Voreinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdokumenten in WPS unter Windows: Einführung

Die Voreinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdokumenten in WPS unter Windows helfen Administratoren dabei, Standardfreigabeberechtigungen und Regeln für die Zusammenarbeit bei Unternehmensdateien zu vereinheitlichen; 4 Kernaufgaben, 0 ohne Mitgliedschaft verfügbar und 4 mitgliedschaftsbezogene Elemente.

Auf einen Blick

Metrik	Wert	Hinweise
Kernaufgaben	4	Entspricht der Anzahl der Zeilen im Anleitungsindex
Ohne Mitgliedschaft verfügbar	0	Entspricht der Anzahl der Zeilen mit Free im Index
Mitgliedschaftsbezogene Elemente	4	Entspricht der Anzahl der mitgliedschaftsbezogenen Zeilen im Index
Versionsbeschränkung	Keine Angabe	Im Hinweis zur Quellfunktion wird keine Versionsbeschränkung genannt

Über diese Funktion

Überblick

Mit den Voreinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdokumenten können Administratoren im WPS 365-Client für Windows die Standardsicherheitsparameter für die Freigabe von Unternehmensdateien verwalten. In der Admin-Konsole können Administratoren den Berechtigungsumfang, den Zugriffsbereich, Regeln für die Verwaltung von Mitwirkenden sowie Benachrichtigungsregeln für Freigaben voreinstellen, damit Teammitglieder beim Freigeben von Dateien oder Ordnern einheitliche Standardrichtlinien befolgen.

Zu den Kernfunktionen gehören:

Legen Sie den standardmäßigen Berechtigungsumfang und Zugriffsbereich fest, wenn die Freigabe von Dateien oder Ordnern aktiviert ist.
Legen Sie fest, wer in My Cloud Docs und Team Docs Mitwirkende hinzufügen oder entfernen kann.
Steuern Sie, ob externe Benutzer außerhalb des Teams Mitwirkende hinzufügen oder entfernen dürfen.
Legen Sie fest, ob Dokumentadministratoren Benachrichtigungen erhalten, wenn Mitwirkende geändert werden.

Systemanforderungen

Element	Anforderung
Betriebssystem	Ein Windows-Gerät, auf dem der WPS 365-Client ordnungsgemäß ausgeführt werden kann
App-Version	Es wird empfohlen, die neueste Version des WPS 365- oder WPS Office-Clients für Windows zu verwenden
Netzwerk	Zum Öffnen der Admin-Konsole und Speichern der Freigabevoreinstellungen ist eine stabile Internetverbindung erforderlich
Sonstiges	Ein Konto mit Zugriff auf die Unternehmens-Admin-Konsole und den erforderlichen Administratorberechtigungen

Download und Installation

Bevor Sie die Voreinstellungen für die Freigabe von Unternehmensdokumenten verwenden, installieren Sie WPS Office oder den WPS 365-Client auf Ihrem Windows-Gerät und stellen Sie sicher, dass Ihr Konto auf die Admin-Konsole zugreifen kann.

Element	Details
Offizieller Download	WPS Office kostenlos herunterladen
Prüfung nach der Installation	Bestätigen Sie nach dem Start, dass die Admin-Konsole im unteren linken Bereich der Startseite verfügbar ist

Quelle: WPS Download Center

Vergleich mit Alternativen

Dimension	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Zusammenfassung der Funktionen	Administratoren können standardmäßige Einstellungen für die Freigabe von Unternehmensdateien zentral voreinstellen, darunter Berechtigungsumfang, Zugriffsbereich, Regeln für die Verwaltung von Mitwirkenden und Benachrichtigungsregeln.	Microsoft 365 ermöglicht es Benutzern, in den Linkeinstellungen Berechtigungen auszuwählen und den Zugriff mit Bestimmte Personen zu steuern, die offizielle Seite beschreibt jedoch hauptsächlich Aktionen pro einzelner Freigabe.	Google Drive unterstützt die Rollen Betrachter, Kommentator und Bearbeiter, und berechtigte Arbeits- oder Schulkonten können für bestimmte Empfänger Ablaufdaten hinzufügen.	Notion ermöglicht es Benutzern, Seiten mit eingeladenen Personen, Arbeitsbereichsmitgliedern oder per Weblink zu teilen, und unterstützt Berechtigungsstufen sowie Linkablaufdaten für die Webfreigabe.	Acrobat unterstützt das Teilen von PDF-Links und Dokumentprüfungs-Workflows; die offizielle Seite konzentriert sich dabei auf Freigabeaktionen auf Dateiebene.
Vorteile von WPS	Vorteil: Administratoren können Standardregeln für die Freigabe zentral voreinstellen, anstatt sich darauf zu verlassen, dass Benutzer jede Freigabe manuell konfigurieren. Besonderheit: Derselbe Einstellungsbereich deckt Standardberechtigungen, die Verwaltung von Mitwirkenden und Administratorbenachrichtigungen ab.	Im Vergleich zu WPS: Der offizielle Ablauf legt den Schwerpunkt auf die Auswahl von Berechtigungen bei jeder einzelnen Freigabeaktion, mit weniger Fokus auf zentralisierte Standardvoreinstellungen für Unternehmen auf dieser Seite.	Im Vergleich zu WPS: Freigaberollen und Ablaufsteuerungen sind klar dokumentiert, der Ablauf konzentriert sich jedoch auf die Freigabe von Dateien oder Ordnern statt auf eine einheitliche Seite für Unternehmensvoreinstellungen.	Im Vergleich zu WPS: Die Freigabe auf Seitenebene ist flexibel und Linkablaufdaten werden unterstützt, der Produktschwerpunkt liegt jedoch auf der Zusammenarbeit in Arbeitsbereichen und auf Seiten statt auf Standardvorgaben für die Freigabe von Unternehmensdateien.	Im Vergleich zu WPS: Acrobat eignet sich gut für die Freigabe und Überprüfung von PDFs, während eine zentrale Verwaltung von Voreinstellungen für Standardfreigaben von Unternehmensdokumenten auf der angegebenen Seite weniger deutlich erkennbar ist.
Offizielle Quelle	—	Teilen Sie Ihre Dokumente	Dateien aus Google Drive freigeben	Freigabe- und Berechtigungseinstellungen	PDF-Links in Acrobat freigeben

