macOS पर WPS हेल्प डेस्क सेटिंग्स का उपयोग कैसे करें

WPS हेल्प डेस्क सेटिंग्स का उपयोग 10 मार्गदर्शी विषयों के माध्यम से करें, जो प्रवेश, बुनियादी सेटअप, इंटरफ़ेस विकल्प, नियम प्रबंधन और ओपन कॉन्फ़िगरेशन को कवर करते हैं; सभी 10 विषय बिना सदस्यता के उपलब्ध हैं।

मार्गदर्शिका सूचकांक

उपयोग मार्गदर्शिका

1. हेल्प डेस्क सेटिंग्स पेज खोलें

प्रवेश पथ: Workspace → Service Desk → Manage Service Desk → हेल्प डेस्क सेटिंग्स

1. बाएँ नेविगेशन क्षेत्र में Workspace पर क्लिक करें।
2. सर्विस डेस्क होम पेज में प्रवेश करने के लिए Service Desk खोलें।
3. Manage Service Desk पर क्लिक करें।
4. हेल्प डेस्क सेटिंग्स पर क्लिक करें।
5. पुष्टि करें कि बाईं ओर Basic Settings, Rule Management और Advanced Settings जैसी श्रेणियाँ दिखाई दे रही हैं।

सफलता मानदंड

• हेल्प डेस्क सेटिंग्स पेज सफलतापूर्वक खुल जाता है।
• सेटिंग्स की श्रेणियाँ बाएँ नेविगेशन क्षेत्र में दिखाई देती हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• इस पेज को खोलने से पहले आपके पास सर्विस डेस्क प्रबंधन की अनुमति होनी चाहिए।
• यदि प्रबंधन प्रविष्टि दिखाई नहीं दे रही है, तो साइन-इन किए गए खाते की वर्तमान टीम और अनुमति स्थिति की पुष्टि करें।

2. बुनियादी जानकारी कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Basic Settings → Basic Information

1. बाईं ओर Basic Settings पर क्लिक करें।
2. Basic Information खोलें।
3. सर्विस डेस्क के स्वामी की समीक्षा करें या उसे अपडेट करें।
4. सर्विस डेस्क एडमिन चुनें।
5. दृश्यता का दायरा और निष्क्रिय दायरा सेट करें।
6. यदि आवश्यक हो, तो More Actions खोलें और Delete Service Desk चुनें।

सफलता के मानदंड

• स्वामी, एडमिन या दृश्यता सेटिंग्स अपडेट हो गई हैं।
• बुनियादी जानकारी के आइटम दिखाई दे रहे हैं और संपादित किए जा सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• इसे हटाने से पहले पुष्टि करें कि टीम को अभी भी सर्विस डेस्क की आवश्यकता है या नहीं।
• स्वामी और एडमिन की जिम्मेदारियाँ अलग-अलग होती हैं, इसलिए बदलाव करने से पहले भूमिका आवंटन की पुष्टि करना उपयोगी होता है।

3. उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → User Interface → Custom Menu / Share Service Desk

1. User Interface श्रेणी खोलें।
2. Custom Menu पर जाएँ और Add Menu पर क्लिक करें।
3. मेनू का नाम और क्लिक करने पर होने वाला व्यवहार सेट करें।
4. Share Service Desk पर जाएँ और Add Scenario पर क्लिक करें।
5. परिदृश्य का नाम कॉन्फ़िगर करें, फिर आवश्यकता अनुसार लिंक कॉपी करें, QR कोड देखें या परिदृश्य को निष्क्रिय करें।

सफलता के मानदंड

• एक मेनू आइटम जोड़ा गया है या अपडेट किया गया है।
• साझा करने योग्य सर्विस डेस्क परिदृश्य बनाया गया है।

उपयोग के दौरान सुझाव

• साझा किए गए परिदृश्य अलग-अलग प्रवेश बिंदुओं या व्यावसायिक चैनलों के लिए उपयोगी होते हैं।
• मेनू की सामग्री सामान्य उपयोगकर्ता पूछताछ पथों के अनुरूप होनी चाहिए, ताकि उपयोगकर्ता जानकारी तक अधिक तेज़ी से पहुँच सकें।

