Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp WPS trên Windows: Giới thiệu

Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp WPS là tính năng bảo mật tài liệu dành cho quản trị viên, phục vụ quản trị chia sẻ trong doanh nghiệp; tính năng bao gồm 4 tác vụ chính, trong đó 0 tác vụ khả dụng khi không có gói thành viên và 4 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	4	Khớp với số hàng trong Chỉ mục hướng dẫn
Khả dụng khi không có gói thành viên	0	Khớp với số hàng Miễn phí trong chỉ mục
Mục liên quan đến gói thành viên	4	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong chỉ mục
Yêu cầu gói dịch vụ	Gói doanh nghiệp	Bắt buộc đối với tính năng quản trị này
Yêu cầu phiên bản	Không có giới hạn phiên bản cụ thể	Sử dụng ứng dụng khách doanh nghiệp hiện tại để thực hiện các tác vụ quản lý

Giới thiệu về tính năng này

Tổng quan

Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp giúp quản trị viên doanh nghiệp quyết định xem tài liệu công ty có thể được chia sẻ với người bên ngoài hay không và quản lý phạm vi chia sẻ được phép. Từ một khu vực quản lý duy nhất, quản trị viên có thể bật hoặc tắt chia sẻ ra bên ngoài và duy trì các trường hợp ngoại lệ thông qua danh sách cho phép.

Các khả năng chính bao gồm:

Định cấu hình công tắc tổng cho phép chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp.
Thiết lập danh sách cho phép cho các thành viên vẫn cần quyền truy cập cộng tác bên ngoài.
Thêm, xóa hoặc xóa hàng loạt thành viên trong danh sách cho phép.
Lưu chính sách để quy tắc cập nhật có hiệu lực trên toàn doanh nghiệp.

Tính năng này phù hợp với việc kiểm soát tài liệu ra bên ngoài, quản lý cộng tác liên tổ chức và quản trị chia sẻ tệp nhạy cảm. Tính năng cũng hỗ trợ người dùng tìm kiếm cách kiểm soát chia sẻ tài liệu ra bên ngoài trong WPS trên Windows.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng khách WPS365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng khách doanh nghiệp WPS365 hoặc WPS Office
Mạng	Cần có kết nối internet để mở bảng điều khiển quản trị và lưu các thay đổi chính sách
Khác	Cần có tài khoản quản trị viên doanh nghiệp với quyền truy cập quản lý bảo mật

Tải xuống & Cài đặt

Trước khi sử dụng Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp, hãy cài đặt WPS Office hoặc ứng dụng khách WPS365 trên Windows và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp của bạn.

Mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau cài đặt	Mở ứng dụng khách và xác nhận rằng bảng điều khiển quản trị khả dụng ở khu vực góc dưới bên trái của trang chủ

Nguồn: Trang tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Cung cấp điểm truy cập quản trị doanh nghiệp cho kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài, cài đặt phạm vi chia sẻ, quản lý danh sách cho phép và các thao tác lưu và áp dụng chính sách.	Microsoft hỗ trợ chia sẻ bên ngoài hoặc khách thông qua cài đặt liên kết OneDrive và SharePoint, bao gồm liên kết dành cho những người cụ thể và chặn tải xuống đối với chia sẻ chỉ xem.	Google Drive hỗ trợ chia sẻ với những người cụ thể và gán quyền Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa, trong khi tài khoản công việc hoặc trường học có thể bị giới hạn bởi chính sách tổ chức.	Notion hỗ trợ mời khách bên ngoài không gian làm việc, gán quyền trang và kiểm soát quyền truy cập công khai thông qua liên kết web và cài đặt bảo mật doanh nghiệp.	Adobe Acrobat hỗ trợ chia sẻ liên kết, chia sẻ chỉ xem và chia sẻ để đánh giá, tập trung vào phân phối tài liệu và quy trình đánh giá.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: một đường dẫn quản trị kết hợp công tắc tổng và quản lý danh sách cho phép cho kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài của doanh nghiệp. Điểm khác biệt: phù hợp với quy trình mặc định hạn chế cộng với cho phép ngoại lệ cho quản trị doanh nghiệp.	So với WPS: Microsoft tập trung nhiều hơn vào cài đặt chia sẻ ở cấp tệp trên các dịch vụ lưu trữ đám mây thay vì một trang kiểm soát tài liệu ra bên ngoài tập trung của doanh nghiệp.	So với WPS: Google nhấn mạnh việc gán quyền ở cấp tệp, trong khi quản lý ngoại lệ theo danh sách cho phép tập trung ít trực tiếp hơn trong luồng trợ giúp được trích dẫn.	So với WPS: Notion tập trung vào việc chia sẻ trang và quyền truy cập của khách để cộng tác, với một hướng tiếp cận khác với việc quản lý chia sẻ tài liệu ra bên ngoài doanh nghiệp.	So với WPS: Adobe tập trung nhiều hơn vào việc xem PDF, chia sẻ liên kết và các tình huống đánh giá, thay vì quản lý chia sẻ doanh nghiệp dựa trên danh sách cho phép.
Nguồn chính thức	—	Chia sẻ ngoài hoặc chia sẻ cho khách trong OneDrive, SharePoint và Lists	Chia sẻ tệp từ Google Drive	Cài đặt chia sẻ và quyền	Chia sẻ tài liệu chỉ để xem

