如何在 Windows 使用 WPS 企業文檔分享預設設定

透過 4 個索引主題了解企業文檔分享預設設定，內容均與企業管理員設定相關，協助管理員快速完成預設分享規則設定。

操作索引

操作指南

1. 開啟企業檔案分享預設設定

進入路徑：管理後臺 → 安全控制 → 文檔安全 → 企業檔案分享預設設定

1. 開啟 WPS365 用戶端。
2. 按一下 管理後臺 ，位置在用戶端首頁左下方。
3. 在左側清單中，按一下 安全控制.
4. 在展開的清單中，按一下 文檔安全.
5. 按一下 企業檔案分享預設設定 ，即可開啟設定頁面。

成功標準

• 介面結果：已開啟企業檔案分享預設設定頁面。
• 下一步可執行操作：你可以檢視及修改與分享相關的預設參數。

使用提示

• 權限提示：你需要具備管理員權限，先可存取企業管理後臺。
• 網絡提示：開啟管理後臺時，請保持網絡連線穩定。

2. 設定預設檔案分享權限

進入路徑：企業檔案分享預設設定 → 啟用檔案或資料夾分享的預設權限

1. 在設定頁面中找到 啟用檔案或資料夾分享的預設權限 。
2. 在 授權範圍下，按需要選擇 任何人, 僅限企業成員或 僅限指定人員 。
3. 在 權限範圍下，按需要選擇 僅檢視, 檢視, 評論或 編輯 。
4. 檢查目前設定是否符合你的企業分享政策。

成功標準

• 介面結果：授權範圍及權限範圍會顯示所選的目標選項。
• 下一步可執行操作：你可以繼續設定協作者管理規則。

使用提示

• 常見錯誤：混淆授權範圍與權限範圍，可能會影響最終分享結果。
• 使用建議：設定預設值前，建議先界定內部與外部分享的邊界。

3. 設定協作者管理規則

進入路徑：企業檔案分享預設設定 → 協作者管理選項

1. 找到以下設定： 預設由誰可為檔案或資料夾新增或移除協作者.
2. 對於 我的雲端文檔 及 團隊文檔，選擇合適的角色層級，例如可檢視、評論、編輯或管理的人員。
3. 按需要設定是否允許 團隊以外的外部使用者新增或移除協作者 。
4. 按需要設定是否在 其他人新增或移除協作者時通知文檔管理員 。

成功標準

• 介面結果：所有協作者管理選項均已完成設定。
• 可執行的下一步：你可以直接儲存設定並使其生效。

使用提示

• 成員資格提示：允許外部使用者新增或移除協作者屬於會員相關功能。
• 管理建議：如團隊經常與外部協作，建議同時檢查通知規則。

4. 儲存並套用分享預設設定

入口路徑：企業檔案分享預設設定頁面的底部區域

1. 完成所有預設參數設定後，請逐項檢查。
2. 按一下 儲存.
3. 等待系統完成儲存。
4. 重新開啟或檢查頁面，確認設定仍符合預期。

成功標準

• 介面結果：儲存後，頁面會保留最新的設定值。
• 可執行的下一步：之後企業檔案分享操作可依照預設規則執行。

使用提示

• 常見錯誤：如未儲存便離開，預設設定將不會生效。
• 管理建議：調整政策後，建議進行一次內部檢查，確認預設分享行為符合預期。