So verwenden Sie die Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten in WPS unter Windows

Verwenden Sie die Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten anhand von 4 Anleitungen, die alle mit Mitgliedschaftsanforderungen zusammenhängen, und springen Sie über den Index direkt zur gewünschten Aufgabe.

Anleitungsindex

Anleitung

1. Seite „Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten“ öffnen

Pfad: Admin-Konsole → Sicherheitssteuerung → Dokumentsicherheit → Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten

1. Öffnen Sie den WPS 365-Client.
2. Klicken Sie auf der Startseite des Clients unten links auf die Admin-Konsole.
3. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Sicherheitssteuerung.
4. Klicken Sie auf Dokumentsicherheit.
5. Klicken Sie auf Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten, um die Richtlinienseite zu öffnen.

Erfolgskriterien

• Die Seite „Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten“ wird geöffnet.
• Sie sehen die Abschnitte für Freigabeumfang und Whitelist.

Hinweise zur Verwendung

• Sie benötigen ein Unternehmenskonto mit Administratorrechten.
• Stellen Sie sicher, dass die Netzwerkverbindung beim Öffnen der Admin-Konsole aktiv bleibt.

2. Umfang der externen Freigabe festlegen

Pfad: Seite „Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten“ → Umfang der externen Freigabe

1. Suchen Sie auf der Richtlinienseite den Abschnitt für den Umfang der externen Freigabe.
2. Wählen Sie je nach Unternehmensrichtlinie Externe Freigabe zulassen oder Externe Freigabe nicht zulassen aus.
3. Bestätigen Sie, dass die ausgewählte Option Ihrer aktuellen Richtlinie für die externe Dokumentfreigabe entspricht.

Erfolgskriterien

• Die gewünschte Option für den Freigabeumfang ist ausgewählt.
• Sie können anschließend die Whitelist konfigurieren oder die Richtlinie speichern.

Hinweise zur Verwendung

• Ändern Sie den Umfang erst, nachdem Sie die aktuelle Unternehmensrichtlinie bestätigt haben.
• Diese Einstellung ist Teil der Unternehmensverwaltung durch Administratoren.

3. Whitelist für externe Freigabe verwalten

Pfad: Seite „Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten“ → Whitelist für externe Freigabe

1. Klicken Sie im Abschnitt „Whitelist“ auf Hinzufügen, um Mitglieder aufzunehmen, die weiterhin externen Freigabezugriff benötigen.
2. Um ein Mitglied zu entfernen, wählen Sie es aus und verwenden Sie Entfernen.
3. Um mehrere Mitglieder gleichzeitig zu entfernen, verwenden Sie Stapelweise entfernen.
4. Prüfen Sie die Whitelist und bestätigen Sie, dass sie den aktuellen Anforderungen an die Zusammenarbeit entspricht.

Erfolgskriterien

• Die Whitelist entspricht der vorgesehenen Mitgliederliste.
• Sie können anschließend die Richtlinie speichern.

Hinweise zur Verwendung

• Fügen Sie keine Mitglieder hinzu, die keine externe Zusammenarbeit benötigen.
• Mitglieder auf der Whitelist haben erweiterte Berechtigungen für die externe Freigabe. Daher wird eine regelmäßige Überprüfung empfohlen.

4. Richtlinie speichern und anwenden

Pfad: Seite „Steuerung der externen Freigabe von Unternehmensdokumenten“ → Speichern

1. Überprüfen Sie den Freigabeumfang und die Whitelist-Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Speichern.
3. Warten Sie, bis die Richtlinienaktualisierung abgeschlossen ist.
4. Informieren Sie die betreffenden Mitglieder, wenn Ihr Unternehmensprozess eine Benachrichtigung über Richtlinien erfordert.

Erfolgskriterien

• Der Speichervorgang wird abgeschlossen, und die aktuelle Konfiguration bleibt auf der Seite erhalten.
• Sie können die Seite später erneut öffnen, um die Richtlinie wieder anzupassen.

Hinweise zur Verwendung

• Verlassen Sie die Seite nicht, bevor Sie Ihre Änderungen gespeichert haben.
• Sorgen Sie während des Speicherns für eine stabile Netzwerkverbindung.