Kết luận tổng thể
WPS rất phù hợp với các doanh nghiệp cần một cách tập trung để kiểm soát việc tài liệu nội bộ có thể được chia sẻ ra bên ngoài tổ chức hay không. Nếu nhóm của bạn chủ yếu cần cài đặt liên kết ở cấp tệp, cộng tác trên trang hoặc quy trình đánh giá PDF, các nền tảng khác có thể bổ sung cho những tình huống đó.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Phù hợp với	Vấn đề chính	Tính năng này giải quyết như thế nào
1	Chặn chia sẻ ngoài nói chung	Quản trị viên doanh nghiệp	Tài liệu nội bộ có thể bị chia sẻ ra ngoài công ty quá tự do	Đặt phạm vi chia sẻ để không cho phép chia sẻ ra ngoài
2	Giữ quyền truy cập ngoài cho các vai trò được chọn	Quản trị viên doanh nghiệp và trưởng bộ phận kinh doanh	Một số vai trò vẫn cần cộng tác bên ngoài	Thêm các thành viên đó vào danh sách cho phép
3	Thường xuyên dọn dẹp các quyền ngoại lệ	Quản trị viên doanh nghiệp	Quyền truy cập trong danh sách cho phép có thể kéo dài lâu hơn mức cần thiết	Xóa hoặc xóa hàng loạt thành viên khỏi danh sách cho phép
4	Triển khai chính sách chia sẻ mới	Quản trị viên doanh nghiệp	Các quy tắc cập nhật có thể không có hiệu lực cho đến khi được xác nhận	Lưu cấu hình sau khi thay đổi
5	Cân bằng bảo mật và cộng tác	Đội ngũ quản lý doanh nghiệp	Doanh nghiệp cần cả kiểm soát lẫn sự linh hoạt có giới hạn	Kết hợp công tắc chính với các ngoại lệ trong danh sách cho phép

Tư cách thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Khả năng	Người dùng miễn phí	WPS Premium
Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp	❌ Yêu cầu gói doanh nghiệp	✅ Có sẵn thông qua các gói doanh nghiệp phù hợp
Tính năng PDF cơ bản	✅ Có sẵn	✅ Có sẵn
Lưu trữ đám mây	1 GB	20 GB trở lên dung lượng lưu trữ nhóm tùy theo gói

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Tình huống	Gói đề xuất	Lý do
Chỉnh sửa tài liệu cá nhân hoặc cơ bản	Miễn phí	Phù hợp với nhu cầu xem và chỉnh sửa hàng ngày
Quản lý chia sẻ ngoài trên toàn doanh nghiệp	Gói doanh nghiệp trả phí	Cần thiết để quản trị viên kiểm soát tập trung các quy tắc và ngoại lệ chia sẻ ngoài

Truy cập trang mua WPS: Đăng ký WPS
Đối với mua sắm doanh nghiệp, hãy xem các gói có sẵn trên trang mua chính thức và làm theo quy trình mua dành cho doanh nghiệp.