Windows पर WPS हेल्प डेस्क सेटिंग्स का उपयोग कैसे करें

हेल्प डेस्क सेटिंग्स का उपयोग 11 मार्गदर्शक विषयों के साथ करें, जिनमें एक्सेस, मूल जानकारी, इंटरफ़ेस सेटअप, नियम प्रबंधन और उन्नत सेटिंग्स शामिल हैं; आप How-to Index से सीधे प्रत्येक विषय पर जा सकते हैं।

How-to Index

उपयोग मार्गदर्शिका

1. सर्विस डेस्क सेटिंग्स पेज खोलें

प्रवेश पथ: Workbench → Service Desk → Manage Service Desk → हेल्प डेस्क सेटिंग्स

1. बाएँ नेविगेशन पैनल में Workbench पर क्लिक करें।
2. सर्विस डेस्क होम पेज खोलने के लिए Service Desk पर क्लिक करें।
3. सर्विस डेस्क पेज पर Manage Service Desk पर क्लिक करें।
4. Service Desk Settings पर क्लिक करें।
5. पुष्टि करें कि बाएँ पैनल में Basic Settings, Rule Management और Advanced Settings जैसी श्रेणियाँ दिखाई दे रही हैं।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: सर्विस डेस्क सेटिंग्स पेज खुल जाता है और बाईं ओर श्रेणी नेविगेशन दिखाई देता है।
• अगले कदम: आप किसी भी सेटिंग्स श्रेणी को खोलकर संपादन जारी रख सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि आप पहले Manage Service Desk में नहीं जाते हैं, तो हो सकता है कि आपको पूरी सेटिंग्स प्रविष्टि दिखाई न दे।
• पर्यावरण सीमाएँ: आपके खाते में वर्तमान सर्विस डेस्क के लिए प्रबंधन अनुमति होनी चाहिए।

2. मूल जानकारी कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Basic Settings → Basic Information

1. बाएँ पैनल में Basic Settings पर क्लिक करें।
2. Basic Information पर क्लिक करें।
3. सर्विस डेस्क स्वामी सेट करें, और यदि स्वामित्व बदलना हो तो Transfer का उपयोग करें।
4. सर्विस डेस्क एडमिन चुनें।
5. दृश्यता का दायरा और निष्क्रिय दायरा सेट करें।
6. यदि आवश्यक हो, तो More Actions खोलें और Delete Service Desk चुनें।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: स्वामी, एडमिन और स्कोप सेटिंग्स अपडेट हो जाती हैं।
• अगले कदम: सर्विस डेस्क सेटअप पूरा करने के लिए आप अन्य सेटिंग्स पेजों पर जा सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: प्रभाव की जाँच किए बिना सर्विस डेस्क हटाने पर बाद में उपयोग के लिए उसकी प्रविष्टि हट सकती है।

3. यूज़र इंटरफ़ेस कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → User Interface → Custom Menu / Share Service Desk

1. User Interface श्रेणी खोलें।
2. Custom Menu पर जाएँ और Add Menu पर क्लिक करें।
3. मेनू का नाम और क्लिक व्यवहार सेट करें।
4. Share Service Desk पर जाएँ और Add Scenario पर क्लिक करें।
5. परिदृश्य का नाम सेट करें, फिर आवश्यकता अनुसार लिंक कॉपी करें या QR कोड देखें।
6. वास्तविक उपयोग के आधार पर परिदृश्य की स्थिति प्रबंधित करें।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: एक मेनू आइटम या साझा करने का परिदृश्य बनाया जाता है और उपयोग के लिए उपलब्ध हो जाता है।
• अगले कदम: आप लक्ष्य उपयोगकर्ताओं के साथ लिंक या QR code साझा कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि साझा करने के परिदृश्यों के नाम स्पष्ट नहीं हैं, तो बाद में ट्रैकिंग और स्थिति प्रबंधन कठिन हो जाता है।

4. कार्य समय कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Business Hours

