วิธีใช้จดหมายเวียนของ WPS บน Windows

ใช้จดหมายเวียนของ WPS ผ่านหัวข้อวิธีใช้งาน 8 รายการได้โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก เลือกหัวข้อจากดัชนีวิธีใช้งาน แล้วทำตามขั้นตอนเพื่อดำเนินงานให้เสร็จสิ้น

ดัชนีวิธีใช้งาน

คู่มือวิธีใช้งาน

1. เปิดแท็บจดหมายเวียน

ตำแหน่งเมนู: การอ้างอิง → จดหมายเวียน

1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการประมวลผลแบบเป็นชุด
2. คลิกแท็บ การอ้างอิง .
3. คลิก จดหมายเวียน เพื่อเปิดพื้นที่เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: คำสั่งจดหมายเวียนจะแสดงขึ้นในหน้าต่าง
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถเปิดแหล่งข้อมูลหรือแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนต่อได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากคุณไม่ได้เปิดเอกสารก่อน ตำแหน่งสำหรับแทรกเขตข้อมูลในภายหลังอาจไม่ชัดเจน

2. เปิดแหล่งข้อมูล

ตำแหน่งเมนู: แท็บจดหมายเวียน → เปิดแหล่งข้อมูล

1. เปิด พื้นที่เครื่องมือจดหมายเวียน .
2. คลิก เปิดแหล่งข้อมูล.
3. เลือกไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลผู้รับ
4. แนะนำให้ใช้รูปแบบ .xls สำหรับไฟล์แหล่งข้อมูล
5. คลิก เปิด เพื่อโหลดให้เสร็จสิ้น

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: เชื่อมต่อแหล่งข้อมูลแล้ว และสามารถเลือกเขตข้อมูลได้
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนและแสดงตัวอย่างระเบียนได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากไม่ได้วางชื่อเขตข้อมูลไว้ในแถวแรก การจดจำเขตข้อมูลในภายหลังอาจได้รับผลกระทบ
• ข้อจำกัดของสภาพแวดล้อม: ต้องใช้กลไกฐานข้อมูล AccessDatabaseEngine แบบ 32 บิต

3. แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

จุดเข้าใช้งาน: แท็บจดหมายเวียน → แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

1. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการแทรกข้อมูลลงในเอกสาร
2. คลิก แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน.
3. เลือกเขตข้อมูลที่ตรงกันในกล่องโต้ตอบ
4. คลิก แทรก เพื่อวางเขตข้อมูลลงในเอกสาร
5. ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้จนกว่าจะแทรกเขตข้อมูลที่ต้องการครบทั้งหมด

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: เครื่องหมายเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่เกี่ยวข้องจะแสดงในเอกสาร
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถดูตัวอย่างหรือดำเนินการรวมผลลัพธ์ต่อได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากวางเคอร์เซอร์ผิดตำแหน่ง เขตข้อมูลอาจถูกแทรกลงในย่อหน้าที่ไม่ถูกต้อง

4. แสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน

จุดเข้าใช้งาน: แท็บจดหมายเวียน → ดูข้อมูลที่ผสานแล้ว

1. คลิก ดูข้อมูลที่ผสานแล้ว.
2. ตรวจสอบว่าระเบียนปัจจุบันแสดงในเอกสารอย่างไร
3. ใช้ ก่อนหน้า หรือ ถัดไป เพื่อสลับระหว่างระเบียน
4. หากจำเป็น ให้คลิก ระเบียนสุดท้าย เพื่อข้ามไปยังระเบียนสุดท้าย

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: เนื้อหาเอกสารจะเปลี่ยนไปเมื่อคุณสลับระเบียน
• การดำเนินการถัดไป: หลังจากยืนยันแล้ว คุณสามารถผสานไปยังเอกสาร อีเมล หรือเครื่องพิมพ์ได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากไม่ได้ตรวจสอบเขตข้อมูลสำคัญทีละระเบียน ปัญหาด้านรูปแบบอาจถูกพบหลังจากส่งออกเป็นชุดแล้วเท่านั้น