4. कार्य समय कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Working Hours

1. Rule Management खोलें।
2. Working Hours पर क्लिक करें।
3. समय क्षेत्र चुनें।
4. कार्य दिवस, प्रारंभ समय और समाप्ति समय सेट करें।
5. आवश्यकतानुसार कस्टम छुट्टियाँ और समायोजित कार्य दिवस जोड़ें।
6. सेटिंग्स सहेजें और पुष्टि करें कि गैर-कार्य समय के नियम ऑटो रिप्लाई के साथ मिलकर काम कर सकते हैं।

सफलता के मानदंड

• कार्य समय और छुट्टी के नियम सहेज लिए गए हैं।
• सर्विस डेस्क कॉन्फ़िगर किए गए शेड्यूल के आधार पर लाइव सपोर्ट की उपलब्धता नियंत्रित कर सकता है।

उपयोग के दौरान सुझाव

• कार्य समय इस बात को प्रभावित करता है कि उपयोगकर्ता कब मानव सहायता के लिए कॉल कर सकते हैं।
• जब भी वास्तविक शेड्यूल बदलता है, छुट्टियों और समायोजित कार्य दिवसों की सेटिंग्स अपडेट करें।

5. टिकट असाइनमेंट कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Ticket Assignment

1. Ticket Assignment पेज खोलें।
2. असाइनमेंट कौशल बनाने के लिए Add Skill पर क्लिक करें।
3. आवश्यकतानुसार कौशल का नाम और संबंधित एजेंट सेट करें।
4. जाँचें कि Smart Matching को सक्षम करने की आवश्यकता है या नहीं।
5. सभी-कौशल एजेंट सूची कॉन्फ़िगर करें।
6. असाइन किए गए एजेंटों की अधिकतम संख्या, असाइनमेंट विधि, कतार विधि और प्राथमिक एजेंट विधि सेट करें।
7. फॉलबैक नियमों की समीक्षा करें।

सफलता के मानदंड

• असाइनमेंट कौशल और टिकट लेने के नियम सहेज लिए गए हैं।
• टिकट कौशल, कार्यभार या रोटेशन के आधार पर असाइन किए जा सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• यह पेज दर्शाता है कि Smart Matching के लिए enterprise AI से संबंधित अधिकार आवश्यक हैं।
• मल्टी-एजेंट वर्कफ़्लो में, प्राथमिक एजेंट नियम और कतार सीमा—दोनों की साथ में समीक्षा करें।

6. ऑटो रिप्लाई कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Auto Reply

1. Auto Reply पेज खोलें।
2. उन स्थितियों के लिए ऑटो रिप्लाई सामग्री दर्ज करें, जब कार्य समय के दौरान कोई एजेंट टिकट स्वीकार नहीं करता।
3. गैर-कार्य समय के लिए ऑटो रिप्लाई सामग्री दर्ज करें।
4. जाँचें कि रिप्लाई में समय से संबंधित शब्दावली स्पष्ट है या नहीं।
5. Save पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• कार्य समय और गैर-कार्य समय—दोनों के ऑटो रिप्लाई सहेज लिए गए हैं।
• उपयोगकर्ता संबंधित परिदृश्य में पूर्वनिर्धारित रिप्लाई प्राप्त कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• जहाँ संभव हो, ऑटो रिप्लाई सामग्री में अगला कदम शामिल होना चाहिए।
• यदि कार्य समय बदलता है, तो उसी समय गैर-कार्य समय वाले रिप्लाई टेक्स्ट की भी समीक्षा करें।

7. रेटिंग और फ़ीडबैक कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Ratings and Feedback

1. Ratings and Feedback खोलें।
2. यदि आवश्यक हो, तो Allow users to submit feedback चालू करें।
3. यदि आवश्यक हो, तो Allow users to choose a specific reason when they rate an answer as unhelpful चालू करें।
4. डिफ़ॉल्ट कारण विकल्पों की समीक्षा करें।
5. यदि आवश्यक हो, तो और कारण जोड़ने के लिए Add Option पर क्लिक करें।
6. मानव सहायता के लिए रेटिंग नियमों की पुष्टि करें।

सफलता के मानदंड

• फ़ीडबैक और रेटिंग विकल्प सक्षम किए गए हैं या अपडेट किए गए हैं।
• अनुपयोगी उत्तर के कारणों को टीम के लिए विस्तारित किया जा सकता है।