1. Rule Management खोलें।
2. Business Hours पर क्लिक करें।
3. समय क्षेत्र चुनें और कार्यदिवसों के लिए प्रारंभ और समाप्ति समय सेट करें।
4. लागू सप्ताह के दिन चुनें।
5. ज़रूरत होने पर कस्टम छुट्टियाँ और समायोजित कार्यदिवस जोड़ें।
6. सेटिंग्स सहेजें और पुष्टि करें कि कार्य समय के बाहर का लॉजिक आपके रिप्लाई नियमों के साथ सही तरह काम करेगा।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: कार्य-घंटे, छुट्टियाँ या समायोजित कार्यदिवस सेटिंग्स सहेज ली जाती हैं।
• अगले कदम: आप auto replies और manual service rules कॉन्फ़िगर करना जारी रख सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: केवल नियमित कार्य-घंटे सेट करना, लेकिन छुट्टियों या समायोजित कार्यदिवसों की व्यवस्था न जोड़ना।

5. टिकट असाइनमेंट कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Ticket Assignment

1. Ticket Assignment पेज खोलें।
2. रूटिंग कौशल बनाने के लिए Add Skill पर क्लिक करें।
3. कौशल का नाम सेट करें और संबंधित एजेंट असाइन करें।
4. यदि आवश्यक हो, तो Smart Matching चालू करें।
5. All Skills एजेंट सूची बनाए रखें।
6. असाइन किए गए एजेंटों की अधिकतम संख्या, असाइनमेंट विधि, कतार नियम और प्राथमिक एजेंट नियम सेट करें।
7. बेमेल परिणामों के लिए फ़ॉलबैक नियम कॉन्फ़िगर करें।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: कौशल, असाइनमेंट नियम और fallback logic सहेज लिए जाते हैं।
• अगले कदम: उपयोगकर्ता द्वारा manual service का अनुरोध करने के बाद, टिकट कॉन्फ़िगर किए गए रूटिंग फ़्लो का पालन कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: असाइनमेंट नियम सेट करने से पहले कौशल और एजेंटों के बीच संबंध बनाए न रखना।
• सदस्यता: Smart Matching के लिए enterprise AI entitlement आवश्यक है।

6. ऑटो रिप्लाई कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Auto Replies

1. Auto Replies पेज खोलें।
2. उन स्थितियों के लिए ऑटो रिप्लाई सामग्री सेट करें, जब कार्य समय के दौरान कोई एजेंट अनुरोध स्वीकार नहीं करता।
3. कार्य समय के बाहर की स्थितियों के लिए ऑटो रिप्लाई सामग्री सेट करें।
4. जाँचें कि रिप्लाई टेक्स्ट समय-संबंधी जानकारी को स्पष्ट रूप से समझाता है या नहीं।
5. Save पर क्लिक करें।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: कार्य-घंटों और गैर-कार्य-घंटों, दोनों के उत्तर की सामग्री सहेज ली जाती है।
• अगले कदम: उपयोगकर्ता संबंधित परिदृश्यों में स्वचालित उत्तर प्राप्त कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: केवल एक उत्तर परिदृश्य कॉन्फ़िगर करना और दूसरे को बिना संदेश के छोड़ देना।

7. रेटिंग और फ़ीडबैक कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Ratings and Feedback

1. Ratings and Feedback खोलें।
2. Allow users to submit feedback चालू करें।
3. ज़रूरत होने पर वह विकल्प चालू करें, जिससे उपयोगकर्ता किसी उत्तर को अनुपयोगी चिह्नित करते समय एक विशिष्ट कारण चुन सकें।
4. डिफ़ॉल्ट कारण विकल्पों की समीक्षा करें और आवश्यकता होने पर कस्टम कारण जोड़ें।
5. मैनुअल सेवा के लिए रेटिंग नियमों की पुष्टि करें।

सफलता मानदंड

• UI स्थिति: फ़ीडबैक स्विच और रेटिंग के कारण सक्रिय हो जाते हैं।
• अगले कदम: आप एकत्रित रेटिंग्स का उपयोग उत्तरों और सेवा वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: कारणों के बहुत अधिक विकल्प जोड़ना, जिससे उपयोगकर्ता सबमिशन धीमा हो सकता है।

