So verwenden Sie die Berechtigungseinstellungen für Teamdokumente in WPS unter Windows

Nutzen Sie die Berechtigungseinstellungen für Teamdokumente anhand von 5 Anleitungen. Alle Themen sind mit der Mitgliedschaft oder dem Zugriff im Enterprise-Tarif verknüpft. Über das Inhaltsverzeichnis gelangen Sie direkt zur benötigten Einstellung.

Anleitungsübersicht

Anleitung

1. Bereich „Teamdokumenteinstellungen“ öffnen

Pfad: Teamdokumente → Ziel-Teamordner → Teameinstellungen → Dokumenteinstellungen

1. Öffnen Sie den WPS365-Client.
2. Klicken Sie auf der Startseite im linken Navigationsbereich auf Teamdokumente.
3. Suchen Sie den Ziel-Teamordner.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teamordners und wählen Sie Teameinstellungen → Dokumenteinstellungen.
5. Prüfen Sie im erweiterten Bereich die verfügbaren Optionen für Dokumentberechtigungen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Der Bereich „Teamdokumenteinstellungen“ wird geöffnet.
• Nächste mögliche Aktion: Sie sehen Optionen für den Modus der gemeinsamen Bearbeitung, die Steuerung der externen Freigabe, Standardberechtigungen, die Verwaltung freigegebener Dateien und die Definition von Teamdateiberechtigungen.

Hinweise zur Verwendung

• Hinweis zu Berechtigungen: Melden Sie sich mit einem Konto an, das über Berechtigungen zur Teamverwaltung verfügt.
• Hinweis zur Mitgliedschaft: Prüfen Sie vor der Verwendung die Mitgliedschaftskennzeichnung und die Verfügbarkeit des Enterprise-Tarifs.
• Netzwerkhinweis: Halten Sie das Gerät online, wenn Sie Teamdokumente öffnen und Einstellungen synchronisieren.

2. Festlegen, dass alle Dokumente im Modus für gemeinsame Bearbeitung geöffnet werden

Pfad: Teamdokumente → Ziel-Teamordner → Teameinstellungen → Dokumenteinstellungen → Alle Dokumente im Modus für gemeinsame Bearbeitung öffnen

1. Öffnen Sie wie im vorherigen Abschnitt beschrieben den Bereich Dokumenteinstellungen.
2. Suchen Sie nach Alle Dokumente im Modus für gemeinsame Bearbeitung öffnen.
3. Aktivieren Sie die Option entsprechend den Anforderungen der Teamzusammenarbeit.
4. Schließen Sie den Bereich oder fahren Sie mit anderen Berechtigungseinstellungen fort.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Die Option ist aktiviert.
• Nächste mögliche Aktion: Teammitglieder öffnen Teamdokumente anschließend im Modus für gemeinsame Bearbeitung.

Hinweise zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Wenn Sie Einstellungen ändern, bevor Sie den richtigen Teamordner geöffnet haben, wird möglicherweise das falsche Team aktualisiert.
• Hinweis zur Mitgliedschaft: Diese Funktion hängt vom für das Konto verfügbaren Tarif für Teamzusammenarbeit ab.

3. Steuerung der externen Freigabe konfigurieren

Pfad: Teamdokumente → Ziel-Teamordner → Teameinstellungen → Dokumenteinstellungen → Steuerung der externen Freigabe

1. Öffnen Sie den Bereich Dokumenteinstellungen.
2. Suchen Sie nach Steuerung der externen Freigabe.
3. Legen Sie gemäß Ihren Richtlinien fest, ob Teamdateien außerhalb des Unternehmens oder außerhalb des Teams freigegeben werden dürfen.
4. Bestätigen Sie die Einstellung und beenden Sie den Vorgang oder fahren Sie mit weiteren Berechtigungseinstellungen fort.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Die Regel für die externe Freigabe wird auf das aktuelle Team angewendet.
• Nächste mögliche Aktion: Beim Freigeben von Dateien sind Teammitglieder auf den konfigurierten Freigabebereich beschränkt.

Hinweise zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Wenn Sie die Regel aktualisieren, bevor die Richtlinie des Teams für externe Zusammenarbeit bestätigt wurde, können bestehende Arbeitsabläufe mit Partnern unterbrochen werden.
• Empfehlung: Informieren Sie die betroffenen Mitglieder vor der Änderung der Regel, damit Freigabebeschränkungen nicht zu Verwirrung führen.

4. Standard-Dateiberechtigungen für externe Mitglieder festlegen

Pfad: Teamdokumente → Ziel-Teamordner → Teameinstellungen → Dokumenteinstellungen → Standard-Dateiberechtigungen für externe Mitglieder

1. Öffnen Sie den Bereich Dokumenteinstellungen.
2. Suchen Sie nach Standard-Dateiberechtigungen für externe Mitglieder.
3. Legen Sie die Standardzugriffsstufe fest, die externe Mitglieder nach dem Beitritt zum Team erhalten sollen.
4. Speichern Sie die Einstellung, damit neu hinzugefügte externe Mitglieder der Standardregel folgen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Benutzeroberfläche: Die Standardberechtigungsregel wurde gespeichert.
• Nächste mögliche Aktion: Neu hinzugefügte externe Mitglieder erhalten Zugriff gemäß dieser Standardregel.

Hinweise zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Wenn Szenarien für interne und externe Mitglieder nicht getrennt werden, kann dies zu einer unerwarteten Standardberechtigungskonfiguration führen.
• Empfehlung zur Verwendung: Überprüfen Sie die Standardregel regelmäßig, wenn das Team mit externen Partnern zusammenarbeitet.

5. Freigegebene Dateien verwalten und Berechtigungen für Teamdateien festlegen

Pfad: Teamdokumente → Ziel-Teamordner → Teameinstellungen → Dokumenteinstellungen → Verwaltung freigegebener Dateien / Festlegung von Berechtigungen für Teamdateien

1. Öffnen Sie den Bereich Dokumenteinstellungen.
2. Öffnen Sie Verwaltung freigegebener Dateien, um bereits im Team freigegebene Dateien zu prüfen.
3. Überprüfen Sie den aktuellen Freigabestatus und führen Sie bei Bedarf weitere Aktionen aus.
4. Kehren Sie zum Bereich zurück und öffnen Sie Definition der Teamdateiberechtigungen.
5. Verwalten Sie die Berechtigungen für alle Teamdokumente oder passen Sie sie anhand der Teamregeln an.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Benutzeroberfläche: Sie können die Liste der freigegebenen Dateien einsehen und den Bereich zur Festlegung von Berechtigungen für Teamdateien öffnen.
• Nächste mögliche Aktion: Sie können die Dokumentberechtigungen anhand der Teamregeln weiter anpassen.

Hinweise zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Es wird nur eine einzelne Datei geprüft, während die Konsistenz auf Ebene der Teamregeln übersehen wird.
• Empfehlung zur Verwendung: Überprüfen Sie freigegebene Dateien regelmäßig, damit ältere Freigabelinks nicht länger aktiv bleiben als nötig.