บันทึกเอกสาร WPS บน Windows: บทนำ

บันทึกเอกสาร WPS เป็นฟีเจอร์สำหรับผู้ดูแลระบบใน WPS 365 ที่ใช้ตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของเอกสารในองค์กร คู่มือนี้ครอบคลุมงานหลัก 1 รายการ โดยมี 0 รายการที่ใช้งานได้โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก และ 1 รายการที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก

ภาพรวมโดยย่อ

ตัวชี้วัด	ค่า	หมายเหตุ
งานหลัก	1	ตรงกับจำนวนแถวในดัชนีวิธีใช้
ใช้งานได้โดยไม่ต้องเป็นสมาชิก	0	ตรงกับจำนวนแถว Free ในดัชนี
รายการที่เกี่ยวข้องกับสมาชิก	1	ตรงกับจำนวนแถวที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในดัชนี
ข้อจำกัดของเวอร์ชัน	ไม่ได้ระบุ	ต้องใช้แพลนองค์กร

เกี่ยวกับฟีเจอร์นี้

ภาพรวม

บันทึกเอกสารเป็นฟีเจอร์สำหรับผู้ดูแลระบบใน WPS 365 สำหรับติดตามกิจกรรมของเอกสารและตรวจสอบเอกสารในไฟล์ขององค์กร ช่วยให้ผู้ดูแลระบบติดตามการดำเนินการกับเอกสารตามบุคคล ช่วงเวลา และประเภทการดำเนินการได้

ความสามารถหลักประกอบด้วย:

ตรวจสอบบันทึกการสร้าง การเข้าถึง การแก้ไข การแชร์ การลบ และการดาวน์โหลดเอกสาร
กรองบันทึกตามบุคคล เวลา และประเภทการดำเนินการ เพื่อค้นหารายการที่ต้องการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ส่งออกผลลัพธ์ของบันทึกเพื่อการวิเคราะห์แบบออฟไลน์ การเก็บถาวร และการตรวจสอบภายใน

กรณีการใช้งานทั่วไป ได้แก่ การตรวจสอบเอกสารขององค์กร การทบทวนการจัดการภายใน และการตรวจสอบกิจกรรมที่ผิดปกติ

ข้อกำหนดของระบบ

รายการ	ข้อกำหนด
ระบบปฏิบัติการ	อุปกรณ์ Windows ที่สามารถเรียกใช้ไคลเอนต์ WPS 365 ได้ตามปกติ
เวอร์ชันแอป	แนะนำให้ใช้ไคลเอนต์ WPS 365 เวอร์ชันล่าสุด
เครือข่าย	ต้องมีการเชื่อมต่อเครือข่ายที่ใช้งานได้เพื่อเปิดคอนโซลผู้ดูแลระบบและตรวจสอบบันทึก
อื่นๆ	ต้องใช้แพลนองค์กร และในกรณีส่วนใหญ่จำเป็นต้องใช้บัญชี Super Admin หรือบัญชีผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ดูบันทึก

การดาวน์โหลดและการติดตั้ง

ก่อนใช้บันทึกเอกสาร ให้ติดตั้ง WPS Office หรือไคลเอนต์ WPS 365 สำหรับ Windows จากนั้นลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีองค์กรที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ

รายการ	รายละเอียด
ดาวน์โหลดอย่างเป็นทางการ	ดาวน์โหลด WPS Office ฟรี
การตรวจสอบหลังติดตั้ง	เปิดไคลเอนต์และยืนยันว่าคุณสามารถเปิดคอนโซลผู้ดูแลระบบได้จากบริเวณมุมล่างซ้ายของหน้าแรก

แหล่งที่มา: หน้าดาวน์โหลด WPS

เปรียบเทียบกับทางเลือกอื่น

มิติการเปรียบเทียบ	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
สรุปความสามารถ	รองรับการตรวจสอบกิจกรรมเอกสารขององค์กรในคอนโซลผู้ดูแลระบบ WPS 365 โดยสามารถกรองตามบุคคล เวลา และประเภทการดำเนินการ พร้อมทั้งส่งออกข้อมูลได้	Microsoft Purview ช่วยให้องค์กรค้นหาข้อมูลเหตุการณ์ในบันทึกการตรวจสอบและตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้ได้ โดยใช้ตัวกรอง เช่น ช่วงวันที่ กิจกรรม ผู้ใช้ และไฟล์หรือไซต์	แดชบอร์ดกิจกรรมของ Google Docs แสดงประวัติการดูเอกสาร และให้ผู้ใช้จัดการการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของประวัติการดูสำหรับไฟล์ที่ใช้ในการทำงานหรือการศึกษาได้	Notion Audit log บันทึกเหตุการณ์ในเวิร์กสเปซทั่วทั้งองค์กร และรองรับการกรองตามวันที่ บุคคล ประเภทเหตุการณ์ และกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง	Audit logs ของ Adobe Acrobat Analyzer มีบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบ และระบบที่ค้นหาได้ พร้อมตัวกรองและการส่งออก CSV
ข้อดีของ WPS	จุดเด่น: จุดเข้าใช้งานถูกรวมไว้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ WPS 365 เพื่อการตรวจสอบและส่งออกที่เน้นเอกสารโดยเฉพาะ ความแตกต่าง: การดำเนินการที่ติดตามสอดคล้องกับการจัดการเอกสารขององค์กรอย่างใกล้ชิด เช่น การสร้าง การเข้าถึง การแก้ไข การแชร์ การลบ และการดาวน์โหลด	เมื่อเทียบกับ WPS: Microsoft ครอบคลุมขอบเขตการตรวจสอบที่กว้างกว่าทั่วทั้งบริการ Microsoft 365 แต่เวิร์กโฟลว์จะเน้นที่การค้นหาบันทึกการตรวจสอบใน Purview มากกว่าหน้าบันทึกเอกสารภายในพื้นที่ทำงานเอกสาร	เมื่อเทียบกับ WPS: Google ให้ความสำคัญกับการมองเห็นประวัติการดูและการควบคุมความเป็นส่วนตัวมากกว่า ดังนั้นมุมมองกิจกรรมจึงมีความเรียบง่ายกว่าสำหรับการตรวจสอบการดำเนินการกับเอกสาร	เมื่อเทียบกับ WPS: Notion มีหมวดหมู่เหตุการณ์ในระดับองค์กรที่กว้างกว่า แต่ Audit log ใช้งานได้สำหรับเจ้าขององค์กรที่ใช้ Enterprise Plan เท่านั้น	เมื่อเทียบกับ WPS: Adobe มุ่งเน้นการรายงานการตรวจสอบภายใน Acrobat Analyzer ซึ่งออกแบบมาสำหรับเวิร์กโฟลว์ด้านข้อมูลอัจฉริยะของเอกสาร มากกว่าคอนโซลผู้ดูแลระบบของชุดสำนักงานแบบทำงานร่วมกัน
แหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการ	—	ค้นหาบันทึกการตรวจสอบ	ดูการทำงานบน Google Docs, Sheets และ Slides	บันทึกการตรวจสอบ	บันทึกการตรวจสอบใน Adobe Acrobat Analyzer

