Cài đặt đặt trước khi chia sẻ tài liệu doanh nghiệp WPS trên Windows: Giới thiệu

Cài đặt đặt trước khi chia sẻ tài liệu doanh nghiệp WPS trên Windows giúp quản trị viên chuẩn hóa quyền chia sẻ mặc định và quy tắc cộng tác cho tài liệu doanh nghiệp; 4 tác vụ chính, 0 tác vụ khả dụng khi không có gói thành viên và 4 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	4	Khớp với số hàng trong Mục lục hướng dẫn
Khả dụng khi không có gói thành viên	0	Khớp với số hàng Miễn phí trong mục lục
Mục liên quan đến gói thành viên	4	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong mục lục
Giới hạn phiên bản	Không nêu rõ	Ghi chú tính năng nguồn không nêu giới hạn phiên bản

Về tính năng này

Tổng quan

Cài đặt đặt trước khi chia sẻ tài liệu doanh nghiệp cho phép quản trị viên quản lý các tham số bảo mật mặc định cho việc chia sẻ tài liệu doanh nghiệp trong ứng dụng WPS 365 trên Windows. Trong bảng điều khiển quản trị, quản trị viên có thể đặt trước phạm vi ủy quyền, phạm vi quyền, quy tắc quản lý cộng tác viên và quy tắc thông báo chia sẻ để các thành viên trong nhóm tuân theo các chính sách mặc định nhất quán khi chia sẻ tệp hoặc thư mục.

Các tính năng chính bao gồm:

Đặt phạm vi ủy quyền và phạm vi quyền mặc định khi bật chia sẻ tệp hoặc thư mục.
Cấu hình ai có thể thêm hoặc xóa cộng tác viên trong Tài liệu đám mây của tôi và Tài liệu nhóm.
Kiểm soát việc người dùng bên ngoài nhóm có thể thêm hoặc xóa cộng tác viên hay không.
Quyết định xem quản trị viên tài liệu có nhận được thông báo khi cộng tác viên được thay đổi hay không.

Yêu cầu hệ thống

Hạng mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng WPS 365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản WPS 365 hoặc WPS Office cho Windows mới nhất
Mạng	Cần có kết nối internet ổn định để mở bảng điều khiển quản trị và lưu cài đặt đặt trước khi chia sẻ
Khác	Tài khoản có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị doanh nghiệp và có quyền quản trị cần thiết

Tải xuống & Cài đặt

Trước khi sử dụng Cài đặt đặt trước khi chia sẻ tài liệu doanh nghiệp, hãy cài đặt WPS Office hoặc ứng dụng WPS 365 trên thiết bị Windows của bạn và đảm bảo tài khoản của bạn có thể truy cập bảng điều khiển quản trị.

Hạng mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau khi cài đặt	Sau khi khởi chạy, hãy xác nhận rằng Bảng điều khiển quản trị khả dụng từ khu vực góc dưới bên trái của trang chủ

Nguồn: Trung tâm tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Quản trị viên có thể đặt trước tập trung các cài đặt chia sẻ tài liệu doanh nghiệp mặc định, bao gồm phạm vi ủy quyền, phạm vi quyền, quy tắc quản lý cộng tác viên và quy tắc thông báo.	Microsoft 365 cho phép người dùng chọn quyền trong Cài đặt liên kết và sử dụng Người cụ thể để kiểm soát quyền truy cập, nhưng trang chính thức chủ yếu mô tả các thao tác chia sẻ riêng lẻ.	Google Drive hỗ trợ các vai trò Người xem, Người nhận xét và Người chỉnh sửa, đồng thời các tài khoản công việc hoặc trường học đủ điều kiện có thể thêm ngày hết hạn cho những người nhận cụ thể.	Notion cho phép người dùng chia sẻ trang với những người được mời, thành viên không gian làm việc hoặc liên kết web, đồng thời hỗ trợ các cấp quyền cũng như thời hạn liên kết khi chia sẻ qua web.	Acrobat hỗ trợ chia sẻ liên kết PDF và quy trình đánh giá tài liệu, với trang chính thức tập trung vào các thao tác chia sẻ ở cấp tệp.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: quản trị viên có thể đặt trước các quy tắc chia sẻ mặc định một cách tập trung thay vì dựa vào người dùng để cấu hình từng lần chia sẻ theo cách thủ công. Điểm khác biệt: cùng một khu vực cài đặt bao gồm quyền mặc định, quản lý cộng tác viên và thông báo quản trị.	So với WPS: quy trình chính thức nhấn mạnh việc chọn quyền trong từng thao tác chia sẻ, ít tập trung vào các cài đặt mặc định tập trung của doanh nghiệp trên trang này.	So với WPS: vai trò chia sẻ và kiểm soát thời hạn được ghi chú rõ ràng, nhưng quy trình tập trung vào chia sẻ tệp hoặc thư mục thay vì một trang cài đặt trước thống nhất cho doanh nghiệp.	So với WPS: chia sẻ ở cấp trang rất linh hoạt và hỗ trợ thời hạn liên kết, nhưng trọng tâm sản phẩm là cộng tác không gian làm việc và trang thay vì cài đặt mặc định chia sẻ tài liệu doanh nghiệp.	So với WPS: Acrobat rất phù hợp để chia sẻ và đánh giá PDF, trong khi việc quản trị tập trung các cài đặt mặc định cho chia sẻ tài liệu doanh nghiệp ít được thể hiện rõ trên trang được trích dẫn.
Nguồn chính thức	—	Chia sẻ tài liệu của bạn	Chia sẻ tệp từ Google Drive	Cài đặt chia sẻ và quyền	Chia sẻ liên kết PDF trong Acrobat

