Ngăn chuyển tệp công ty ra bên ngoài trong WPS trên Windows: Giới thiệu

Biện pháp kiểm soát bảo mật tài liệu Windows này giúp quản trị viên ngăn chặn việc sao chép, di chuyển hoặc lưu tệp công ty ra bên ngoài tổ chức; bao gồm 1 tác vụ chính, trong đó 0 tác vụ khả dụng khi không có gói thành viên và 1 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	1	Khớp với số hàng trong Chỉ mục hướng dẫn
Khả dụng khi không có gói thành viên	0	Biện pháp kiểm soát này yêu cầu gói doanh nghiệp
Mục liên quan đến gói thành viên	1	Yêu cầu quyền truy cập doanh nghiệp hoặc quyền quản trị viên

Về tính năng này

Tổng quan

Ngăn chuyển tệp công ty ra bên ngoài là biện pháp kiểm soát bảo mật tài liệu trong WPS 365 trên Windows. Tính năng này được thiết kế để ngăn thành viên sao chép, di chuyển hoặc lưu tài liệu công ty vào tài liệu đám mây cá nhân hoặc các vị trí lưu trữ khác bên ngoài tổ chức.

Tính năng này phù hợp cho các tổ chức cần quản lý phạm vi lưu hành của tài liệu công ty. Sau khi bật, hoạt động cộng tác nội bộ thông thường vẫn diễn ra bình thường, trong khi các thao tác di chuyển tệp công ty ra bên ngoài tổ chức sẽ bị hạn chế.

Yêu cầu hệ thống

Hạng mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng khách WPS 365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng khách WPS 365 hoặc WPS Office cho Windows
Mạng	Nên có kết nối mạng ổn định khi mở bảng điều khiển quản trị và lưu chính sách
Khác	Cần có quyền quản trị viên truy cập bảng điều khiển quản trị doanh nghiệp và tổ chức phải bật gói doanh nghiệp liên quan

Tải xuống & Cài đặt

Hạng mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau khi cài đặt	Mở ứng dụng khách WPS 365 và xác nhận mục bảng điều khiển quản trị khả dụng ở góc dưới bên trái của trang chủ

Nguồn: Trang tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Cung cấp công tắc phía quản trị viên có thể trực tiếp hạn chế thành viên sao chép, di chuyển hoặc lưu tài liệu công ty đến các vị trí bên ngoài tổ chức.	Microsoft Purview DLP giúp xác định, giám sát và tự động bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trên các ứng dụng, thiết bị doanh nghiệp và một số tình huống truyền tải.	Google Workspace cho phép quản trị viên kiểm soát việc người dùng chia sẻ tệp và thư mục Drive ra bên ngoài tổ chức và có thể giới hạn chia sẻ với các miền đáng tin cậy.	Cài đặt bảo mật doanh nghiệp của Notion có thể tắt chia sẻ công khai, tắt khách, tắt di chuyển hoặc sao chép trang sang không gian làm việc khác và tắt xuất dữ liệu.	Hạn chế chia sẻ doanh nghiệp của Adobe có thể giới hạn chia sẻ liên kết công khai và giới hạn chia sẻ cho thành viên tổ chức và người dùng đáng tin cậy.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: Điểm quản trị được tập trung cho tình huống kiểm soát chuyển tệp này. Điểm khác biệt: Mục tiêu quy tắc tập trung vào việc ngăn tệp công ty bị chuyển ra bên ngoài tổ chức.	So với WPS: Phạm vi bao phủ rộng hơn, nhưng việc thiết lập thường dựa trên chính sách trên các khối lượng công việc DLP.	So với WPS: Trọng tâm là quản trị chia sẻ bên ngoài và kiểm soát miền đáng tin cậy trong Drive.	So với WPS: Kiểm soát tập trung vào chia sẻ không gian làm việc, khách, xuất dữ liệu và di chuyển nội dung giữa các không gian làm việc.	So với WPS: Kiểm soát tập trung vào ranh giới chia sẻ tài sản thuộc tổ chức và cộng tác bên ngoài đáng tin cậy.
Nguồn chính thức	—	Microsoft Purview DLP	Quản lý chia sẻ bên ngoài của Google	Quy định bảo mật doanh nghiệp của Notion	Hạn chế chia sẻ của Adobe