Fazit
Wenn Ihre Organisation Administratoren benötigt, die Standardregeln für die Dokumentfreigabe zentral festlegen, ist WPS eine praktische Lösung für die zentrale Governance. Die anderen Produkte bieten ebenfalls Freigabesteuerungen, die beschriebenen Abläufe konzentrieren sich jedoch stärker auf die Freigabe einzelner Dateien oder Seiten zum Zeitpunkt der Nutzung.

Anwendungsfälle

Nr.	Szenario	Geeignet für	Hauptproblem	So hilft diese Funktion
1	Freigaberegeln im Unternehmen standardisieren	IT-Administratoren, Informationssicherheitsadministratoren	Mitarbeitende verwenden uneinheitliche Freigabeberechtigungen	Legen Sie den Standardumfang für Autorisierungen und Berechtigungen fest
2	Verwaltung von Mitwirkenden regeln	Dokumentenadministratoren, Teamleitungen	Mitwirkende können ohne klare Grenzen hinzugefügt oder entfernt werden	Legen Sie fest, wer Mitwirkende hinzufügen oder entfernen darf
3	Risiken bei externer Zusammenarbeit reduzieren	Teams, die mit externen Partnern zusammenarbeiten	Externe Beteiligung kann das Freigaberisiko erhöhen	Legen Sie fest, ob externe Benutzer Mitwirkende ändern dürfen
4	Änderungen an Berechtigungen nachverfolgen	Dokumentenadministratoren	Änderungen bei Mitwirkenden können ohne ausreichende Transparenz erfolgen	Aktivieren Sie Benachrichtigungen bei Änderungen an Mitwirkenden
5	Sicherheitseinstellungen regelmäßig überprüfen	Betriebs- und Compliance-Teams	Freigaberichtlinien müssen bei veränderten Geschäftsanforderungen aktualisiert werden	Überprüfen und speichern Sie regelmäßig aktualisierte Standardeinstellungen

Mitgliedschaft und Vorteile

Kostenlos vs. WPS Premium

Funktion	Kostenlose Benutzer	WPS Premium
Grundlegende Office- und PDF-Funktionen	Verfügbar	Verfügbar
Cloud-Speicher	1 GB	20 GB oder mehr, je nach Tarif
Freigabetarife für mehrere Benutzer	Nicht zutreffend	Verfügbar über freigabeorientierte Tarife für mehrere Mitglieder
Erweiterte Funktionen und zusätzliche Vorteile	Eingeschränkt	Mehr erweiterte Funktionen und zusätzliche Vorteile

Quelle: WPS Office-Preisseite

Empfehlungen

Szenario	Empfohlener Tarif	Warum
Leichte persönliche Büroarbeit	Kostenloser Tarif	Geeignet für grundlegende Dokumentarbeit und die grundlegende Nutzung von PDFs
Einzelne Benutzer, die mehr Cloud-Speicher und erweiterte Funktionen benötigen	Ein WPS Premium-Tarif	Besser geeignet für laufende dokumentenintensive Arbeit und Anforderungen an erweiterte Funktionen
Teams, die gemeinsamen Zugriff und zentrale Verwaltung benötigen	Freigabetarif oder ein unternehmensorientierter Tarif	Besser geeignet für Zusammenarbeit mit mehreren Mitgliedern sowie für Zuweisungs- und Abonnementverwaltung

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