Windows 版 WPS 插入下拉式清單：功能簡介

最後更新：2026年7月20日

WPS 的「插入下拉式清單」可協助你在試算表儲存格中建立預設選項選單；本指南涵蓋 4 項核心操作，其中 4 項無需會員即可使用，0 項屬會員相關內容。

快速總覽

指標數值備註
核心操作4與操作索引中的列數一致
無需會員即可使用4與索引中「免費」列數一致
會員相關項目0與索引中會員相關列數一致

功能介紹

概覽

「插入下拉式清單」是 Windows 版 WPS Office 中的試算表資料輸入功能，可讓你在儲存格內建立可選擇的選項清單，令輸入內容更一致，亦更方便管理。

核心功能包括：

  • 套用現有下拉式清單：使用預設範本建立是／否、狀態或評級類型的輸入選項。
  • 建立自訂下拉式清單：手動新增選項、調整順序、移除選項，並可選擇單選或多選。
  • 開啟更多設定：可使用手動輸入的值或引用範圍作為來源，並設定無效輸入提示。
  • 清除下拉式清單：移除下拉規則，同時保留儲存格內現有內容。

此功能適用於 Windows 版 WPS Spreadsheet 中的任務追蹤、審批記錄、分類標籤、問卷整理等各類結構化資料輸入場景。

系統要求

項目要求
作業系統可正常執行 WPS Office 的 Windows 裝置
應用程式版本建議使用最新版本的 WPS Office，以獲得完整的介面與設定選項
網絡在本機建立及編輯下拉式清單毋須強制連線上網；但下載、安裝及與帳戶相關的操作則需要網絡連線
其他你需要能夠開啟 WPS Spreadsheet 檔案，並具備編輯目標工作表的權限

下載與安裝

項目詳情
官方下載WPS Office 免費下載
安裝後檢查開啟 WPS Spreadsheet，打開活頁簿，並確認「插入」索引標籤中顯示「下拉式清單」入口

來源： WPS 下載頁面

與其他方案比較

比較維度WPSMicrosoftGoogleNotionAdobe
功能摘要可直接在 WPS Spreadsheet 的「插入」索引標籤中建立下拉式清單，支援預設範本、自訂選項、多選、顏色、引用範圍、無效輸入提示，以及清除清單等操作。Excel 透過資料驗證建立儲存格內下拉式清單，支援清單來源、輸入訊息、錯誤提示及移除清單。Google Sheets 可透過手動輸入的值或範圍建立儲存格內下拉式清單，並支援多選、顯示樣式，以及規則編輯或刪除。Notion 使用 Select、Status 及 Multi-select 資料庫屬性作記錄分類，但這並非試算表儲存格層級的下拉式清單操作流程。Acrobat 支援在 PDF 表單中使用下拉欄位或清單欄位，較適合表單填寫，而非試算表儲存格驗證。
WPS 優勢優勢：WPS 在試算表介面中同時整合預設範本與自訂建立功能。特色：同一操作流程內即可使用多選、顏色、引用範圍及無效輸入提示。相比 WPS：Excel 官方頁面主要著重以資料驗證建立下拉式清單，對預設範本或同一流程中的顏色選項著墨較少。相比 WPS：Google Sheets 支援多選及顯示樣式，但整體流程主要圍繞資料驗證規則面板。相比 WPS：Notion 更偏向資料庫屬性管理，未有提供相同的試算表儲存格層級下拉式清單編輯流程。相比 WPS：Acrobat 更適合用於 PDF 表單欄位設計，而非試算表資料輸入。
官方來源—建立下拉式清單在儲存格中建立下拉式清單資料庫屬性Acrobat 中表單元件的欄位屬性

總結
如果你嘅主要目標係喺試算表內進行標準化資料輸入，WPS 嘅「插入下拉式清單」提供直接嘅入口，並可喺同一流程中完成多項設定。Microsoft Excel 同 Google Sheets 亦提供成熟嘅儲存格內下拉選單功能；至於 Notion 同 Adobe，則更適合用於資料庫屬性管理或 PDF 表單情境。

來源：Microsoft Support；Google Docs Editors Help；Notion Help Center；Adobe Help Center

使用情境

編號情境適用對象主要問題此功能如何協助
1任務狀態管理專案成員、團隊主管狀態值輸入唔一致使用預設範本，例如 Not Started / In Progress / Completed
2審批結果輸入行政、財務、人力資源團隊二元結果容易輸入錯誤套用 Yes / No 類型嘅下拉選單範本
3分類標籤整理營運及資料維護人員分類太多，需要重新排序建立自訂下拉式清單，並拖曳選項重新排序
4多標籤記錄需要追蹤多個標籤嘅試算表擁有者一個儲存格需要多於一個標籤喺自訂下拉式清單中開啟多選
5標準化資料收集表單設計人員及分析人員無效輸入會影響後續分析喺「更多設定」中使用參照範圍同無效輸入提示

會員與權益

免費版與 WPS Premium

功能免費使用者WPS Premium
Writer、Spreadsheet 同 WPS 簡報 基本功能✅ 可用✅ 可用
本指南涵蓋嘅基本試算表下拉式清單操作✅ 可用✅ 可用
基本 PDF 功能及 PDF 閱讀✅ 可用✅ 可用
更進階嘅 PDF、轉換及擴展工具部分受限可用項目更多
雲端儲存空間1 GB價格頁面部分位置顯示為 20 GB

來源： WPS Office 價格頁面

建議

情境建議方案原因
日常試算表輸入、狀態追蹤及基本辦公工作免費版可直接使用插入下拉式清單及常見試算表編輯功能
持續需要更多 PDF、轉換、雲端儲存或分享功能WPS Premium更適合需要長期使用更全面辦公功能嘅使用者

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來源： WPS Office 價格頁面