสอบหลังการติดตั้ง	หลังจากเปิดใช้งานแล้ว ให้ยืนยันว่า Admin Console พร้อมใช้งานจากบริเวณมุมล่างซ้ายของหน้าแรก

แหล่งที่มา: WPS Download Center

เปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น

มิติการเปรียบเทียบ	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
สรุปความสามารถ	ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์ไฟล์ขององค์กรจากส่วนกลางได้ ซึ่งรวมถึงขอบเขตการอนุญาต ขอบเขตสิทธิ์ กฎการจัดการผู้ทำงานร่วมกัน และกฎการแจ้งเตือน	Microsoft 365 ช่วยให้ผู้ใช้เลือกสิทธิ์ได้ในการตั้งค่าลิงก์ และใช้ Specific people เพื่อควบคุมการเข้าถึง แต่หน้าอย่างเป็นทางการอธิบายการดำเนินการในแต่ละครั้งที่แชร์เป็นหลัก	Google Drive รองรับบทบาท Viewer, Commenter และ Editor และบัญชีที่ทำงานหรือสถานศึกษาที่มีสิทธิ์สามารถเพิ่มวันหมดอายุให้กับผู้รับที่ระบุได้	Notion ช่วยให้ผู้ใช้แชร์หน้าให้กับบุคคลที่เชิญ สมาชิกเวิร์กสเปซ หรือผ่านลิงก์เว็บได้ และรองรับระดับสิทธิ์พร้อมทั้งการหมดอายุของลิงก์สำหรับการแชร์ผ่านเว็บ	Acrobat รองรับการแชร์ลิงก์ PDF และเวิร์กโฟลว์การตรวจทานเอกสาร โดยหน้าอย่างเป็นทางการมุ่งเน้นที่การแชร์ในระดับไฟล์เป็นหลัก
ข้อดีของ WPS	ข้อดี: ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกฎการแชร์เริ่มต้นจากส่วนกลางได้ล่วงหน้า แทนที่จะต้องให้ผู้ใช้กำหนดค่าด้วยตนเองทุกครั้งที่แชร์ จุดเด่น: พื้นที่การตั้งค่าเดียวกันครอบคลุมทั้งสิทธิ์เริ่มต้น การจัดการผู้ทำงานร่วมกัน และการแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบ	เมื่อเทียบกับ WPS: เวิร์กโฟลว์อย่างเป็นทางการเน้นการเลือกสิทธิ์ระหว่างการแชร์แต่ละครั้งมากกว่า และในหน้านี้ให้ความสำคัญกับการตั้งค่าล่วงหน้าเริ่มต้นสำหรับองค์กรจากส่วนกลางน้อยกว่า	เมื่อเทียบกับ WPS: มีการอธิบายบทบาทการแชร์และการควบคุมวันหมดอายุไว้อย่างชัดเจน แต่เวิร์กโฟลว์มุ่งเน้นที่การแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ มากกว่าหน้าการตั้งค่าล่วงหน้าระดับองค์กรแบบรวมศูนย์	เมื่อเทียบกับ WPS: การแชร์ระดับหน้าใช้งานได้ยืดหยุ่นและรองรับการหมดอายุของลิงก์ แต่ผลิตภัณฑ์มุ่งเน้นที่เวิร์กสเปซและการทำงานร่วมกันบนหน้า มากกว่าค่าเริ่มต้นสำหรับการแชร์ไฟล์ในองค์กร	เมื่อเทียบกับ WPS: Acrobat เหมาะสำหรับการแชร์และตรวจทาน PDF เป็นอย่างดี ขณะที่การกำกับดูแลแบบตั้งค่าล่วงหน้าจากส่วนกลางสำหรับค่าเริ่มต้นการแชร์เอกสารในองค์กรยังเห็นได้ไม่ชัดเจนในหน้าที่อ้างอิง
แหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการ	—	แชร์เอกสารของคุณ	แชร์ไฟล์จาก Google Drive	การตั้งค่าการแชร์และสิทธิ์การเข้าถึง	แชร์ลิงก์ PDF ใน Acrobat

