Cách sử dụng Cài đặt quyền tài liệu của nhóm WPS trên Windows

Sử dụng Cài đặt quyền tài liệu của nhóm qua 5 chủ đề hướng dẫn, tất cả đều liên quan đến gói thành viên hoặc gói doanh nghiệp. Bạn có thể chuyển nhanh từ mục lục đến cài đặt mình cần.

Mục lục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Mở bảng Cài đặt tài liệu của nhóm

Đường dẫn truy cập: Tài liệu nhóm → Thư mục nhóm mục tiêu → Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu

1. Mở ứng dụng WPS 365.
2. Bấm vào Tài liệu nhóm trong ngăn điều hướng bên trái trên trang chủ.
3. Tìm thư mục nhóm mục tiêu.
4. Bấm chuột phải vào tên thư mục nhóm và chọn Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu.
5. Xem lại các tùy chọn quyền tài liệu có sẵn trong bảng mở rộng.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Bảng Cài đặt tài liệu của nhóm được mở.
• Thao tác tiếp theo: Bạn có thể thấy các tùy chọn về chế độ đồng chỉnh sửa, kiểm soát chia sẻ ngoài tổ chức, quyền mặc định, quản lý tệp chia sẻ và xác định quyền tệp của nhóm.

Mẹo khi sử dụng

• Lưu ý về quyền: Đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản lý nhóm.
• Lưu ý về gói thành viên: Kiểm tra nhãn gói thành viên và khả năng sử dụng gói doanh nghiệp trước khi sử dụng.
• Lưu ý về mạng: Giữ thiết bị trực tuyến khi truy cập tài liệu nhóm và đồng bộ cài đặt.

2. Đặt tất cả tài liệu mở ở chế độ đồng chỉnh sửa

Đường dẫn truy cập: Tài liệu nhóm → Thư mục nhóm mục tiêu → Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu → Mở tất cả tài liệu ở chế độ đồng chỉnh sửa

1. Mở bảng Cài đặt tài liệu theo hướng dẫn ở phần trước.
2. Tìm Mở tất cả tài liệu ở chế độ đồng chỉnh sửa.
3. Bật tùy chọn này dựa trên nhu cầu cộng tác của nhóm.
4. Đóng bảng hoặc tiếp tục cấu hình các cài đặt quyền khác.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Tùy chọn đã được bật.
• Thao tác tiếp theo: Các thành viên trong nhóm sẽ mở tài liệu nhóm ở chế độ chỉnh sửa cộng tác sau đó.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Thay đổi cài đặt trước khi vào đúng thư mục nhóm có thể cập nhật nhầm nhóm.
• Lưu ý về gói thành viên: Tính năng này phụ thuộc vào gói cộng tác nhóm mà tài khoản đang sử dụng.

3. Cấu hình kiểm soát chia sẻ ngoài tổ chức

Đường dẫn truy cập: Tài liệu nhóm → Thư mục nhóm mục tiêu → Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu → Kiểm soát chia sẻ ngoài tổ chức

1. Mở bảng Cài đặt tài liệu .
2. Tìm Kiểm soát chia sẻ ngoài tổ chức.
3. Đặt xem tệp của nhóm có thể được chia sẻ ngoài công ty hoặc ngoài nhóm hay không theo chính sách của bạn.
4. Xác nhận cài đặt và thoát, hoặc tiếp tục với các mục quyền khác.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Quy tắc chia sẻ ngoài tổ chức được áp dụng cho nhóm hiện tại.
• Thao tác tiếp theo: Các thành viên trong nhóm bị giới hạn theo phạm vi chia sẻ đã cấu hình khi chia sẻ tệp.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Cập nhật quy tắc trước khi xác nhận chính sách cộng tác ngoài tổ chức của nhóm có thể làm gián đoạn quy trình làm việc với đối tác hiện tại.
• Gợi ý sử dụng: Thông báo cho các thành viên liên quan trước khi thay đổi quy tắc để việc giới hạn chia sẻ không gây nhầm lẫn.

4. Đặt quyền truy cập tệp mặc định cho thành viên bên ngoài

Đường dẫn truy cập: Tài liệu nhóm → Thư mục nhóm mục tiêu → Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu → Quyền truy cập tệp mặc định cho thành viên bên ngoài

1. Mở Cài đặt tài liệu bảng điều khiển.
2. Tìm Quyền truy cập tệp mặc định cho thành viên bên ngoài.
3. Đặt mức truy cập mặc định mà thành viên bên ngoài sẽ nhận được sau khi tham gia nhóm.
4. Lưu cài đặt để các thành viên bên ngoài mới được thêm sẽ tuân theo quy tắc mặc định.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Quy tắc quyền truy cập mặc định đã được lưu.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Các thành viên bên ngoài mới được thêm sẽ nhận quyền truy cập dựa trên quy tắc mặc định đó.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Không tách biệt các tình huống của thành viên nội bộ và bên ngoài có thể dẫn đến thiết lập quyền mặc định không mong muốn.
• Gợi ý sử dụng: Hãy xem xét lại quy tắc mặc định thường xuyên nếu nhóm làm việc với các đối tác bên ngoài.

5. Quản lý tệp chia sẻ và xác định quyền truy cập tệp của nhóm

Đường dẫn truy cập: Tài liệu nhóm → Thư mục nhóm mục tiêu → Cài đặt nhóm → Cài đặt tài liệu → Quản lý tệp chia sẻ / Xác định quyền truy cập tệp của nhóm

1. Mở Cài đặt tài liệu bảng điều khiển.
2. Mở Quản lý tệp chia sẻ để xem lại các tệp đã được chia sẻ trong nhóm.
3. Kiểm tra trạng thái chia sẻ hiện tại và tiếp tục với bất kỳ hành động tiếp theo cần thiết nào.
4. Quay lại bảng điều khiển và mở Xác định quyền truy cập tệp của nhóm.
5. Quản lý quyền truy cập cho tất cả tài liệu của nhóm hoặc tùy chỉnh chúng dựa trên quy tắc của nhóm.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Bạn có thể xem lại danh sách tệp chia sẻ và vào khu vực xác định quyền truy cập tệp của nhóm.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Bạn có thể tiếp tục điều chỉnh quyền truy cập tài liệu dựa trên quy tắc của nhóm.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Chỉ xem xét một tệp và bỏ qua tính nhất quán ở cấp độ quy tắc của nhóm.
• Gợi ý sử dụng: Hãy xem xét lại các tệp chia sẻ thường xuyên để các liên kết chia sẻ cũ không hoạt động lâu hơn mức cần thiết.