Windows 版 WPS 離職成員文檔交接提醒：簡介

WPS 離職成員文檔交接提醒是一項用於離職流程的管理員提醒功能；包含 3 項核心任務，其中 3 項無需會員即可使用，0 項與會員相關。

快速概覽

離職成員文檔交接提醒可協助組織在員工離職流程中發送提醒消息，以便及時完成文檔交接及帳戶回收。

主要功能包括：

此功能適用於員工離職交接、帳戶回收準備及內部文檔資產管理。

項目	要求
作業系統	可正常執行 WPS 365 或 WPS Office 的 Windows 裝置
應用程式版本	建議使用目前版本的 WPS 365，或可存取管理後臺的版本
網絡	開啟管理後臺及儲存設定時，建議使用穩定的網絡連線
其他	需要具備管理後臺存取權限

使用此功能前，請先在 Windows 安裝 WPS Office，並確認你的企業帳戶可存取管理後臺。

項目	詳情
官方下載	WPS Office 免費下載
安裝後檢查	啟動 WPS，並確認可從首頁左下角找到管理後臺入口

來源： WPS 下載中心

比較維度	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
功能摘要	提供管理設定，讓管理員可啟用或停用離職成員文檔交接提醒，並編輯提醒消息內容。	Microsoft 著重介紹 OneDrive 中針對離職員工的檔案移交功能，包括重新設計的通知、共用檔案篩選，以及移交期間保留分享權限。	Google Workspace 讓管理員可在刪除使用者帳戶前，先將 Drive 檔案轉移至新擁有者，並在轉移後發送確認郵件。	Notion 主要聚焦於新增、移除及管理成員與訪客，重點在工作區存取權限及角色控制。	Adobe 著重介紹員工離職或調職時，如何在 Admin Console 中進行資產回收及管理控制。
WPS 優勢	優勢：WPS 聚焦於離職流程中的提醒設定及消息內容自訂，適合團隊在帳戶回收前先發出清晰的交接通知。	相比 WPS：Microsoft 更著重檔案移交執行及與保留相關的通知，而非可編輯的交接提醒內容。	相比 WPS：Google 更著重擁有權轉移及帳戶生命週期處理，而非專門的提醒內容設定流程。	相比 WPS：Notion 更著重工作區成員資格及頁面存取管理，而非專門的離職提醒設定。	相比 WPS，Adobe 更著重文檔回收及管理員資產管控，而非為離職成員設定提醒消息。
官方來源	—	離職員工檔案移交	管理員將 Drive 檔案轉移至新擁有者	管理成員及訪客	供管理員使用的 Acrobat 管理後臺

整體結論
對於希望在 Windows 上將提醒消息設定納入一致離職流程的團隊，WPS 是實用之選。Microsoft、Google、Notion 及 Adobe 均涵蓋相關管理工作，但其官方頁面更著重檔案轉移、存取控制或資產回收，而非提醒設定。

編號	場景	適用對象	主要痛點	如何提供幫助
1	離職前提醒設定	企業管理員	開始辦理離職流程時，交接通知可能會被忽略	預先啟用提醒，並提前準備消息內容
2	帳戶回收確認	IT 或營運人員	在確認文檔擁有權前，帳戶可能已被回收	在回收前利用提醒引導使用者聯絡正確對接人
3	標準化離職流程	管理團隊	不同部門可能採用不同的交接做法	將提醒加入統一的離職流程
4	文檔資產風險管控	文檔擁有者或管理員	離職後，文檔擁有權可能變得不清晰	在處理帳戶前提示先完成交接動作
5	跨團隊協作	HR、IT 及營運團隊	離職期間需要多個團隊保持一致溝通	使用同一則提醒消息，減少溝通落差

來源： WPS Office 價格頁面

場景	推薦方案	原因
你主要需要管理設定工作，例如離職提醒設定	免費版	功能說明未顯示此流程需要會員資格
你同時需要更全面的 PDF、雲端或 AI 功能	WPS Premium	適合希望在此管理提醒工作以外，擴展更多辦公功能的團隊

來源： WPS Office 價格頁面