So verwenden Sie die Voreinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdokumenten in WPS unter Windows

Verwenden Sie die Voreinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdokumenten anhand von 4 indizierten Themen, die sich alle auf die Konfiguration der Unternehmensverwaltung beziehen, damit Administratoren die Einrichtung der Standardfreigaberegeln schnell abschließen können.

Anleitungsindex

Anleitung

1. Standardeinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdateien öffnen

Pfad: Admin-Konsole → Security Control → Document Security → Default Settings for Enterprise File Sharing

1. Öffnen Sie den WPS365-Client.
2. Klicken Sie im unteren linken Bereich der Client-Startseite auf Admin-Konsole.
3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Security Control.
4. Klicken Sie in der erweiterten Liste auf Document Security.
5. Klicken Sie auf Default Settings for Enterprise File Sharing, um die Einstellungsseite zu öffnen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Benutzeroberfläche: Die Seite „Enterprise File Sharing Default Settings“ wird geöffnet.
• Nächste mögliche Aktion: Sie können die freigabebezogenen Standardparameter anzeigen und ändern.

Hinweise zur Verwendung

• Berechtigungshinweis: Sie benötigen Administratorrechte, um auf die Admin-Konsole des Unternehmens zuzugreifen.
• Netzwerkhinweis: Sorgen Sie beim Öffnen der Konsole für eine stabile Netzwerkverbindung.

2. Standardberechtigungen für die Dateifreigabe konfigurieren

Pfad: Enterprise File Sharing Default Settings → Default Permissions for Enabling File or Folder Sharing

1. Suchen Sie auf der Einstellungsseite nach Default permissions for enabling file or folder sharing.
2. Wählen Sie unter Authorization scope je nach Bedarf Anyone, Enterprise members only oder Specified people only aus.
3. Wählen Sie unter Permission scope je nach Bedarf View only, View, Comment oder Edit aus.
4. Prüfen Sie, ob die aktuellen Einstellungen mit der Freigaberichtlinie Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Benutzeroberfläche: Der Autorisierungsbereich und der Berechtigungsbereich zeigen die ausgewählten Zieloptionen an.
• Nächste mögliche Aktion: Sie können anschließend die Regeln für die Verwaltung von Mitwirkenden konfigurieren.

Hinweise zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Wenn Autorisierungsbereich und Berechtigungsbereich verwechselt werden, kann sich das endgültige Freigabeergebnis ändern.
• Empfehlung: Legen Sie vor dem Festlegen der Standardwerte die Grenzen für interne und externe Freigaben fest.

3. Regeln für die Verwaltung von Mitwirkenden konfigurieren

Pfad: Enterprise File Sharing Default Settings → Optionen zur Verwaltung von Mitwirkenden

1. Suchen Sie die Einstellung für wer standardmäßig Mitwirkende für Dateien oder Ordner hinzufügen oder entfernen kann.
2. Wählen Sie für My Cloud Docs und Team Docs die passende Rollenstufe aus, z. B. Personen mit Anzeige-, Kommentar-, Bearbeitungs- oder Verwaltungsrechten.
3. Legen Sie je nach Bedarf fest, ob externe Benutzer außerhalb des Teams Mitwirkende hinzufügen oder entfernen können.
4. Legen Sie je nach Bedarf fest, ob der Dokumentadministrator benachrichtigt wird, wenn andere Mitwirkende hinzufügen oder entfernen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Benutzeroberfläche: Alle Optionen zur Verwaltung von Mitwirkenden sind konfiguriert.
• Nächste mögliche Aktion: Sie können die Einstellungen direkt speichern und wirksam machen.

Hinweise zur Verwendung

• Hinweis zur Mitgliedschaft: Das Zulassen, dass externe Benutzer Mitwirkende hinzufügen oder entfernen, ist eine mitgliedschaftsbezogene Funktion.
• Empfehlung für Administratoren: Bei Teams mit häufiger externer Zusammenarbeit sollten Sie gleichzeitig auch die Benachrichtigungsregel überprüfen.

4. Freigabevoreinstellung speichern und anwenden

Pfad: Unterer Bereich der Seite „Enterprise File Sharing Default Settings“

1. Überprüfen Sie nach dem Festlegen aller Standardparameter jeden einzelnen Eintrag.
2. Klicken Sie auf Save.
3. Warten Sie, bis das System den Speichervorgang abgeschlossen hat.
4. Öffnen Sie die Seite erneut oder prüfen Sie sie und bestätigen Sie, dass die Einstellungen wie erwartet beibehalten werden.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Benutzeroberfläche: Nach dem Speichern behält die Seite die neuesten Konfigurationswerte bei.
• Nächste mögliche Aktion: Künftige Freigaben von Unternehmensdateien können den Standardregeln folgen.

Hinweise zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Wenn Sie die Seite verlassen, ohne zu speichern, wird die Voreinstellung nicht wirksam.
• Empfehlung für Administratoren: Führen Sie nach dem Anpassen der Richtlinie eine interne Prüfung durch, um zu bestätigen, dass das Standardverhalten bei Freigaben den Erwartungen entspricht.