8. टैग प्रबंधन कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Tag Management

1. Tag Management खोलें।
2. Add Tag पर क्लिक करें।
3. टैग का नाम दर्ज करें और उसे सहेजें।
4. आवश्यकतानुसार मौजूदा टैग संपादित करें या हटाएँ।
5. टिकट वर्गीकरण की आवश्यकताओं के अनुसार टैग संरचना बनाए रखें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: टैग सूची में नए या अपडेट किए गए टैग दिखाई देते हैं।
• अगले कदम: एजेंट टिकटों को व्यवस्थित और फ़िल्टर करने के लिए टैग का उपयोग कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: असंगत टैग नामों का उपयोग करना, जिससे बाद में फ़िल्टरिंग और रिपोर्टिंग कठिन हो जाती है।

9. टिकट पैनल फ़ील्ड कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Ticket Panel Fields

1. Ticket Panel Fields खोलें।
2. वर्तमान में सक्षम फ़ील्ड और उनकी स्थिति की समीक्षा करें।
3. नया फ़ील्ड बनाने के लिए Add Field पर क्लिक करें।
4. फ़ील्ड का नाम, प्रकार और सक्षम स्थिति की पुष्टि करें।
5. जिन फ़ील्ड की अभी आवश्यकता नहीं है, उन्हें अक्षम करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: टिकट पैनल फ़ील्ड सूची अपडेट हो जाती है।
• अगले कदम: नए फ़ील्ड का उपयोग manual service consultation groups में टिकट जानकारी एकत्र करने के लिए किया जा सकता है।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: बहुत अधिक फ़ील्ड जोड़ना, जिससे एजेंटों का कार्यभार बढ़ जाता है।

10. प्री-चैट फ़ॉर्म कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Pre-chat Form

1. Pre-chat Form खोलें।
2. Enable Pre-chat Form चालू करें।
3. फ़ॉर्म के लिए मार्गदर्शक पाठ सेट करें।
4. Import Form Fields पर क्लिक करें।
5. मौजूदा टिकट पैनल फ़ील्ड में से आयात करने के लिए फ़ील्ड चुनें।
6. फ़ील्ड का नाम, प्रकार और आवश्यक स्थिति जाँचें, फिर सहेजें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: pre-chat form सक्षम हो जाता है और फ़ील्ड सूची सहेज ली जाती है।
• अगले कदम: manual service पर स्विच करने से पहले उपयोगकर्ता फ़ॉर्म भर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: पहले टिकट पैनल फ़ील्ड कॉन्फ़िगर न करना, जिससे फ़ील्ड आयात नहीं हो पाता।

11. एजेंट रिमाइंडर और ओपन कॉन्फ़िगरेशन कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Agent Reminders; हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Advanced Settings → Open Configuration

1. Agent Reminders खोलें, रिमाइंडर विकल्प चालू करें और रिमाइंडर अवधि सेट करें।
2. आवश्यक होने पर दोहराए जाने वाले रिमाइंडर समय और टिकट एस्केलेशन नियम सेट करें।
3. End Manual Ticket चालू करें और यदि आवश्यक हो तो बिना प्रतिक्रिया की अवधि सेट करें।
4. Advanced Settings के अंतर्गत Open Configuration खोलें।
5. सर्विस डेस्क ID और signature-key से संबंधित जानकारी की समीक्षा करें।
6. यदि आवश्यक हो, तो Third-party Bot चालू करें और कॉन्फ़िगरेशन सहेजें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: रिमाइंडर नियम और open configuration सहेज लिए जाते हैं।
• अगले कदम: सर्विस डेस्क कॉन्फ़िगर किए गए नियमों के आधार पर रिमाइंडर भेज सकता है और बाद के विस्तार परिदृश्यों का समर्थन कर सकता है।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: वर्तमान उत्तर वर्कफ़्लो पर उसके प्रभाव की जाँच किए बिना third-party bot चालू कर देना।