Jak używać funkcji Sprawdzanie poprawności danych w WPS w systemie Windows

Korzystaj z funkcji Sprawdzanie poprawności danych w WPS w 3 poradnikach: skonfiguruj listy rozwijane, ogranicz zakresy liczb oraz ustaw komunikaty wejściowe i alerty o błędach.

Indeks poradników

Instrukcja

1. Konfigurowanie listy rozwijanej

Punkt wejścia: karta Data → Data Validation

1. Wybierz zakres komórek, w którym chcesz utworzyć listę rozwijaną.
2. Kliknij Data Validation na karcie Data.
3. Skonfiguruj Criteria sprawdzania poprawności.
4. W razie potrzeby wybierz opcje, takie jak Ignore blank i Apply these changes to all other cells with the same settings.
5. Kliknij OK. Po ponownym zaznaczeniu komórki pojawi się strzałka listy rozwijanej.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Po zaznaczeniu komórki docelowej pojawia się strzałka listy rozwijanej.
• Co możesz zrobić dalej: Możesz wybrać gotową pozycję z listy i zakończyć wprowadzanie danych.

Wskazówki podczas korzystania

• Typowy błąd: Otwarcie ustawień przed wybraniem zakresu docelowego może spowodować zastosowanie reguły do niewłaściwych komórek.
• Uwaga dotycząca środowiska: W arkuszach współdzielonych upewnij się, że masz uprawnienia do edycji bieżącego zakresu.

2. Ograniczanie zakresu liczbowego

Punkt wejścia: karta Data → Data Validation

1. Wybierz zakres komórek, w którym wprowadzanie danych ma być ograniczone.
2. Otwórz okno dialogowe Data Validation.
3. Na liście Allow wybierz typ, taki jak liczba całkowita, liczba dziesiętna, data lub godzina.
4. Ustaw wartości minimalną i maksymalną.
5. Na karcie Error Alert skonfiguruj komunikat wyświetlany po naruszeniu reguły.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Wybrany zakres zostanie zapisany z ograniczeniem wprowadzania danych.
• Co możesz zrobić dalej: Prawidłowe wartości są akceptowane, a wartości spoza zakresu wywołują monit.

Wskazówki podczas korzystania

• Typowy błąd: Zamiana wartości minimalnej i maksymalnej może spowodować utworzenie nieoczekiwanej reguły.
• Uwaga dotycząca środowiska: Ograniczenia daty i godziny powinny odpowiadać rzeczywistemu formatowi danych wejściowych używanemu w arkuszu.

3. Ustawianie komunikatów wejściowych i alertów o błędach

Punkt wejścia: okno dialogowe Data Validation → Input Message / Error Alert

1. Otwórz okno dialogowe Data Validation.
2. Przejdź do karty Input Message i wprowadź tytuł oraz komunikat wyświetlany po zaznaczeniu komórki.
3. Przejdź do karty Error Alert i ustaw styl ostrzeżenia oraz komunikat dla nieprawidłowych danych wejściowych.
4. Kliknij OK, aby zapisać ustawienia.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Po zaznaczeniu komórki pojawia się komunikat wejściowy, a po wprowadzeniu nieprawidłowej zawartości wyświetla się alert.
• Co możesz zrobić dalej: Użytkownicy mogą dostosować wartość zgodnie z podpowiedzią i spróbować ponownie.

Wskazówki podczas korzystania

• Typowy błąd: Ustawienie samej reguły ograniczenia bez dodania tekstu wskazówki może sprawić, że współpracownicy nie będą wiedzieć, co należy wpisać.
• Uwaga dotycząca środowiska: W udostępnianych arkuszach tekst podpowiedzi powinien być krótki i jasny.