WindowsでWPS 退職メンバーのドキュメント引き継ぎを使用する方法

退職メンバーのドキュメント引き継ぎでは、管理コンソールで利用できる4つの操作ガイドを提供しています。操作ガイド一覧からトピックを選択し、アクセスパスと手順に沿って操作を完了してください。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. 退職メンバーの引き継ぎ画面を開く

アクセスパス: 管理コンソール → 連絡先 → 組織構造 → 元メンバー → 引き継ぎ

1. WPS 365クライアントを開きます。
2. クライアントのホームページ左下にある管理コンソールをクリックします。
3. 左側のパネルで連絡先をクリックします。
4. ドロップダウンリストで組織構造をクリックします。
5. 元メンバーページに切り替えます。
6. 元メンバー一覧から、引き継ぎ対象のメンバーを選択します。
7. ページ右上にある引き継ぎボタンをクリックします。

完了条件

• 退職メンバーの引き継ぎページが正常に開きます。
• 現在のページで、そのメンバーの引き継ぎ待ち資産の確認を続けられます。

利用時のヒント

• 管理コンソールへのアクセス権限が必要です。
• 引き継ぎを実行するには、一覧で元メンバーを選択しておく必要があります。

2. 引き継ぎ待ちの企業資産を確認する

アクセスパス: 引き継ぎページ

1. 引き継ぎページに表示される資産を確認します。
2. ページに表示されている企業資産の範囲を確認します。
3. メンバーのドキュメント、チームドキュメントの権限、スケジュールと会議、メール、その他の表示項目を確認します。

完了条件

• ページに、退職メンバーに紐づく企業資産が表示されます。
• 管理者は引き継ぎを続行するかどうかを判断できます。

利用時のヒント

• 受取人を選択する前に、資産の確認を完了しておくことをおすすめします。
• 社内に退職手続きの承認フローがある場合は、確認結果をそのフローとあわせて保管してください。

3. 受取人を選択してドキュメントの引き継ぎを完了する

アクセスパス: 引き継ぎページ → 受取人を選択

1. 引き継ぎページで受取人の選択エリアをクリックします。
2. ドキュメントの受取人を選択します。
3. 受取人がすでに企業の組織構造に参加していることを確認します。
4. OKをクリックします。
5. ワンクリック転送が完了するまで待ちます。

完了条件

• 企業ドキュメントが選択した受取人に引き継がれます。
• 引き継ぎ完了後、元メンバーはそれらの企業ドキュメントの保有者ではなくなります。

利用時のヒント

• 受取人は、あらかじめ企業の組織構造に所属している必要があります。
• 確定する前に、受取人の本人確認を慎重に行ってください。
• 現在のフローでは、1回の引き継ぎで1人の受取人にドキュメントを移管します。

4. 引き継ぎ後に退職アカウントを処理する

アクセスパス: 引き継ぎ後のメンバー管理フロー

1. ドキュメントの引き継ぎが完了していることを確認します。
2. 元メンバー管理ページに戻ります。
3. 会社のポリシーに基づいて、退職者の企業アカウントを削除または無効化します。

完了条件

• ドキュメントの引き継ぎとアカウント処理が、1つの退職手続きとして完了します。
• 退職アカウントには不要な企業アクセス権が残りません。

利用時のヒント

• 引き継ぎの完了を確認してから、アカウントを無効化または削除することをおすすめします。
• この手順を標準的なオフボーディングプロセスに組み込むことで、対応漏れを減らせます。