WPS Shared Link trên Windows: Giới thiệu

WPS Shared Link là tính năng quản lý của WPS 365 dùng để xem, tìm kiếm và hủy tập trung các liên kết chia sẻ trong doanh nghiệp; bao gồm 4 tác vụ chính, 0 tác vụ khả dụng khi không có gói thành viên và 4 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	4	Khớp với số hàng trong Mục lục hướng dẫn
Khả dụng khi không có gói thành viên	0	Khớp với số hàng Miễn phí trong mục lục
Mục liên quan đến gói thành viên	4	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong mục lục

Về tính năng này

Tổng quan

Shared Link được sử dụng trong bảng điều khiển quản trị WPS 365 để quản lý tập trung các liên kết chia sẻ đã được tạo trong toàn doanh nghiệp. Quản trị viên có thể tìm kiếm liên kết theo tên tệp, thời gian, người tạo và nhóm, xem chi tiết như loại quyền và thời gian hết hạn, đồng thời hủy chia sẻ một hoặc nhiều liên kết.

Tính năng này hữu ích cho việc quản trị tài liệu doanh nghiệp, rà soát bảo mật liên kết, kiểm tra khi nhân viên nghỉ việc và dọn dẹp quyền truy cập của nhóm. Với khả năng quản lý liên kết tập trung, quản trị viên có thể nhanh chóng xác định các liên kết chia sẻ ra ngoài và đóng các điểm truy cập không còn cần thiết.

Yêu cầu hệ thống

Hạng mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng WPS 365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Không có yêu cầu phiên bản cố định; nên sử dụng phiên bản WPS 365 hoặc WPS Office mới nhất
Mạng	Cần có kết nối internet ổn định để mở bảng điều khiển quản trị, tìm kiếm liên kết và hủy chia sẻ
Khác	Cần có quyền truy cập bảng điều khiển quản trị và gói doanh nghiệp phải được kích hoạt

Tải xuống & Cài đặt

Trước khi sử dụng Shared Link, hãy cài đặt WPS Office hoặc ứng dụng WPS 365 trên thiết bị Windows và đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị.

Hạng mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau khi cài đặt	Khởi chạy ứng dụng, đăng nhập và xác nhận bảng điều khiển quản trị có sẵn ở góc dưới bên trái của trang chủ

Nguồn: Trang tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Cung cấp cổng doanh nghiệp tập trung để quản lý các liên kết chia sẻ, với khả năng tìm kiếm theo tên tệp, thời gian, người tạo và nhóm, cùng với chi tiết liên kết, hủy chia sẻ và hủy chia sẻ hàng loạt.	Microsoft 365 hỗ trợ nhiều loại liên kết chia sẻ và thu hồi liên kết, tập trung nhiều hơn vào chính sách chia sẻ và loại liên kết của OneDrive và SharePoint.	Google Docs và Drive cho phép người dùng xem quyền truy cập, quản lý quyền, xóa quyền truy cập và hạn chế truy cập chung, tập trung mạnh hơn vào kiểm soát chia sẻ ở cấp tệp hoặc thư mục.	Notion cho phép người dùng mở mục Chia sẻ ở đầu trang để xem quyền truy cập, thay đổi quyền, sao chép liên kết, xóa quyền truy cập và ngừng chia sẻ, tập trung mạnh hơn vào quyền ở cấp trang.	Adobe Acrobat hỗ trợ chia sẻ tài liệu qua liên kết và quản lý tài liệu đã chia sẻ, tập trung mạnh hơn vào cộng tác PDF và quy trình đánh giá.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: Quy trình tìm kiếm tập trung và hủy chia sẻ hàng loạt có sẵn từ đường quản trị doanh nghiệp. Điểm khác biệt: Quản trị viên có thể xem các liên kết chia sẻ ngoài theo người tạo và nhóm tại một nơi.	So với WPS: Tài liệu của Microsoft tập trung nhiều hơn vào loại liên kết và hành vi chia sẻ. Việc quản trị tập trung có thể phụ thuộc vào quản trị OneDrive hoặc SharePoint rộng hơn.	So với WPS: Google thiên về điều chỉnh chia sẻ trong từng tệp hoặc thư mục riêng lẻ. Hướng dẫn chính thức ít tập trung vào bảng điều khiển doanh nghiệp tập trung để xem nhiều liên kết chia sẻ cùng lúc.	So với WPS: Notion tập trung vào chia sẻ trang và xuất bản web. Việc tìm kiếm tập trung và đóng hàng loạt các liên kết tài liệu doanh nghiệp kém trực tiếp hơn trong trường hợp này.	So với WPS: Adobe tập trung nhiều hơn vào chia sẻ PDF và quản lý đánh giá. Việc rà soát xuyên nhóm các liên kết chia sẻ doanh nghiệp ít rõ ràng hơn trong quy trình này.
Nguồn chính thức	—	Cách hoạt động của liên kết chia sẻ trong Microsoft 365	Dừng, giới hạn hoặc thay đổi chia sẻ	Cài đặt chia sẻ và quyền	Quản lý tài liệu đã chia sẻ