Kết luận tổng thể
Nếu tổ chức của bạn cần quản trị viên xác định quy tắc chia sẻ tài liệu mặc định ở một nơi, WPS là lựa chọn phù hợp để quản lý tập trung. Các sản phẩm khác cũng cung cấp kiểm soát chia sẻ, nhưng quy trình làm việc được đề cập của chúng tập trung nhiều hơn vào việc chia sẻ từng tệp hoặc trang tại thời điểm sử dụng.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Phù hợp với	Thách thức chính	Tính năng này giúp ích như thế nào
1	Chuẩn hóa quy tắc chia sẻ doanh nghiệp	Quản trị viên CNTT, quản trị viên bảo mật thông tin	Nhân viên sử dụng quyền chia sẻ không nhất quán	Đặt trước phạm vi ủy quyền và phạm vi quyền mặc định
2	Quản lý cộng tác viên có quy định	Quản trị viên tài liệu, trưởng nhóm	Cộng tác viên có thể được thêm hoặc xóa mà không có ranh giới rõ ràng	Định cấu hình ai có thể thêm hoặc xóa cộng tác viên
3	Giảm rủi ro cộng tác bên ngoài	Nhóm làm việc với đối tác bên ngoài	Sự tham gia bên ngoài có thể làm tăng rủi ro chia sẻ	Đặt xem người dùng bên ngoài có thể thay đổi cộng tác viên hay không
4	Theo dõi các thay đổi về quyền	Quản trị viên tài liệu	Các thay đổi về cộng tác viên có thể xảy ra mà không được nhìn thấy	Bật thông báo khi cộng tác viên được thay đổi
5	Rà soát cài đặt bảo mật thường xuyên	Nhóm vận hành và tuân thủ	Chính sách chia sẻ cần được cập nhật khi nhu cầu kinh doanh thay đổi	Thường xuyên kiểm tra lại và lưu cài đặt mặc định đã cập nhật

Tư cách thành viên & Lợi ích

Miễn phí so với WPS Premium

Khả năng	Người dùng miễn phí	WPS Premium
Tính năng văn phòng cơ bản và PDF cơ bản	Có	Có
Lưu trữ đám mây	1 GB	20 GB trở lên tùy theo gói
Gói chia sẻ nhiều người dùng	Không áp dụng	Có sẵn thông qua các gói chia sẻ dành cho nhiều thành viên
Tính năng nâng cao và lợi ích mở rộng	Hạn chế	Nhiều tính năng nâng cao và lợi ích mở rộng hơn

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Tình huống	Gói đề xuất	Lý do
Công việc văn phòng cá nhân nhẹ nhàng	Gói miễn phí	Phù hợp với công việc tài liệu cơ bản và sử dụng PDF cơ bản
Người dùng cá nhân cần thêm dung lượng lưu trữ đám mây và tính năng nâng cao	Gói WPS Premium	Tốt hơn cho công việc tài liệu thường xuyên và nhu cầu tính năng nâng cao
Nhóm cần quyền truy cập dùng chung và quản lý tập trung	Gói chia sẻ hoặc gói dành cho doanh nghiệp	Tốt hơn cho cộng tác nhiều thành viên, phân công và quản lý đăng ký

Trung tâm thành viên WPS: Đăng ký ngay