วิธีใช้การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์เอกสารองค์กรของ WPS บน Windows

ใช้การตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการแชร์เอกสารองค์กรผ่าน 4 หัวข้อที่จัดทำดัชนีไว้ ซึ่งทั้งหมดเกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าสำหรับผู้ดูแลระบบองค์กร เพื่อให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่ากฎการแชร์เริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว

ดัชนีวิธีใช้

คู่มือการใช้งาน

1. เปิดการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการแชร์ไฟล์ขององค์กร

เส้นทางเข้าใช้งาน: Admin Console → Security Control → Document Security → Default Settings for Enterprise File Sharing

1. เปิดไคลเอนต์ WPS 365
2. คลิก Admin Console ที่บริเวณมุมล่างซ้ายของหน้าแรกไคลเอนต์
3. ในรายการด้านซ้าย ให้คลิก Security Control.
4. ในรายการที่ขยายออกมา ให้คลิก Document Security.
5. คลิก Default Settings for Enterprise File Sharing เพื่อเปิดหน้าการตั้งค่า

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: หน้า Default Settings for Enterprise File Sharing เปิดขึ้น
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: คุณสามารถดูและแก้ไขพารามิเตอร์เริ่มต้นที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• หมายเหตุเกี่ยวกับสิทธิ์: คุณต้องมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบเพื่อเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบองค์กร
• หมายเหตุเกี่ยวกับเครือข่าย: ควรรักษาการเชื่อมต่อเครือข่ายให้เสถียรขณะเปิดคอนโซล

2. กำหนดค่าสิทธิ์เริ่มต้นสำหรับการแชร์ไฟล์

เส้นทางเข้าใช้งาน: Default Settings for Enterprise File Sharing → Default Permissions for Enabling File or Folder Sharing

1. ค้นหา Default permissions for enabling file or folder sharing บนหน้าการตั้งค่า
2. ภายใต้ Authorization scopeให้เลือก Anyone, Enterprise members onlyหรือ Specified people only ตามต้องการ
3. ภายใต้ Permission scopeให้เลือก View only, View, Commentหรือ Edit ตามต้องการ
4. ตรวจสอบว่าการตั้งค่าปัจจุบันสอดคล้องกับนโยบายการแชร์ขององค์กรหรือไม่

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: ขอบเขตการอนุญาตและขอบเขตสิทธิ์จะแสดงตัวเลือกเป้าหมายที่เลือกไว้
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: คุณสามารถกำหนดค่ากฎการจัดการผู้ทำงานร่วมกันต่อได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: การสับสนระหว่างขอบเขตการอนุญาตกับขอบเขตสิทธิ์อาจทำให้ผลลัพธ์การแชร์ขั้นสุดท้ายเปลี่ยนไป
• คำแนะนำการใช้งาน: กำหนดขอบเขตการแชร์ภายในและภายนอกองค์กรให้ชัดเจนก่อนตั้งค่าเริ่มต้น

3. กำหนดค่ากฎการจัดการผู้ทำงานร่วมกัน

เส้นทางเข้าใช้งาน: Default Settings for Enterprise File Sharing → Collaborator Management Options

1. ค้นหาการตั้งค่าสำหรับ ผู้ที่สามารถเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันสำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้โดยค่าเริ่มต้น.
2. สำหรับ เอกสารคลาวด์ของฉัน และ เอกสารทีมให้เลือกระดับบทบาทที่เหมาะสม เช่น ผู้ที่สามารถดู แสดงความคิดเห็น แก้ไข หรือจัดการได้
3. กำหนดว่า ผู้ใช้ภายนอกทีมสามารถเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันได้หรือไม่ ตามต้องการ
4. กำหนดว่า ผู้ดูแลเอกสารจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้อื่นเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันหรือไม่ ตามต้องการ

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: มีการกำหนดค่าตัวเลือกการจัดการผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดแล้ว
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าได้ทันทีเพื่อให้มีผลใช้งาน

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• หมายเหตุเกี่ยวกับสมาชิก: การอนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกเพิ่มหรือลบผู้ทำงานร่วมกันเป็นความสามารถที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ์สมาชิก
• คำแนะนำสำหรับผู้ดูแลระบบ: สำหรับทีมที่มีการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกบ่อยครั้ง ควรตรวจสอบกฎการแจ้งเตือนไปพร้อมกัน

4. บันทึกและใช้ค่าล่วงหน้าการแชร์

เส้นทางเข้าใช้งาน: บริเวณด้านล่างของหน้าการตั้งค่าเริ่มต้นการแชร์ไฟล์ขององค์กร

1. หลังจากตั้งค่าพารามิเตอร์เริ่มต้นทั้งหมดเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบแต่ละรายการ
2. คลิก บันทึก.
3. รอให้ระบบบันทึกเสร็จสิ้น
4. เปิดหน้าดังกล่าวอีกครั้งหรือตรวจสอบหน้าเดิม และยืนยันว่าการตั้งค่ายังคงเป็นไปตามที่ต้องการ

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: หลังจากบันทึกแล้ว หน้าจะคงค่าการกำหนดค่าล่าสุดไว้
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: การแชร์ไฟล์ขององค์กรในอนาคตสามารถใช้กฎเริ่มต้นเหล่านี้ได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากออกจากหน้านี้โดยไม่บันทึก ค่าล่วงหน้าจะไม่มีผล
• คำแนะนำสำหรับผู้ดูแลระบบ: หลังจากปรับนโยบายแล้ว ควรตรวจสอบภายในเพื่อยืนยันว่าพฤติกรรมการแชร์เริ่มต้นเป็นไปตามที่คาดไว้