Kết luận tổng thể
Nếu tổ chức của bạn muốn có biện pháp kiểm soát trực tiếp để ngăn tài liệu công ty bị di chuyển ra bên ngoài, WPS cung cấp một đường dẫn quản trị tập trung cho tình huống này. Các nền tảng khác cũng cung cấp kiểm soát chia sẻ bên ngoài hoặc bảo vệ dữ liệu, nhưng phạm vi thiết lập của chúng thường rộng hơn và có thể phù hợp với các tổ chức đã quản lý các hệ sinh thái đó.

Trường hợp sử dụng

STT	Tình huống	Phù hợp với	Vấn đề chính	Giải pháp
1	Ngăn chặn rò rỉ tài liệu công ty	Quản trị viên doanh nghiệp	Thành viên có thể di chuyển tài liệu công ty sang không gian cá nhân để lưu trữ tiếp	Bật tính năng Ngăn chuyển tệp công ty ra bên ngoài
2	Quản lý ranh giới cộng tác nội bộ	Người phụ trách bảo mật và tuân thủ	Cộng tác nội bộ phải được duy trì trong khi hạn chế chuyển dữ liệu ra bên ngoài	Sử dụng chính sách quản trị để giới hạn các thao tác sao chép, di chuyển và lưu đến các vị trí bên ngoài
3	Bảo vệ tài liệu dự án nhạy cảm	Chủ sở hữu dự án	Tài liệu dự án không được phép lưu chuyển ra bên ngoài	Áp dụng chính sách hạn chế chuyển dữ liệu thống nhất cho tài liệu công ty
4	Chuẩn hóa quy tắc xử lý của nhân viên	Quản trị viên CNTT	Nhân viên có thể quen với việc sao chép tệp công ty vào bộ nhớ đám mây cá nhân	Chặn các thao tác liên quan bằng chính sách
5	Làm việc với các hạn chế tải xuống	Quản trị viên doanh nghiệp	Một hạn chế đơn lẻ có thể không bao phủ hết các đường dẫn dữ liệu ra ngoài	Sử dụng biện pháp kiểm soát này cùng với các chính sách bảo mật tài liệu liên quan như hạn chế tải xuống

Gói thành viên & Quyền lợi

Phần này giải thích quyền truy cập theo gói cho tính năng này, bao gồm so sánh đơn giản giữa bản miễn phí và bản trả phí, hướng dẫn đề xuất và đường dẫn đăng ký chính thức.

Bản miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Người dùng miễn phí	WPS Premium
Bảng điều khiển bảo mật tài liệu doanh nghiệp	❌	Yêu cầu gói doanh nghiệp hoặc quyền truy cập dịch vụ doanh nghiệp liên quan
Tính năng văn phòng cơ bản	✅	✅
Tính năng văn phòng và doanh nghiệp nâng cao hơn	Hạn chế	Có sẵn theo gói đã mua

Nguồn: Trang giá WPS Office

Đề xuất

Tình huống	Gói đề xuất	Lý do
Công việc văn phòng cá nhân hàng ngày	Miễn phí	Phù hợp để xem và chỉnh sửa cơ bản
Quản lý bảo mật tài liệu doanh nghiệp	Gói doanh nghiệp hoặc gói trả phí liên quan	Cần thiết cho các kiểm soát bảo mật phía quản trị viên và chính sách cấp tổ chức

Để xem các gói khả dụng và đăng ký qua kênh chính thức, hãy truy cập Đăng ký WPS.