Come usare Trasferimento dei documenti per i membri in uscita di WPS su Windows

Usa Trasferimento dei documenti per i membri in uscita con 4 argomenti pratici, tutti disponibili nella console di amministrazione; scegli un argomento dall'Indice delle procedure e segui il percorso di accesso e i passaggi per completare l'operazione.

Indice delle procedure

Guida operativa

1. Aprire la voce di trasferimento del membro in uscita

Percorso di accesso: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Former Members → Handover

1. Apri il client WPS 365.
2. Fai clic su Admin Console nell'area in basso a sinistra della home page del client.
3. Fai clic su Contacts nel pannello a sinistra.
4. Fai clic su Organization Structure nell'elenco a discesa.
5. Passa alla pagina Former Members.
6. Seleziona dall'elenco degli ex membri il membro che desideri trasferire.
7. Fai clic sul pulsante Handover nell'area in alto a destra della pagina.

Criteri di successo

• La pagina di trasferimento del membro in uscita si apre correttamente.
• Puoi continuare a verificare le risorse in sospeso del membro nella pagina corrente.

Suggerimenti per l'uso

• È richiesto l'accesso alla console di amministrazione.
• Per eseguire il trasferimento, è necessario selezionare un ex membro nell'elenco.

2. Verificare le risorse aziendali in attesa di trasferimento

Percorso di accesso: pagina Handover

1. Verifica le risorse elencate nella pagina di trasferimento.
2. Conferma l'ambito delle risorse aziendali mostrate nella pagina.
3. Controlla i documenti del membro, le autorizzazioni dei documenti del team, pianificazioni e riunioni, email e gli altri elementi elencati.

Criteri di successo

• La pagina mostra le risorse aziendali associate al membro in uscita.
• L'amministratore può decidere se procedere con il trasferimento.

Suggerimenti per l'uso

• Si consiglia di completare la verifica delle risorse prima di selezionare il destinatario.
• Se la tua azienda dispone di un processo interno di approvazione per l'offboarding, conserva il risultato della verifica insieme a tale processo.

3. Selezionare un destinatario e completare il trasferimento dei documenti

Percorso di accesso: pagina Handover → Seleziona destinatario

1. Fai clic sull'area di selezione del destinatario nella pagina di trasferimento.
2. Seleziona la persona che riceverà i documenti.
3. Verifica che il destinatario sia già stato aggiunto alla struttura organizzativa aziendale.
4. Fai clic su OK.
5. Attendi il completamento del trasferimento con un clic.

Criteri di successo

• I documenti aziendali vengono trasferiti al destinatario selezionato.
• Una volta completato il trasferimento, l'ex membro non sarà più il titolare di tali documenti aziendali.

Suggerimenti per l'uso

• Il destinatario deve essere già presente nella struttura organizzativa aziendale.
• Verifica attentamente l'identità del destinatario prima di confermare.
• Il flusso attuale trasferisce i documenti a un solo destinatario per ogni operazione di trasferimento.

4. Gestire l'account del membro in uscita dopo il trasferimento

Percorso di accesso: flusso di gestione dei membri dopo il trasferimento

1. Conferma che il trasferimento dei documenti sia stato completato.
2. Torna alla pagina di gestione degli ex membri.
3. Elimina o disattiva l'account aziendale del dipendente in uscita in base alle policy della tua azienda.

Criteri di successo

• Il trasferimento dei documenti e la gestione dell'account vengono completati come un unico processo di offboarding.
• L'account in uscita non mantiene più accessi aziendali non necessari.

Suggerimenti per l'uso

• Si consiglia di disattivare o eliminare l'account solo dopo aver confermato il trasferimento.
• Puoi includere questo passaggio in una procedura standard di offboarding per ridurre il rischio di omissioni.