如何在 Windows 使用 WPS 離職成員文檔交接提醒

本指南包含 3 個「離職成員文檔交接提醒」操作主題，包括開啟提醒、編輯消息內容，以及將提醒加入離職流程；請從索引中選擇主題，並按步驟操作。

操作索引

操作指南

1. 開啟文檔交接提醒

進入路徑： 管理後臺 → 企業設定 → 一般設定

1. 開啟 WPS 365 用戶端。
2. 按一下首頁左下方的 管理後臺 入口。
3. 在左側面板中，按一下 企業設定 以展開選單。
4. 選擇 一般設定.
5. 找到 離職成員文檔交接提醒開關 並將其啟用。

成功標準

• 介面結果： 提醒顯示為已啟用。
• 可進行的下一步： 你可以繼續前往設定區域編輯提醒消息。

使用提示

• 請確認你的帳戶具備管理後臺存取權限。
• 儲存設定時，請保持網絡連線穩定。

2. 設定提醒消息內容

進入路徑： 管理後臺 → 企業設定 → 一般設定 → 設定

1. 按照上一節的步驟開啟 一般設定 。
2. 按一下離職交接提醒選項右側的 設定 。
3. 在設定面板中輸入或修改提醒消息。
4. 請確認消息內容清楚說明聯絡人及交接要求。
5. 儲存設定。

成功標準

• 介面結果： 提醒內容已儲存，之後可再次開啟查看。
• 可進行的下一步： 你可以根據內部流程變更，持續調整消息內容。

使用提示

• 建議在消息中包含聯絡人、預計時限及交接要求。
• 請確保消息內容與公司離職流程一致。

3. 將提醒加入離職流程

進入路徑： 配合內部離職流程一併使用

1. 明確指定員工離職時由誰負責文檔交接。
2. 開啟提醒，並完成消息內容設定。
3. 在處理員工離職前，請確認提醒消息與帳戶回收流程一致。
4. 將此提醒加入與帳戶、郵箱或權限回收任務相同的標準流程中。
5. 請定期檢查提醒內容，確保與現行政策保持一致。

成功標準

• 介面結果： 提醒已啟用，訊息內容可直接使用。
• 可執行的下一步： 團隊可在離職流程中直接沿用已準備好的提醒內容。
• 無副作用： 其他一般設定仍可獨立使用。

使用提示

• 建議 HR、IT 與營運團隊先統一流程用語，會更有助於執行。
• 公司流程有變更時，請同步更新提醒內容。