Передача документов уволенных участников в WPS на Windows: введение

Функция «Передача документов уволенных участников» помогает администраторам передавать корпоративные документы и связанные бизнес-активы уволенных участников на Windows; она включает 4 основные задачи, 4 из которых доступны без подписки и 0 связанных с подпиской.

Краткий обзор

Показатель	Значение	Примечания
Основные задачи	4	Соответствует количеству строк в указателе инструкций
Доступно без подписки	4	Соответствует количеству строк «Бесплатно» в указателе
Элементы, связанные с подпиской	0	Соответствует количеству строк, связанных с подпиской, в указателе

Об этой функции

Обзор

«Передача документов уволенных участников» — это административная функция в консоли администратора WPS 365. Она помогает администраторам передавать корпоративные документы и связанные бизнес-активы уволенного участника назначенному получателю, а затем продолжить деактивацию или удаление учетной записи в рамках очистки доступа.

Основные возможности включают:

Запуск передачи документов уволенного участника из списка бывших сотрудников.
Просмотр ожидающих передачи активов, включая документы участника, права доступа к командным документам, календари и встречи, а также электронную почту.
Выбор получателя и выполнение передачи документов в один клик.
Завершение процесса увольнения путем удаления или деактивации корпоративной учетной записи бывшего сотрудника.

Эта функция подходит для корпоративных администраторов, администраторов совместной работы с HR и сотрудников, отвечающих за управление организацией, которые занимаются увольнением сотрудников, изменением ролей и очисткой прав доступа.

Системные требования

Параметр	Требование
Операционная система	Устройство с Windows, на котором можно нормально запускать клиент WPS 365
Версия приложения	Рекомендуется использовать последнюю версию клиента WPS 365 или WPS Office для Windows
Сеть	Рекомендуется стабильное интернет-соединение при открытии консоли администратора и выполнении передачи
Прочее	Требуется доступ к консоли администратора, а получатель должен уже находиться в организационной структуре предприятия

Загрузка и установка

Перед использованием функции «Передача документов уволенных участников» установите WPS Office или клиент WPS 365 на устройство с Windows и убедитесь, что у вас есть доступ к консоли администратора.

Параметр	Подробности
Официальная загрузка	Бесплатная загрузка WPS Office
Проверка после установки	Запустите клиент и убедитесь, что запись консоли администратора доступна в левом нижнем углу главной страницы

Источник: Страница загрузки WPS

Сравнение с альтернативами

Аспект	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Сводка возможностей	Поддерживает запуск передачи из списка бывших сотрудников, просмотр документов участника, прав доступа к командным документам, календарей и встреч, электронной почты, а также передачу корпоративных документов назначенному получателю в одном процессе.	Администраторы Microsoft 365 могут блокировать вход, сохранять содержимое почтового ящика и предоставлять доступ к данным OneDrive и Outlook другому сотруднику при увольнении, с более сильным акцентом на сохранение данных и делегирование доступа.	Администраторы Google Workspace могут передавать файлы Drive уволенного пользователя новому владельцу внутри организации, и эта передача не влияет на то, кто имеет доступ к файлам.	Notion поддерживает общий доступ к страницам, членство в командных пространствах и уровни разрешений для текущей совместной работы, но не предлагает специального процесса передачи корпоративных документов для уволенных участников в один клик.	Adobe Acrobat Sign позволяет администраторам передавать право собственности на шаблоны библиотеки и веб-формы новому владельцу, что ориентировано на активы для подписания, а не на полный процесс передачи корпоративных документов.
Преимущества WPS	Преимущество: WPS объединяет передачу документов и последующее управление учетной записью в едином сценарии увольнения. Отличие: на странице передачи перечислены несколько категорий корпоративных активов для централизованного просмотра.	По сравнению с WPS: Microsoft делает акцент на управлении OneDrive, почтовым ящиком и жизненным циклом учетной записи, а передача документов обычно выполняется в несколько этапов администрирования.	По сравнению с WPS: Google фокусируется на передаче права собственности на Drive, что хорошо подходит для миграции облачных файлов, в то время как другие активы при увольнении обрабатываются отдельно.	По сравнению с WPS: Notion ориентирован на общий доступ к страницам и контроль разрешений, поэтому передача документов уволенных участников управляется через структуру рабочего пространства, а не через специальный процесс передачи.	По сравнению с WPS: передача права собственности в Adobe в основном охватывает шаблоны и веб-формы, поэтому сфера применения для общего корпоративного увольнения уже.
Официальный источник	—	Удаление бывшего сотрудника	Передача файлов Drive новому владельцу администратором	Настройки общего доступа и разрешений	Передача прав владения шаблонами библиотеки и веб-формами новому владельцу

Общий вывод
WPS хорошо подходит командам, которым нужен более централизованный процесс вывода сотрудников с передачей документов, проверкой активов и последующим управлением учетными записями. Другие продукты предлагают схожие возможности, такие как хранение, передача прав на файлы или переназначение активов, но их охват и направленность рабочих процессов отличаются.

Варианты использования

№	Сценарий	Подходящие пользователи	Основная проблема	Как помогает WPS
1	Вывод сотрудника из штата	Администраторы предприятия	Необходимо быстро переназначить корпоративные документы уходящего сотрудника	Начните передачу из списка бывших сотрудников и назначьте получателя
2	Смена роли в отделе	Администраторы организации	После смены роли право владения документами становится неопределенным	Передавайте корпоративные документы через процесс передачи
3	Очистка разрешений	ИТ-администраторы	После ухода сотрудника права доступа все еще необходимо очистить	Отключите или удалите корпоративную учетную запись после передачи
4	Проверка активов	Сотрудники отдела кадров или операционного отдела	Сложно подтвердить полный объем активов до передачи	Просматривайте документы, разрешения, расписания, встречи и электронную почту на странице передачи
5	Стандартизированный вывод сотрудника	Руководство предприятия	Этапы вывода сотрудника разрознены, и обработка документов может быть упущена	Добавьте передачу документов в единый процесс вывода сотрудника

Подписка и преимущества

Бесплатная версия и WPS Premium

Возможность	Бесплатные пользователи	WPS Premium
Передача документов уволенных участников	Доступно	Доступно
Процесс передачи в консоли администратора	Доступно	Доступно
Дополнительные преимущества личной подписки	Зависит от текущей подписки на аккаунт	Включает дополнительные преимущества, перечисленные на странице цен

Источник: Страница цен WPS Office

Сценарий использования	Рекомендуемый вариант	Почему
Администраторы предприятия, выполняющие передачу при выводе сотрудника	Используйте текущую настройку управления предприятием	Информация о функции не показывает ограничений по пакету
Пользователи, которым также нужны дополнительные персональные функции Premium	При необходимости ознакомьтесь с планами WPS Premium	На странице цен перечислены дополнительные преимущества для PDF, шаблонов и облачного хранилища