उपयोग के दौरान सुझाव

• फ़ीडबैक विकल्प सामान्य सेवा समस्याओं के अनुरूप होने चाहिए।
• ज्ञान-आधारित उत्तरों और लाइव सपोर्ट वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए रेटिंग परिणामों की नियमित समीक्षा करें।

8. टैग प्रबंधन और टिकट फ़ील्ड कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → Rule Management → Tag Management / Ticket Panel Fields

1. Tag Management खोलें और Add Tag पर क्लिक करें।
2. टिकट वर्गीकरण के लिए टैग जोड़ें।
3. Ticket Panel Fields खोलें।
4. वर्तमान में सक्षम फ़ील्ड और उनकी स्थिति की समीक्षा करें।
5. नया फ़ील्ड जोड़ने के लिए Add Field पर क्लिक करें।
6. जो फ़ील्ड अभी आवश्यक नहीं हैं, उन्हें निष्क्रिय करें।

सफलता के मानदंड

• टैग बनाए गए हैं या अपडेट किए गए हैं।
• टिकट पैनल फ़ील्ड वर्तमान जानकारी-संग्रह आवश्यकताओं का समर्थन करते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• टैग टिकटों के त्वरित वर्गीकरण और फ़िल्टरिंग के लिए उपयोगी होते हैं।
• प्री-चैट फ़ॉर्म कॉन्फ़िगर किए गए टिकट फ़ील्ड पर निर्भर करते हैं, इसलिए नए जोड़े गए फ़ील्ड बाद में फ़ॉर्म में आयात किए जा सकते हैं।

9. प्री-चैट फ़ॉर्म और एजेंट रिमाइंडर कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → नियम प्रबंधन → प्री-चैट फ़ॉर्म / एजेंट रिमाइंडर

1. Pre-chat Form खोलें।
2. Enable Pre-chat Form स्विच चालू करें।
3. फ़ॉर्म के मार्गदर्शन पाठ को सेट करें।
4. Import Form Fields पर क्लिक करें और मौजूदा टिकट फ़ील्ड्स में से चुनें।
5. फ़ॉर्म सेटिंग्स सहेजें।
6. Agent Reminder खोलें।
7. पहला बिना-उत्तर रिमाइंडर, दोहराए जाने वाले रिमाइंडर, टिकट एस्केलेशन और मानव टिकट समाप्ति के नियम सेट करें।

सफलता के मानदंड

• उपयोगकर्ता मानव सहायता में प्रवेश करने से पहले आवश्यक फ़ॉर्म पूरा कर सकते हैं।
• एजेंट रिमाइंडर नियम प्रतिक्रिया समय की आवश्यकताओं के अनुसार सक्रिय हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• यदि पहले टिकट फ़ील्ड कॉन्फ़िगर नहीं किए गए हैं, तो उपलब्ध फ़ॉर्म फ़ील्ड सीमित होंगे।
• रिमाइंडर की आवृत्ति टीम के प्रतिक्रिया लक्ष्य के अनुरूप होनी चाहिए और अनावश्यक व्यवधान से बचना चाहिए।

10. ओपन कॉन्फ़िगरेशन कॉन्फ़िगर करें

प्रवेश पथ: हेल्प डेस्क सेटिंग्स → उन्नत सेटिंग्स → ओपन कॉन्फ़िगरेशन

1. Advanced Settings खोलें।
2. Open Configuration पर जाएँ।
3. सेवा डेस्क ID देखें।
4. आवश्यकतानुसार सिग्नेचर कुंजी देखें या रीसेट करें।
5. यदि आवश्यक हो, तो Third-Party Bot चालू करें।
6. सेटिंग्स सहेजें।

सफलता के मानदंड

• ओपन कॉन्फ़िगरेशन में पहचान संबंधी जानकारी उपलब्ध है।
• थर्ड-पार्टी बॉट स्विच और संबंधित सेटिंग्स सहेज ली गई हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• थर्ड-पार्टी बॉट सक्षम होने के बाद, उत्तर प्रबंधन थर्ड-पार्टी की क्षमता के अनुसार होता है।
• ओपन कॉन्फ़िगरेशन बदलने से पहले, टीम इंटीग्रेशन योजना और रखरखाव व्यवस्था की पुष्टि करें।