Bàn giao tài liệu WPS cho thành viên rời đi trên Windows: Giới thiệu

Bàn giao tài liệu WPS cho thành viên rời đi giúp quản trị viên chuyển tài liệu doanh nghiệp và tài sản kinh doanh liên quan của thành viên rời đi trên Windows; tính năng bao gồm 4 tác vụ chính, trong đó 4 tác vụ có sẵn mà không cần thành viên và 0 mục liên quan đến thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	4	Khớp với số hàng trong Chỉ mục hướng dẫn
Có sẵn mà không cần thành viên	4	Khớp với số hàng Miễn phí trong chỉ mục
Mục liên quan đến thành viên	0	Khớp với số hàng liên quan đến thành viên trong chỉ mục

Về tính năng này

Tổng quan

Bàn giao tài liệu cho thành viên rời đi là một khả năng quản trị trong bảng điều khiển quản trị WPS365. Tính năng này giúp quản trị viên chuyển tài liệu doanh nghiệp và tài sản kinh doanh liên quan của thành viên rời đi cho người nhận được chỉ định, sau đó tiếp tục vô hiệu hóa hoặc xóa tài khoản như một phần của quy trình dọn dẹp quyền truy cập.

Các khả năng chính bao gồm:

Bắt đầu bàn giao cho thành viên rời đi từ danh sách thành viên cũ.
Xem xét các tài sản đang chờ xử lý, bao gồm tài liệu của thành viên, quyền tài liệu nhóm, lịch biểu và cuộc họp, cũng như email.
Chọn người nhận và hoàn tất chuyển tài liệu chỉ với một cú nhấp chuột.
Hoàn tất quy trình nghỉ việc bằng cách xóa hoặc vô hiệu hóa tài khoản doanh nghiệp của nhân viên cũ.

Tính năng này phù hợp cho quản trị viên doanh nghiệp, quản trị viên cộng tác nhân sự và nhân viên quản lý tổ chức xử lý việc nghỉ việc, thay đổi vai trò và dọn dẹp quyền truy cập.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng khách WPS365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng khách WPS365 hoặc WPS Office cho Windows
Mạng	Nên có kết nối internet ổn định khi mở bảng điều khiển quản trị và hoàn tất bàn giao
Khác	Cần có quyền truy cập bảng điều khiển quản trị và người nhận phải nằm trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Tải xuống & Cài đặt

Trước khi sử dụng Bàn giao tài liệu cho thành viên rời đi, hãy cài đặt WPS Office hoặc ứng dụng khách WPS365 trên thiết bị Windows và đảm bảo bạn có thể truy cập bảng điều khiển quản trị.

Mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau cài đặt	Khởi chạy ứng dụng khách và xác nhận rằng mục nhập bảng điều khiển quản trị có sẵn ở góc dưới bên trái của trang chủ

Nguồn: Trang tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Hỗ trợ bắt đầu bàn giao từ danh sách thành viên cũ, xem xét tài liệu của thành viên, quyền tài liệu nhóm, lịch biểu và cuộc họp, email và chuyển tài liệu doanh nghiệp cho người nhận được chỉ định trong một quy trình duy nhất.	Quản trị viên Microsoft 365 có thể chặn đăng nhập, giữ nội dung hộp thư và cấp quyền truy cập vào dữ liệu OneDrive và Outlook cho nhân viên khác trong quá trình nghỉ việc, tập trung nhiều hơn vào việc lưu giữ và ủy quyền truy cập.	Quản trị viên Google Workspace có thể chuyển tệp Drive của người dùng rời đi cho chủ sở hữu mới trong tổ chức và việc chuyển không ảnh hưởng đến những người có quyền truy cập tệp.	Notion hỗ trợ chia sẻ trang, tư cách thành viên teamspace và các cấp quyền để cộng tác liên tục, nhưng không cung cấp quy trình bàn giao tài liệu doanh nghiệp chuyên dụng chỉ với một cú nhấp chuột cho thành viên rời đi.	Adobe Acrobat Sign cho phép quản trị viên chuyển quyền sở hữu thư viện mẫu và biểu mẫu web cho chủ sở hữu mới, tập trung vào tài sản ký kết thay vì quy trình bàn giao tài liệu doanh nghiệp đầy đủ.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: WPS kết hợp bàn giao tài liệu và xử lý tài khoản tiếp theo trong một tình huống nghỉ việc duy nhất. Điểm khác biệt: Trang bàn giao liệt kê nhiều loại tài sản doanh nghiệp để xem xét tập trung.	So với WPS: Microsoft nhấn mạnh vào OneDrive, hộp thư và quản lý vòng đời tài khoản, và việc tiếp nhận tài liệu thường được hoàn tất qua nhiều bước quản trị.	So với WPS: Google tập trung vào chuyển quyền sở hữu Drive, hoạt động tốt cho di chuyển tệp đám mây, trong khi các tài sản nghỉ việc khác được xử lý riêng.	So với WPS: Notion tập trung vào chia sẻ trang và kiểm soát quyền, do đó việc bàn giao cho thành viên rời đi được quản lý thông qua cấu trúc không gian làm việc thay vì quy trình chuyển giao chuyên dụng.	So với WPS: Việc chuyển quyền sở hữu của Adobe chủ yếu bao gồm các mẫu và biểu mẫu web, do đó phạm vi hẹp hơn cho việc nghỉ việc tài liệu doanh nghiệp nói chung.
Nguồn chính thức	—	Xóa nhân viên cũ	Chuyển tệp Drive cho chủ sở hữu mới với tư cách quản trị viên	Cài đặt chia sẻ & quyền	Chuyển quyền sở hữu mẫu thư viện và biểu mẫu web cho chủ sở hữu mới

