วิธีใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน WPS บน macOS

ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลผ่าน 3 หัวข้อแนะนำ ได้แก่ การสร้างรายการดรอปดาวน์ การกำหนดขีดจำกัดช่วงค่า และการตั้งค่าข้อความป้อนข้อมูลกับการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

สารบัญวิธีใช้

คู่มือการใช้งาน

1. สร้างรายการดรอปดาวน์

เส้นทางเข้าใช้งาน: แท็บ Data → Data Validation

1. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการสร้างรายการดรอปดาวน์
2. คลิก Data Validation บนแท็บ Data .
3. กำหนด เกณฑ์การตรวจสอบ.
4. เลือกตัวเลือก เช่น Ignore blank และ Apply these changes to all other cells with the same settings ตามต้องการ
5. คลิก OK. เมื่อเลือกเซลล์นั้นอีกครั้ง ลูกศรดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้น

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: เมื่อต้องเลือกเซลล์เป้าหมาย จะมีลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏขึ้น
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: คุณสามารถเลือกตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและใส่ลงในเซลล์ได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: การเปิด Data Validation ก่อนเลือกช่วงเป้าหมาย อาจทำให้ใช้กฎกับเซลล์ผิดตำแหน่ง
• หมายเหตุเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม: หากเซลล์ถูกป้องกันไว้ คุณอาจไม่สามารถเปลี่ยนกฎได้

2. กำหนดขีดจำกัดช่วงค่า

เส้นทางเข้าใช้งาน: แท็บ Data → Data Validation

1. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการจำกัดการป้อนข้อมูล
2. เปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation .
3. ในรายการ Allow ให้เลือกประเภท เช่น จำนวนเต็ม ทศนิยม วันที่ หรือเวลา
4. ป้อนค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด หรือกรอกช่องเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน
5. บนแท็บ Error Alert ให้ตั้งค่าข้อความที่จะแสดงเมื่อมีการละเมิดกฎ
6. คลิก OK เพื่อบันทึกกฎ

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: เซลล์เป้าหมายจะคงกฎการจำกัดที่กำหนดไว้
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: ระบบจะยอมรับข้อมูลที่ถูกต้อง และจะแสดงข้อความแจ้งเตือนที่ตั้งค่าไว้เมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากประเภทค่าที่เลือกไม่ตรงกับรูปแบบข้อมูลที่ป้อนจริง อาจมีการแจ้งเตือนบ่อยกว่าที่คาดไว้
• หมายเหตุเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม: ในไฟล์ที่แชร์ กฎจะถูกบันทึกไว้พร้อมกับสเปรดชีตและยังคงมีผลใช้งานต่อไปในภายหลัง

3. ตั้งค่าข้อความป้อนข้อมูลและการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

เส้นทางเข้าใช้งาน: กล่องโต้ตอบ Data Validation → Input Message / Error Alert

1. เปิด Data Validation กล่องโต้ตอบ
2. สลับไปที่แท็บ Input Message แล้วป้อนชื่อเรื่องและข้อความที่จะแสดงเมื่อเลือกเซลล์
3. สลับไปที่แท็บ Error Alert แล้วตั้งค่ารูปแบบการแจ้งเตือนและข้อความสำหรับข้อมูลที่ป้อนไม่ถูกต้อง
4. คลิก OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า
5. กลับไปที่แผ่นงานและทดสอบทั้งข้อความแจ้งเมื่อเลือกเซลล์และการแจ้งเตือนเมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนอินเทอร์เฟซ: เมื่อเลือกเซลล์จะมีข้อความป้อนข้อมูลปรากฏขึ้น และเมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องจะมีการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลที่ป้อนตามข้อความแนะนำได้

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย: หากตั้งค่าเฉพาะกฎโดยไม่เพิ่มข้อความแนะนำ อาจทำให้แผ่นงานเข้าใจได้ยากขึ้น
• หมายเหตุเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม: ข้อความแนะนำเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้พร้อมไฟล์ และเหมาะสำหรับใช้ในเทมเพลตที่แชร์ร่วมกัน