Cách sử dụng Cài đặt đặt trước khi chia sẻ tài liệu doanh nghiệp WPS trên Windows

Sử dụng Cài đặt đặt trước khi chia sẻ tài liệu doanh nghiệp qua 4 chủ đề được lập chỉ mục, tất cả đều liên quan đến cấu hình quản trị doanh nghiệp, giúp quản trị viên nhanh chóng hoàn tất thiết lập quy tắc chia sẻ mặc định.

Chỉ mục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Mở Cài đặt mặc định chia sẻ tệp doanh nghiệp

Đường dẫn truy cập: Bảng điều khiển quản trị → Kiểm soát bảo mật → Bảo mật tài liệu → Cài đặt mặc định cho chia sẻ tệp doanh nghiệp

1. Mở ứng dụng WPS 365.
2. Nhấp vào Bảng điều khiển quản trị ở góc dưới bên trái của trang chủ ứng dụng.
3. Trong danh sách bên trái, nhấp vào Kiểm soát bảo mật.
4. Trong danh sách mở rộng, nhấp vào Bảo mật tài liệu.
5. Nhấp vào Cài đặt mặc định cho chia sẻ tệp doanh nghiệp để mở trang cài đặt.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Trang Cài đặt mặc định chia sẻ tệp doanh nghiệp được mở.
• Hành động tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể xem và sửa đổi các tham số mặc định liên quan đến chia sẻ.

Mẹo khi sử dụng

• Lưu ý về quyền: Bạn cần có quyền quản trị viên để truy cập bảng điều khiển quản trị doanh nghiệp.
• Lưu ý về mạng: Giữ kết nối mạng ổn định khi mở bảng điều khiển.

2. Định cấu hình quyền chia sẻ tệp mặc định

Đường dẫn truy cập: Cài đặt mặc định chia sẻ tệp doanh nghiệp → Quyền mặc định khi bật chia sẻ tệp hoặc thư mục

1. Tìm Quyền mặc định khi bật chia sẻ tệp hoặc thư mục trên trang cài đặt.
2. Trong mục Phạm vi ủy quyền, chọn Mọi người, Chỉ thành viên doanh nghiệphoặc Chỉ những người được chỉ định theo nhu cầu.
3. Trong mục Phạm vi quyền, chọn Chỉ xem, Xem, Bình luậnhoặc Chỉnh sửa theo nhu cầu.
4. Kiểm tra xem cài đặt hiện tại có khớp với chính sách chia sẻ của doanh nghiệp bạn hay không.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Phạm vi ủy quyền và phạm vi quyền hiển thị các tùy chọn mục tiêu đã chọn.
• Hành động tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể tiếp tục định cấu hình quy tắc quản lý cộng tác viên.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nhầm lẫn giữa phạm vi ủy quyền và phạm vi quyền có thể làm thay đổi kết quả chia sẻ cuối cùng.
• Gợi ý sử dụng: Xác định ranh giới chia sẻ nội bộ và bên ngoài trước khi đặt giá trị mặc định.

3. Định cấu hình quy tắc quản lý cộng tác viên

Đường dẫn truy cập: Cài đặt mặc định chia sẻ tệp doanh nghiệp → Tùy chọn quản lý cộng tác viên

1. Tìm cài đặt cho ai có thể thêm hoặc xóa cộng tác viên cho tệp hoặc thư mục theo mặc định.
2. Đối với Tài liệu đám mây của tôi và Tài liệu nhóm, chọn cấp vai trò phù hợp như người có thể xem, nhận xét, chỉnh sửa hoặc quản lý.
3. Đặt xem người dùng bên ngoài nhóm có thể thêm hoặc xóa cộng tác viên hay không theo nhu cầu.
4. Đặt xem quản trị viên tài liệu có được thông báo khi người khác thêm hoặc xóa cộng tác viên hay không theo nhu cầu.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Tất cả các tùy chọn quản lý cộng tác viên đã được cấu hình.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Bạn có thể lưu cài đặt trực tiếp và áp dụng chúng.

Mẹo khi sử dụng

• Lưu ý về gói thành viên: Cho phép người dùng bên ngoài thêm hoặc xóa cộng tác viên là một tính năng liên quan đến gói thành viên.
• Gợi ý cho quản trị viên: Đối với nhóm thường xuyên cộng tác với bên ngoài, hãy xem xét quy tắc thông báo cùng lúc.

4. Lưu và áp dụng cài đặt đặt trước khi chia sẻ

Đường dẫn truy cập: Khu vực cuối trang Cài đặt mặc định chia sẻ tệp doanh nghiệp

1. Sau khi hoàn tất tất cả cài đặt tham số mặc định, hãy rà soát từng mục.
2. Nhấp vào Lưu.
3. Chờ hệ thống hoàn tất lưu.
4. Mở lại hoặc xem lại trang và xác nhận các cài đặt vẫn như mong đợi.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Sau khi lưu, trang giữ nguyên các giá trị cấu hình mới nhất.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Các thao tác chia sẻ tệp doanh nghiệp trong tương lai có thể tuân theo quy tắc mặc định.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu bạn thoát mà không lưu, cài đặt đặt trước sẽ không có hiệu lực.
• Gợi ý cho quản trị viên: Sau khi điều chỉnh chính sách, hãy chạy kiểm tra nội bộ để xác nhận hành vi chia sẻ mặc định khớp với mong đợi.