WindowsでWPS 退職メンバーのドキュメント引き継ぎリマインダーを使用する方法

退職メンバーのドキュメント引き継ぎリマインダーは、リマインダーの有効化、メッセージの編集、退職手続きワークフローへの追加という3つの操作ガイドで利用できます。目次からトピックを選び、手順に沿って進めてください。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. ドキュメント引き継ぎリマインダーを有効にする

アクセスパス: 管理コンソール → Enterprise Settings → General Settings

1. WPS 365クライアントを開きます。
2. ホームページ左下の管理コンソールをクリックします。
3. 左側のパネルでEnterprise Settingsをクリックしてメニューを展開します。
4. General Settingsを選択します。
5. Turn On/Off Document Handover Reminder for Departing Membersを見つけて有効にします。

成功条件

• 画面上の結果: リマインダーが有効として表示されます。
• 次にできる操作: 設定画面に進み、リマインダーメッセージを編集できます。

利用時のヒント

• アカウントに管理コンソールへのアクセス権限があることを確認してください。
• 設定を保存する際は、ネットワーク接続が安定していることを確認してください。

2. リマインダーメッセージの内容を設定する

アクセスパス: 管理コンソール → Enterprise Settings → General Settings → Settings

1. 前のセクションの手順に従ってGeneral Settingsを開きます。
2. 退職時の引き継ぎリマインダー項目の右側にあるSettingsをクリックします。
3. 設定パネルでリマインダーメッセージを入力または修正します。
4. メッセージに連絡先担当者と引き継ぎ要件が明確に記載されていることを確認してください。
5. 設定を保存します。

成功条件

• 画面上の結果: リマインダーの内容が保存され、再度開いて確認できます。
• 次にできる操作: 社内プロセスの変更に合わせて、メッセージを引き続き調整できます。

利用時のヒント

• メッセージには、連絡先担当者、想定スケジュール、引き継ぎ要件を含めることをおすすめします。
• メッセージの内容は、会社の退職手続きプロセスに沿ったものにしてください。

3. リマインダーを退職手続きワークフローに追加する

アクセスパス: 社内の退職プロセスとあわせて使用

1. 従業員の退職時に、ドキュメントの引き継ぎ責任者を明確にします。
2. リマインダーを有効にし、メッセージ設定を完了します。
3. 従業員の退職処理を行う前に、リマインダーメッセージがアカウント復旧プロセスと一致していることを確認してください。
4. このリマインダーを、アカウント、メール、またはアクセス復旧タスクで使用している標準ワークフローに追加します。
5. 現在のポリシーに沿った内容を維持するため、リマインダーの内容を定期的に見直してください。

成功条件

• 画面上の結果: リマインダーが有効になり、メッセージを使用できる状態になります。
• 次にできる操作: チームは退職手続きの際に、準備したリマインダー内容に沿って対応できます。
• 副作用はありません: 他の一般設定も引き続き個別に利用できます。

利用時のヒント

• HR、IT、運用チームで同じプロセス文言にそろえておくと効果的です。
• 会社のワークフローが変更された場合は、リマインダー内容も更新してください。