Cài đặt quyền tài liệu của nhóm WPS trên Windows: Giới thiệu

Cài đặt quyền tài liệu của nhóm giúp quản trị viên nhóm tập trung quản lý cách mở tài liệu của nhóm, kiểm soát chia sẻ bên ngoài, quyền mặc định của thành viên ngoài, cách rà soát tài liệu đã chia sẻ và cách xác định quyền truy cập tài liệu trên toàn nhóm; tổng cộng 5 tác vụ chính, 0 tác vụ khả dụng khi không có gói thành viên và 5 tác vụ liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	5	Khớp với số hàng trong Chỉ mục hướng dẫn
Khả dụng khi không có gói thành viên	0	Khớp với số hàng Miễn phí trong chỉ mục
Mục liên quan đến gói thành viên	5	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong chỉ mục
Giới hạn phiên bản	Không nêu rõ	Xem chi tiết tính năng bên dưới
Phạm vi gói	Bao gồm một số khả năng của gói doanh nghiệp	Kiểm tra nhãn gói thành viên trước khi sử dụng

Về tính năng này

Tổng quan

Cài đặt quyền tài liệu của nhóm là khả năng quản lý tài liệu nhóm tích hợp sẵn trong WPS cho Windows. Tính năng này được thiết kế để giúp các nhóm chuẩn hóa hành vi cộng tác và ranh giới truy cập trong thư mục nhóm.

Các khả năng chính bao gồm:

Mở tất cả tài liệu ở chế độ đồng chỉnh sửa: cho phép tài liệu của nhóm mở ở chế độ cộng tác theo mặc định để nhiều người cùng chỉnh sửa.
Kiểm soát chia sẻ bên ngoài: có thể hạn chế chia sẻ tài liệu của nhóm ra ngoài công ty hoặc ngoài nhóm.
Quyền mặc định cho thành viên ngoài: cho phép quản trị viên đặt trước mức truy cập mặc định cho thành viên ngoài sau khi họ tham gia nhóm.
Quản lý tài liệu đã chia sẻ: cung cấp nơi tập trung để rà soát và quản lý các tài liệu đã được chia sẻ.
Xác định quyền truy cập tài liệu của nhóm: cho phép quản trị viên quản lý quyền truy cập cho tất cả tài liệu trong nhóm và tùy chỉnh các quy tắc trên toàn nhóm.

Tính năng này hữu ích cho cộng tác liên phòng ban, làm việc với dự án bên ngoài, quản lý lưu trữ nhóm và quản trị quyền truy cập. Tính năng giúp giảm các thay đổi quyền rời rạc và giữ cân bằng tốt hơn giữa chia sẻ và kiểm soát.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows trong môi trường hệ thống được hỗ trợ hiện tại
Phiên bản ứng dụng	WPS Office cho Windows; nên sử dụng phiên bản mới nhất
Mạng	Cần có kết nối Internet để truy cập tài liệu của nhóm, đồng bộ cài đặt và quản lý tài liệu đã chia sẻ
Khác	Đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị nhóm; một số khả năng phụ thuộc vào gói thành viên hoặc quyền truy cập gói doanh nghiệp

Tải xuống & Cài đặt

Mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Cài đặt	Tải xuống ứng dụng Windows, hoàn tất trình hướng dẫn cài đặt và đăng nhập vào tài khoản của bạn
Kiểm tra sau cài đặt	Mở WPS, vào Tài liệu của nhóm và xác nhận mục Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu có sẵn

Nguồn: Trung tâm tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Cung cấp một điểm cài đặt cấp nhóm cho thư mục nhóm, bao gồm chế độ mở đồng chỉnh sửa mặc định, kiểm soát chia sẻ bên ngoài, quyền mặc định cho thành viên ngoài, quản lý tài liệu đã chia sẻ và xác định quyền truy cập tài liệu của nhóm.	Microsoft 365 hỗ trợ chia sẻ tệp và thư mục với các tùy chọn quyền như Có thể chỉnh sửa, Có thể xem, Có thể đánh giá và Không thể tải xuống, cùng với cài đặt chia sẻ bên ngoài và liên kết.	Google Docs cung cấp kiểm soát truy cập chi tiết để quản trị viên và người cộng tác có thể quyết định ai có thể chỉnh sửa, nhận xét, tải xuống, chia sẻ hoặc xem tài liệu.	Notion cho phép người dùng mở Chia sẻ ở đầu trang để mời thành viên hoặc khách, quản lý quyền truy cập và gán các mức quyền khác nhau.	Adobe Acrobat tập trung vào chia sẻ và đánh giá PDF, bao gồm chia sẻ liên kết và kiểm soát ai có thể xem hoặc nhận xét trên PDF.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: Quản trị viên nhóm có thể quản lý hành vi cộng tác mặc định, ranh giới chia sẻ bên ngoài và quy tắc quyền truy cập trên toàn nhóm từ một nơi duy nhất cho thư mục nhóm.	So với WPS: có các tùy chọn kiểm soát chia sẻ tệp mạnh mẽ, nhưng quy tắc mặc định trên toàn nhóm thường được quản lý qua cài đặt chia sẻ của Microsoft 365 thay vì một bảng cài đặt thư mục nhóm duy nhất.	So với WPS: các tùy chọn cộng tác ở cấp tài liệu rõ ràng, nhưng trang sản phẩm chính thức mô tả ít hơn về quản trị quyền thư mục nhóm tập trung.	So với WPS: hoạt động tốt cho cộng tác trên trang và không gian làm việc, nhưng mô hình quyền tập trung vào trang, không gian nhóm và khách mời thay vì thư mục tài liệu nhóm.	So với WPS: cộng tác tập trung vào quy trình đánh giá PDF, do đó phạm vi xác định quyền trên toàn thư mục nhóm hẹp hơn.
Nguồn chính thức	—	Chia sẻ tệp, thư mục và mục danh sách	Trang sản phẩm Google Docs	Cài đặt chia sẻ và quyền	Chia sẻ liên kết PDF trong Acrobat