Kết luận tổng thể
Nếu nhóm của bạn cần một cách tập trung để rà soát và đóng các liên kết tài liệu đã được chia sẻ ra ngoài tổ chức, WPS Shared Link phù hợp với quy trình quản trị đó. Các sản phẩm khác cũng hỗ trợ chia sẻ và thu hồi quyền truy cập, nhưng hướng dẫn chính thức của họ tập trung nhiều hơn vào từng tệp, từng trang hoặc loại tài liệu cụ thể.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Người dùng phù hợp	Thách thức chính	Liên kết chia sẻ giúp ích như thế nào
1	Rà soát bảo mật định kỳ	Quản trị viên doanh nghiệp	Các liên kết ngoài tồn tại lâu khó theo dõi kịp thời	Lọc liên kết chia sẻ theo thời gian và rà soát từng liên kết
2	Rà soát khi nhân viên nghỉ việc	Quản trị viên CNTT, trưởng nhóm	Các liên kết chia sẻ do nhân viên nghỉ việc tạo ra cần được kiểm tra nhanh chóng	Tìm kiếm theo người tạo và hủy các liên kết liên quan
3	Dọn dẹp quyền hạn của nhóm	Quản trị viên phòng ban	Quyền truy cập ngoài có thể vẫn còn sau khi dự án kết thúc	Lọc theo nhóm và hủy chia sẻ hàng loạt
4	Theo dõi tệp đã chia sẻ	Nhân viên tuân thủ hoặc kiểm toán	Một tệp có thể vẫn còn liên kết ngoài đang hoạt động	Tìm kiếm theo tên tệp và mở chi tiết liên kết
5	Xử lý chia sẻ bất thường	Quản trị viên doanh nghiệp	Cần dừng chia sẻ ngoài ngay lập tức sau khi phát hiện sự cố	Mở chi tiết và hủy chia sẻ hoặc hủy chia sẻ hàng loạt

Gói thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Người dùng miễn phí	WPS Premium
Quản lý liên kết chia sẻ doanh nghiệp	❌ Yêu cầu gói doanh nghiệp	✅ Có, tùy thuộc vào gói doanh nghiệp đã kích hoạt
Tìm kiếm liên kết chia sẻ theo điều kiện	❌	✅
Xem chi tiết liên kết	❌	✅
Hủy chia sẻ hàng loạt	❌	✅

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Tình huống sử dụng	Gói khuyến nghị	Lý do
Chỉnh sửa tài liệu cá nhân hoặc tiêu chuẩn	Miễn phí	Không cần gói bổ sung khi không yêu cầu quản trị liên kết doanh nghiệp
Quản trị tài liệu và rà soát quyền hạn doanh nghiệp	Gói liên quan đến doanh nghiệp của WPS	Cần xem, tìm kiếm và đóng tập trung các liên kết chia sẻ doanh nghiệp
Quản lý bảo mật cộng tác nhóm	Gói liên quan đến doanh nghiệp của WPS	Giúp nhóm xử lý liên kết ngoài và hủy chia sẻ hàng loạt trong một quy trình

Trang thành viên: Đăng ký WPS