Cách sử dụng Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp WPS trên Windows

Sử dụng Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp qua 4 chủ đề hướng dẫn, tất cả đều liên quan đến gói thành viên, và chuyển từ mục lục đến đúng tác vụ bạn cần.

Mục lục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Mở trang Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp

Đường dẫn: Bảng điều khiển quản trị → Kiểm soát bảo mật → Bảo mật tài liệu → Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp

1. Mở ứng dụng WPS 365.
2. Trên trang chủ của ứng dụng, nhấp vào Bảng điều khiển quản trị ở khu vực phía dưới bên trái.
3. Trong ngăn điều hướng bên trái, nhấp vào Kiểm soát bảo mật.
4. Nhấp vào Bảo mật tài liệu.
5. Nhấp vào Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp để mở trang chính sách.

Tiêu chí thành công

• Trang Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp được mở.
• Bạn có thể thấy các mục phạm vi chia sẻ và danh sách cho phép.

Mẹo khi sử dụng

• Bạn cần có tài khoản quản trị viên doanh nghiệp.
• Giữ kết nối mạng ổn định khi mở bảng điều khiển quản trị.

2. Thiết lập phạm vi chia sẻ bên ngoài

Đường dẫn: Trang Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp → Phạm vi chia sẻ bên ngoài

1. Tìm mục phạm vi chia sẻ bên ngoài trên trang chính sách.
2. Chọn Cho phép chia sẻ bên ngoài hoặc Không cho phép chia sẻ bên ngoài dựa trên quy định của doanh nghiệp bạn.
3. Xác nhận rằng tùy chọn đã chọn khớp với chính sách chia sẻ tài liệu ra ngoài hiện tại của doanh nghiệp.

Tiêu chí thành công

• Tùy chọn phạm vi chia sẻ mục tiêu đã được chọn.
• Bạn có thể tiếp tục cấu hình danh sách cho phép hoặc lưu chính sách.

Mẹo khi sử dụng

• Tránh thay đổi phạm vi trước khi xác nhận quy định hiện tại của doanh nghiệp.
• Thiết lập này thuộc quản lý quản trị viên doanh nghiệp.

3. Quản lý danh sách cho phép chia sẻ bên ngoài

Đường dẫn: Trang Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp → Danh sách cho phép chia sẻ bên ngoài

1. Trong mục danh sách cho phép, nhấp vào Thêm để đưa vào các thành viên vẫn cần quyền chia sẻ bên ngoài.
2. Để xóa một thành viên, hãy chọn thành viên đó và sử dụng Xóa.
3. Để xóa nhiều thành viên cùng lúc, sử dụng Xóa hàng loạt.
4. Rà soát danh sách cho phép và xác nhận rằng nó khớp với nhu cầu cộng tác hiện tại.

Tiêu chí thành công

• Danh sách cho phép phản ánh đúng danh sách thành viên mong muốn.
• Bạn có thể tiếp tục lưu chính sách.

Mẹo khi sử dụng

• Tránh thêm các thành viên không cần cộng tác bên ngoài.
• Các thành viên trong danh sách cho phép có quyền chia sẻ bên ngoài rộng hơn, vì vậy nên rà soát định kỳ.

4. Lưu và áp dụng chính sách

Đường dẫn: Trang Kiểm soát chia sẻ ra bên ngoài đối với tài liệu doanh nghiệp → Lưu

1. Xem lại phạm vi chia sẻ và cài đặt danh sách cho phép.
2. Nhấp vào Lưu.
3. Chờ quá trình cập nhật chính sách hoàn tất.
4. Thông báo cho các thành viên liên quan nếu quy trình doanh nghiệp của bạn yêu cầu thông báo chính sách.

Tiêu chí thành công

• Thao tác lưu hoàn tất và cấu hình mới nhất vẫn hiển thị trên trang.
• Bạn có thể mở lại trang này sau đó để điều chỉnh chính sách.

Mẹo khi sử dụng

• Không rời khỏi trang trước khi lưu các thay đổi của bạn.
• Giữ kết nối mạng ổn định trong khi lưu.