Kết luận tổng thể
Nếu nhóm của bạn cần một nơi duy nhất để quản lý hành vi cộng tác mặc định, phạm vi chia sẻ bên ngoài và quyền mặc định của thành viên cho thư mục nhóm, WPS là lựa chọn phù hợp cho quy trình đó. Microsoft, Google, Notion và Adobe đều cung cấp các tùy chọn chia sẻ hoặc quyền, nhưng tài liệu chính thức của họ tập trung nhiều hơn vào chia sẻ tệp, cộng tác tài liệu trực tuyến, cộng tác trang hoặc đánh giá PDF.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Phù hợp với	Vấn đề chính	Tính năng này giải quyết như thế nào
1	Cộng tác nhóm tiêu chuẩn	Quản trị viên nhóm, trưởng dự án	Thành viên nhóm mở tài liệu ở các chế độ cộng tác không nhất quán	Bật Mở tất cả tài liệu ở chế độ đồng chỉnh sửa
2	Kiểm soát ranh giới chia sẻ bên ngoài	Quản lý kinh doanh, nhóm cộng tác pháp lý	Tệp có thể bị chia sẻ ra ngoài công ty hoặc nhóm	Sử dụng Kiểm soát chia sẻ bên ngoài để giới hạn phạm vi chia sẻ
3	Tiếp nhận thành viên bên ngoài	Chuyên gia tư vấn bên ngoài, điều phối viên đối tác	Thành viên bên ngoài mới không nhận được quyền mặc định nhất quán	Đặt Quyền tệp mặc định cho thành viên bên ngoài
4	Rà soát nội dung chia sẻ	Quản trị viên nhóm	Tệp chia sẻ nằm rải rác và khó rà soát tập trung	Sử dụng Quản lý tệp chia sẻ để rà soát tập trung
5	Quản trị quyền nhóm	Trưởng phòng ban, quản trị viên cơ sở tri thức	Tiêu chuẩn quyền khác nhau giữa các tài liệu nhóm	Sử dụng Xác định quyền tệp nhóm để thống nhất quy tắc

Tư cách thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Khả năng	Người dùng miễn phí	WPS Premium
Các khả năng liên quan đến cài đặt quyền tài liệu của nhóm	Khả dụng phụ thuộc vào nhãn tư cách thành viên và gói doanh nghiệp hiển thị trong giao diện sản phẩm	Quyền truy cập phụ thuộc vào gói đã mua và các tính năng cộng tác nhóm đi kèm trong gói đó
Lưu trữ đám mây	1 GB dung lượng đám mây	Pro+ bao gồm 20 GB dung lượng đám mây; Gói chia sẻ bao gồm 20 GB dung lượng đám mây cho mỗi người dùng
Gói chia sẻ nhiều người dùng	Không áp dụng	Gói chia sẻ hỗ trợ nhiều người dùng và quản lý thành viên

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Trường hợp sử dụng	Gói đề xuất	Lý do
Cá nhân hoặc đánh giá nhẹ	Miễn phí	Phù hợp để cài đặt ứng dụng và khám phá các tính năng văn phòng cốt lõi
Cộng tác tài liệu nhóm và quản lý quyền	WPS Premium hoặc gói doanh nghiệp phù hợp	Phù hợp hơn với nhóm cần quyền truy cập dùng chung, quản lý thành viên và nhiều dung lượng lưu trữ đám mây hơn
Đăng ký tập trung cho nhiều thành viên	Gói chia sẻ	Phù hợp với nhóm cần phân bổ và quản lý đăng ký cho nhiều người dùng

Trung tâm tư cách thành viên WPS: Đăng ký ngay
Nếu nhóm của bạn cần đăng ký nhiều người dùng, hãy xem Gói chia sẻ và các tùy chọn phù hợp khác trên trang mua hàng.