สรุปโดยรวม
หากองค์กรของคุณต้องการให้ผู้ดูแลระบบกำหนดกฎการแชร์เอกสารเริ่มต้นจากจุดเดียว WPS เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์ ส่วนผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ก็มีการควบคุมการแชร์เช่นกัน แต่ขั้นตอนการทำงานที่อ้างอิงมุ่งเน้นไปที่การแชร์ไฟล์หรือหน้าแต่ละรายการในขณะใช้งานมากกว่า

กรณีการใช้งาน

ลำดับ	สถานการณ์	เหมาะสำหรับ	ความท้าทายหลัก	ฟีเจอร์นี้ช่วยอย่างไร
1	ทำให้กฎการแชร์ขององค์กรเป็นมาตรฐานเดียวกัน	ผู้ดูแลระบบ IT, ผู้ดูแลระบบความปลอดภัยของข้อมูล	พนักงานใช้สิทธิ์การแชร์ไม่สอดคล้องกัน	ตั้งค่าขอบเขตการอนุญาตและขอบเขตสิทธิ์เริ่มต้นล่วงหน้า
2	กำกับดูแลการจัดการผู้ทำงานร่วมกัน	ผู้ดูแลเอกสาร, หัวหน้าทีม	อาจมีการเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันโดยไม่มีขอบเขตที่ชัดเจน	กำหนดได้ว่าใครสามารถเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันได้
3	ลดความเสี่ยงจากการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอก	ทีมที่ทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์ภายนอก	การมีส่วนร่วมจากบุคคลภายนอกอาจเพิ่มความเสี่ยงในการแชร์	กำหนดว่าผู้ใช้ภายนอกสามารถเปลี่ยนผู้ทำงานร่วมกันได้หรือไม่
4	ติดตามการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์	ผู้ดูแลเอกสาร	การเปลี่ยนแปลงผู้ทำงานร่วมกันอาจเกิดขึ้นโดยที่มองไม่เห็น	เปิดการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้ทำงานร่วมกัน
5	ทบทวนการตั้งค่าความปลอดภัยเป็นประจำ	ทีมปฏิบัติการและทีมกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด	นโยบายการแชร์ต้องได้รับการอัปเดตเมื่อความต้องการทางธุรกิจเปลี่ยนไป	ตรวจสอบอีกครั้งและบันทึกการตั้งค่าเริ่มต้นที่อัปเดตเป็นประจำ

สมาชิกและสิทธิประโยชน์

ฟรี เทียบกับ WPS Premium

ความสามารถ	ผู้ใช้ฟรี	WPS Premium
ฟีเจอร์สำนักงานพื้นฐานและฟีเจอร์ PDF พื้นฐาน	มีให้ใช้งาน	มีให้ใช้งาน
พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์	1 GB	20 GB หรือมากกว่า ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ
แพ็กเกจการแชร์สำหรับหลายผู้ใช้	ไม่มี	มีให้ใช้งานผ่านแพ็กเกจที่เน้นการแชร์สำหรับสมาชิกหลายคน
ฟีเจอร์ขั้นสูงและสิทธิประโยชน์เพิ่มเติม	จำกัด	ฟีเจอร์ขั้นสูงมากขึ้นและสิทธิประโยชน์ที่ครอบคลุมยิ่งขึ้น

แหล่งที่มา: หน้าราคา WPS Office

คำแนะนำ

สถานการณ์	แพ็กเกจที่แนะนำ	เหตุผล
งานสำนักงานส่วนบุคคลแบบเบา	แพ็กเกจฟรี	เหมาะสำหรับงานเอกสารพื้นฐานและการใช้งาน PDF พื้นฐาน
ผู้ใช้รายบุคคลที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มากขึ้นและฟีเจอร์ขั้นสูง	แพ็กเกจ WPS Premium	เหมาะกว่าสำหรับงานเอกสารต่อเนื่องที่มีปริมาณมากและความต้องการฟีเจอร์ขั้นสูง
ทีมที่ต้องการการเข้าถึงร่วมกันและการจัดการแบบรวมศูนย์	Sharing Plan หรือแพ็กเกจสำหรับองค์กร	เหมาะกว่าสำหรับการทำงานร่วมกันหลายสมาชิก การมอบหมาย และการจัดการการสมัครใช้งาน

ศูนย์สมาชิก WPS: สมัครตอนนี้