WindowsでWPSのチームドキュメントの権限設定を使う方法

チームドキュメントの権限設定は、5つの操作トピックに分かれています。いずれも会員資格または法人向けプランの利用権限に関連しており、目次から必要な設定へすぐに移動できます。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. チームドキュメント設定パネルを開く

アクセスパス: Team Documents → 対象のチームフォルダー → Team Settings → Document Settings

1. WPS365クライアントを開きます。
2. ホームページの左側ナビゲーションペインでTeam Documentsをクリックします。
3. 対象のチームフォルダーを見つけます。
4. チームフォルダー名を右クリックし、Team Settings → Document Settingsを選択します。
5. 展開されたパネルで利用可能なドキュメント権限オプションを確認します。

成功条件

• 画面結果: チームドキュメント設定パネルが開きます。
• 次にできる操作: 共同編集モード、外部共有の制御、デフォルト権限、共有ファイル管理、チームファイル権限の定義に関するオプションを確認できます。

利用時のヒント

• 権限に関する注意: チーム管理権限を持つアカウントでログインしてください。
• 会員に関する注意: 利用前に会員ラベルと法人向けプランの提供状況を確認してください。
• ネットワークに関する注意: チームドキュメントにアクセスして設定を同期する際は、デバイスをオンラインの状態に保ってください。

2. すべてのドキュメントを共同編集モードで開くように設定する

アクセスパス: Team Documents → 対象のチームフォルダー → Team Settings → Document Settings → Open all documents in co-editing mode

1. 前のセクションの手順に従って、Document Settingsパネルを開きます。
2. Open all documents in co-editing modeを見つけます。
3. チームの共同作業のニーズに応じて、このオプションをオンにします。
4. パネルを閉じるか、他の権限設定を続けます。

成功条件

• 画面結果: オプションが有効になります。
• 次にできる操作: 以後、チームメンバーはチームドキュメントを共同編集モードで開けるようになります。

利用時のヒント

• よくあるミス: 正しいチームフォルダーに入る前に設定を変更すると、別のチームの設定を更新してしまう可能性があります。
• 会員に関する注意: この機能は、アカウントで利用可能なチームコラボレーションプランに依存します。

3. 外部共有の制御を設定する

アクセスパス: Team Documents → 対象のチームフォルダー → Team Settings → Document Settings → External sharing control

1. Document Settingsパネルを開きます。
2. External sharing controlを見つけます。
3. ポリシーに応じて、チームファイルを社外またはチーム外に共有できるかどうかを設定します。
4. 設定を確認して終了するか、他の権限項目の設定を続けます。

成功条件

• 画面結果: 現在のチームに外部共有ルールが適用されます。
• 次にできる操作: チームメンバーがファイルを共有する際、設定された共有範囲に基づいて制限されます。

利用時のヒント

• よくあるミス: チームの外部コラボレーションポリシーを確認する前にルールを更新すると、既存のパートナーとの業務フローが中断される可能性があります。
• 利用の提案: 共有制限による混乱を防ぐため、ルールを変更する前に関係者へ通知してください。

4. 外部メンバーのデフォルトファイル権限を設定する

アクセスパス: Team Documents → 対象のチームフォルダー → Team Settings → Document Settings → Default file permissions for external members

1. Document Settingsパネルを開きます。
2. Default file permissions for external membersを見つけます。
3. 外部メンバーがチームに参加した後に付与されるデフォルトのアクセスレベルを設定します。
4. 新しく追加された外部メンバーにデフォルトルールが適用されるよう、設定を保存します。

成功条件

• 画面上の結果：デフォルトの権限ルールが保存されます。
• 次にできる操作：新しく追加された外部メンバーには、そのデフォルトルールに基づいてアクセス権が付与されます。

利用時のヒント

• よくあるミス：社内メンバーと外部メンバーのケースを分けて設定しないと、意図しないデフォルト権限が設定されることがあります。
• 利用のポイント：チームが外部パートナーと連携している場合は、デフォルトルールを定期的に見直してください。

5. 共有ファイルを管理し、チームファイルの権限を設定する

操作手順：チームドキュメント → 対象のチームフォルダ → チーム設定 → ドキュメント設定 → 共有ファイル管理 / チームファイル権限の設定

1. Document Settingsパネルを開きます。
2. Shared file managementを開き、チーム内ですでに共有されているファイルを確認します。
3. 現在の共有状況を確認し、必要に応じて次の対応を行います。
4. パネルに戻り、Team file permission definitionを開きます。
5. チーム内のすべてのドキュメントの権限を管理するか、チームルールに基づいて個別に設定できます。

成功条件

• 画面上の結果：共有ファイル一覧を確認し、チームファイル権限の設定画面に入ることができます。
• 次にできる操作：チームルールに基づいて、ドキュメント権限の調整を続けることができます。

利用時のヒント

• よくあるミス：1つのファイルだけを確認し、チームルール全体での整合性を見落としてしまうことです。
• 利用のポイント：古い共有リンクが必要以上に有効なまま残らないよう、共有ファイルは定期的に確認してください。