Kết luận tổng quan
WPS rất phù hợp với các nhóm muốn có quy trình nghỉ việc tập trung hơn để chuyển giao tài liệu, rà soát tài sản và xử lý tài khoản sau đó. Các sản phẩm khác cung cấp các tính năng liên quan như lưu giữ, chuyển quyền sở hữu tệp hoặc phân bổ lại tài sản, nhưng phạm vi và trọng tâm quy trình của họ khác nhau.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Người dùng phù hợp	Vấn đề chính	WPS hỗ trợ như thế nào
1	Nghỉ việc của nhân viên	Quản trị viên doanh nghiệp	Tài liệu doanh nghiệp của thành viên rời đi cần được phân bổ lại nhanh chóng	Bắt đầu bàn giao từ danh sách thành viên cũ và chỉ định người nhận
2	Thay đổi vai trò phòng ban	Quản trị viên tổ chức	Quyền sở hữu tài liệu trở nên không rõ ràng sau khi thay đổi vai trò	Chuyển tài liệu doanh nghiệp qua quy trình bàn giao
3	Dọn dẹp quyền truy cập	Quản trị viên CNTT	Quyền truy cập vẫn cần được dọn dẹp sau khi nghỉ việc	Vô hiệu hóa hoặc xóa tài khoản doanh nghiệp sau khi bàn giao
4	Rà soát tài sản	Cộng tác viên nhân sự hoặc vận hành	Khó xác nhận toàn bộ phạm vi tài sản trước khi chuyển giao	Rà soát tài liệu, quyền truy cập, lịch biểu, cuộc họp và email trên trang bàn giao
5	Quy trình nghỉ việc chuẩn hóa	Nhóm quản lý doanh nghiệp	Các bước nghỉ việc rời rạc và có thể bỏ sót việc xử lý tài liệu	Thêm bàn giao tài liệu vào quy trình nghỉ việc thống nhất

Tư cách thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Người dùng miễn phí	WPS Premium
Bàn giao tài liệu cho thành viên rời đi	Có	Có
Quy trình bàn giao trong bảng điều khiển quản trị	Có	Có
Quyền lợi đăng ký cá nhân bổ sung	Phụ thuộc vào gói đăng ký tài khoản hiện tại	Bao gồm các quyền lợi bổ sung được liệt kê trên trang giá

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Tình huống sử dụng	Lựa chọn được khuyến nghị	Lý do
Quản trị viên doanh nghiệp xử lý bàn giao khi nghỉ việc	Sử dụng thiết lập quản lý doanh nghiệp hiện tại	Thông tin tính năng cho thấy không có giới hạn gói
Người dùng cũng cần thêm các tính năng cao cấp cá nhân	Xem xét các gói WPS Premium khi cần	Trang giá liệt kê các quyền lợi bổ sung về PDF, mẫu và lưu trữ đám mây

Trung tâm thành viên WPS: Đăng ký ngay