5. ผสานไปยังเอกสารใหม่

จุดเข้าใช้งาน: แท็บจดหมายเวียน → ผสานไปยังเอกสารใหม่

1. คลิก ผสานไปยังเอกสารใหม่.
2. เลือกช่วงการผสาน เช่น ระเบียนทั้งหมด ระเบียนปัจจุบัน หรือช่วงที่ระบุ
3. คลิก ตกลง เพื่อสร้างเอกสารที่ผสานแล้ว

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: ระบบจะสร้างเอกสารผลลัพธ์ที่ผสานแล้วฉบับใหม่
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถตรวจทาน บันทึก หรือพิมพ์เอกสารใหม่ได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากส่งออกโดยตรงโดยไม่แสดงตัวอย่างระเบียนก่อน คุณอาจต้องสร้างผลลัพธ์ใหม่อีกครั้ง

6. ผสานและส่ง

จุดเข้าใช้งาน: แท็บจดหมายเวียน → ผสานและส่ง

1. คลิก ผสานและส่ง.
2. ตั้งค่าผู้รับ หัวเรื่อง และรูปแบบอีเมล
3. เลือกช่วงระเบียนที่จะส่ง
4. คลิก ตกลง เพื่อส่งเนื้อหาที่ผสานแล้ว

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: การตั้งค่าการส่งเสร็จสมบูรณ์ และระเบียนที่เลือกจะเริ่มประมวลผล
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถปรับแหล่งข้อมูลหรือส่งช่วงที่เลือกอีกครั้งได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากไม่ได้ตรวจสอบเขตข้อมูลผู้รับ ข้อความอาจถูกส่งไปยังปลายทางที่ไม่ถูกต้อง
• ข้อจำกัดของสภาพแวดล้อม: การส่งอีเมลต้องมีสภาพแวดล้อมอีเมลที่พร้อมใช้งาน

7. ผสานเป็นเอกสารใหม่หลายฉบับ

จุดเข้าใช้งาน: แท็บจดหมายเวียน → ผสานเป็นเอกสารใหม่แยกหลายไฟล์

1. คลิก ผสานเป็นเอกสารใหม่แยกหลายไฟล์.
2. ป้อนข้อมูลการตั้งชื่อไฟล์ ประเภทการบันทึก และตำแหน่งที่บันทึก
3. เลือกช่วงข้อมูลที่จะผสาน
4. คลิก ตกลง เพื่อสร้างเอกสารแยกหลายไฟล์

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: ระบบจะส่งออกไฟล์ใหม่หลายไฟล์แยกตามระเบียน
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถเก็บถาวร ส่ง หรือแก้ไขแต่ละไฟล์แยกกันได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากไม่ได้ยืนยันตำแหน่งที่บันทึกล่วงหน้า การค้นหาไฟล์ในภายหลังอาจใช้เวลานานขึ้น

8. ผสานไปยังเครื่องพิมพ์

จุดเริ่มต้น: แท็บจดหมายเวียน → ผสานไปยังเครื่องพิมพ์

1. คลิก ผสานไปยังเครื่องพิมพ์.
2. เลือกช่วงระเบียนที่ต้องการส่งออก
3. คลิก ตกลง เพื่อเริ่มพิมพ์ผลลัพธ์ที่ผสานแล้ว

เกณฑ์ความสำเร็จ

• สถานะ UI: งานพิมพ์จะเข้าสู่คิวการพิมพ์
• การดำเนินการถัดไป: คุณสามารถปรับช่วงและสั่งพิมพ์อีกครั้งได้หากจำเป็น

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากไม่ได้ตรวจสอบสถานะเครื่องพิมพ์ก่อน งานแบบกลุ่มอาจถูกขัดจังหวะ
• ข้อจำกัดด้านสภาพแวดล้อม: ต้องมีเครื่องพิมพ์ที่พร้อมใช้งาน