Windows 版 WPS 企業文檔分享預設設定：簡介

最後更新：2026年7月17日

Windows 版 WPS 企業文檔分享預設設定可協助管理員統一企業檔案的預設分享權限與協作規則；包含 4 項核心任務、0 項無需會員即可使用的功能，以及 4 項與會員相關的內容。

快速概覽

指標數值備註
核心任務4與操作索引中的列數一致
無需會員即可使用0與索引中標示為 Free 的列數一致
與會員相關的項目4與索引中與會員相關的列數一致
版本限制未有說明來源功能說明註明沒有版本限制

關於此功能

概覽

企業文檔分享預設設定可讓管理員在 WPS 365 Windows 用戶端中管理企業檔案分享的預設安全參數。管理員可在管理後臺預先設定授權範圍、權限範圍、協作者管理規則及分享通知規則，讓團隊成員在分享檔案或資料夾時遵循一致的預設政策。

核心功能包括：

  • 在啟用檔案或資料夾分享時，設定預設授權範圍及權限範圍。
  • 設定誰可在我的雲端文檔及團隊文檔中新增或移除協作者。
  • 控制團隊外的外部使用者是否可新增或移除協作者。
  • 決定在協作者有變更時，文檔管理員是否會收到通知。

系統要求

項目要求
作業系統可正常執行 WPS 365 用戶端的 Windows 裝置
應用程式版本建議使用最新版本的 WPS 365 或 WPS Office Windows 用戶端
網絡需要穩定的網絡連線，才能開啟管理後臺並儲存分享預設設定
其他具備企業管理後臺存取權限及所需管理員權限的帳戶

下載與安裝

使用企業文檔分享預設設定前，請先在你的 Windows 裝置上安裝 WPS Office 或 WPS 365 用戶端，並確認你的帳戶可存取管理後臺。

項目詳情
官方下載WPS Office 免費下載
安裝後檢查啟動後，請確認 管理後臺 可在首頁左下方區域找到

來源： WPS 下載中心

與替代方案比較

比較維度WPSMicrosoftGoogleNotionAdobe
功能摘要管理員可集中預設企業檔案分享的預設設定，包括授權範圍、權限範圍、協作者管理規則及通知規則。Microsoft 365 讓使用者可在連結設定中選擇權限，並使用「特定對象」控制存取範圍，但官方頁面主要說明的是每次分享時的操作。Google Drive 支援檢視者、留言者及編輯者角色，而符合資格的工作或學校帳戶亦可為特定收件人加入到期日。Notion 讓使用者可將頁面分享給受邀對象、工作區成員或透過網頁連結分享，並支援權限等級及網頁分享連結到期設定。Acrobat 支援分享 PDF 連結及文檔審閱流程，官方頁面重點主要放在檔案層級的分享操作。
WPS 優勢優勢：管理員可集中預設分享規則，無需依賴使用者逐次手動設定每次分享。特色：同一設定區域涵蓋預設權限、協作者管理及管理員通知。與 WPS 相比：官方流程較著重於每次分享時選擇權限，在此頁面中對企業集中式預設分享設定的著墨較少。與 WPS 相比：分享角色及到期控制說明清晰，但流程重點在檔案或資料夾分享，而非統一的企業預設設定頁面。與 WPS 相比：頁面層級分享具彈性，亦支援連結到期，但產品重點在工作區與頁面協作，而非企業檔案分享預設設定。與 WPS 相比：Acrobat 很適合用於 PDF 分享及審閱，但在所引用頁面中，對企業文檔分享預設的集中式管治支援較不明顯。
官方來源—分享你的文檔從 Google Drive 分享檔案分享與權限設定在 Acrobat 分享 PDF 連結

總結
如果你的機構需要由管理員在同一位置統一定義文檔分享預設規則，WPS 會是適合集中管理的實用選擇。其他產品同樣提供分享控制功能，但其所列工作流程較著重於在實際使用時分享個別檔案或頁面。

使用情境

編號情境適用對象主要挑戰此功能如何提供協助
1統一企業分享規則IT 管理員、資訊安全管理員員工使用的分享權限不一致預先設定預設授權範圍及權限範圍
2規範協作者管理文檔管理員、團隊主管新增或移除協作者時可能缺乏清晰界線設定誰可新增或移除協作者
3降低對外協作風險需要與外部合作夥伴協作的團隊外部人員參與可能增加分享風險設定是否允許外部使用者更改協作者
4追蹤權限變更文檔管理員協作者變更可能在未被察覺的情況下發生在協作者變更時啟用通知
5定期檢視安全設定營運及合規團隊分享政策需要隨業務需求變化而更新定期重新檢查並儲存更新後的預設設定

會員與權益

免費版與 WPS Premium

功能免費使用者WPS Premium
基本辦公及基本 PDF 功能提供提供
雲端儲存空間1 GB20 GB 或以上，視乎方案而定
多人分享方案不適用可透過面向多人共享的分享方案使用
進階功能與擴展權益有限提供更多進階功能與擴展權益

來源： WPS Office 價格頁面

建議

情境建議方案原因
輕量個人辦公免費方案適合基本文檔處理及基本 PDF 使用
需要更多雲端儲存空間及進階功能的個人使用者WPS Premium 方案更適合持續進行大量文檔工作及需要進階功能的情況
需要共享存取及集中管理的團隊Sharing Plan 或企業導向方案更適合多人協作、分配及訂閱管理

如何訂閱

來源： WPS Office 價格頁面