สรุปโดยรวม
หากทีมของคุณต้องการมุมมองการตรวจสอบที่เน้นเอกสารภายในคอนโซลผู้ดูแลระบบ WPS 365 บันทึกเอกสารเหมาะสำหรับการจัดการเอกสารระดับองค์กรในงานประจำวัน Microsoft, Google, Notion และ Adobe ต่างก็มีฟีเจอร์กิจกรรมหรือการตรวจสอบอย่างเป็นทางการเช่นกัน แต่ขอบเขต จุดเข้าใช้งาน และขั้นตอนการตรวจสอบจะแตกต่างกัน

กรณีการใช้งาน

#	สถานการณ์	ผู้ใช้เป้าหมาย	ปัญหาหลัก	วิธีแก้ไข
1	ติดตามการดำเนินการกับเอกสาร	ผู้ดูแลระบบองค์กร	ต้องการยืนยันว่าใครเป็นผู้สร้าง แก้ไข หรือลบเอกสาร	กรองระเบียนบันทึกเอกสารตามบุคคลและประเภทการดำเนินการ
2	เก็บรักษาบันทึกการตรวจสอบ	ทีมตรวจสอบหรือทีมกำกับดูแลการปฏิบัติตามข้อกำหนด	ต้องการเก็บรักษาระเบียนกิจกรรมเอกสารที่สำคัญ	ส่งออกไฟล์บันทึกเพื่อจัดเก็บถาวรและตรวจสอบภายใน
3	ตรวจสอบกิจกรรมที่ผิดปกติ	ผู้ดูแลระบบ IT	ยากต่อการระบุความรับผิดชอบหลังจากมีการลบหรือดาวน์โหลดโดยไม่คาดคิด	ค้นหาบันทึกตามช่วงเวลาและประเภทการดำเนินการ
4	ตรวจสอบกิจกรรมการจัดการ	หัวหน้าทีม	ต้องการตรวจสอบการทำงานร่วมกันในเอกสารภายในช่วงเวลาหนึ่ง	ใช้ตัวกรองเพื่อตรวจสอบบันทึกกิจกรรมในช่วงเวลาที่เลือก
5	ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ดูแลระบบ	ผู้ดูแลระบบสูงสุด	ต้องการยืนยันว่าผู้ดูแลระบบสามารถดูบันทึกได้หรือไม่	ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบตามที่กำหนด

การเป็นสมาชิกและสิทธิประโยชน์

ฟรี เทียบกับ WPS Premium

ฟีเจอร์	ผู้ใช้ฟรี	สมาชิก WPS
การเข้าถึงบันทึกเอกสาร	ไม่พร้อมใช้งาน	พร้อมใช้งานในแพลนองค์กร
การกรองบันทึกเอกสาร	ไม่พร้อมใช้งาน	รองรับ
การส่งออกบันทึก	ไม่พร้อมใช้งาน	รองรับ
การเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบ	ไม่พร้อมใช้งาน	ต้องใช้บัญชีผู้ดูแลระบบองค์กร

แหล่งที่มา: หน้าราคา WPS Office

คำแนะนำ

กรณีการใช้งาน	แพลนที่แนะนำ	เหตุผล
การแก้ไขเอกสารส่วนบุคคลหรือทั่วไป	ฟรี	ไม่จำเป็นต้องใช้การจัดการบันทึกเอกสารระดับองค์กร
การตรวจสอบและการจัดการเอกสารระดับองค์กร	แพลนองค์กร	ต้องมีการเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบ การกรองบันทึก และการส่งออก
การจัดการผู้ดูแลระบบหลายคน	แพลนองค์กรพร้อมการตั้งค่าสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ	ช่วยให้ผู้ดูแลระบบแต่ละคนตรวจสอบบันทึกตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย

หากต้องการดูตัวเลือกการสมัครใช้งานที่มีอยู่ โปรดไปที่ สมัครใช้งาน WPS.