Предустановленные настройки общего доступа к корпоративным документам WPS в Windows: обзор

Предустановленные настройки общего доступа к корпоративным документам WPS в Windows помогают администраторам стандартизировать разрешения по умолчанию и правила совместной работы с корпоративными файлами: 4 основные задачи, 0 доступны без подписки и 4 пункта, связанные с подпиской.

Краткий обзор

Показатель	Значение	Примечания
Основные задачи	4	Соответствует количеству строк в указателе инструкций
Доступно без подписки	0	Соответствует количеству строк с пометкой Free в указателе
Пункты, связанные с подпиской	4	Соответствует количеству строк в указателе, связанных с подпиской
Ограничение по версии	Не указано	В примечании к исходной функции указано, что ограничений по версии нет

Об этой функции

Обзор

Предустановленные настройки общего доступа к корпоративным документам позволяют администраторам управлять параметрами безопасности по умолчанию для общего доступа к корпоративным файлам в Windows-клиенте WPS 365. В консоли администратора можно заранее задать область авторизации, область разрешений, правила управления соавторами и правила уведомлений о совместном доступе, чтобы сотрудники использовали единые политики по умолчанию при предоставлении доступа к файлам и папкам.

Основные возможности:

Настройка области авторизации и области разрешений по умолчанию при включении общего доступа к файлу или папке.
Настройка того, кто может добавлять и удалять соавторов в My Cloud Docs и Team Docs.
Управление тем, могут ли внешние пользователи вне команды добавлять или удалять соавторов.
Выбор, будут ли администраторы документов получать уведомления при изменении состава соавторов.

Системные требования

Пункт	Требование
Операционная система	Устройство Windows, на котором клиент WPS 365 работает корректно
Версия приложения	Рекомендуется использовать последнюю версию клиента WPS 365 или WPS Office для Windows
Сеть	Для открытия консоли администратора и сохранения предустановок общего доступа требуется стабильное подключение к интернету
Прочее	Учетная запись с доступом к консоли администратора предприятия и необходимыми правами администратора

Загрузка и установка

Перед использованием предустановленных настроек общего доступа к корпоративным документам установите WPS Office или клиент WPS 365 на устройство Windows и убедитесь, что ваша учетная запись имеет доступ к консоли администратора.

Пункт	Подробности
Официальная загрузка	Бесплатно скачать WPS Office
Проверка после установки	После запуска убедитесь, что Консоль администратора доступна в нижней левой части главной страницы

Источник: Центр загрузки WPS

Сравнение с альтернативами

Критерий	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Сводка возможностей	Администраторы могут централизованно задавать параметры общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию, включая область авторизации, область разрешений, правила управления соавторами и правила уведомлений.	Microsoft 365 позволяет пользователям выбирать разрешения в настройках ссылки и использовать параметр Specific people для управления доступом, однако официальная страница в основном описывает действия для каждого отдельного случая предоставления доступа.	Google Drive поддерживает роли Viewer, Commenter и Editor, а для подходящих рабочих или учебных учетных записей можно задавать даты окончания доступа для конкретных получателей.	Notion позволяет делиться страницами с приглашенными пользователями, участниками рабочего пространства или по веб-ссылке, а также поддерживает уровни разрешений и срок действия ссылки для веб-доступа.	Acrobat поддерживает общий доступ по ссылке на PDF и процессы рецензирования документов, при этом официальная страница в основном посвящена действиям по предоставлению доступа на уровне файла.
Преимущества WPS	Преимущество: администраторы могут централизованно задавать правила общего доступа по умолчанию, не полагаясь на то, что пользователи будут вручную настраивать каждый случай. Отличие: в одном разделе объединены разрешения по умолчанию, управление соавторами и уведомления для администраторов.	По сравнению с WPS: официальный сценарий в основном делает акцент на выборе разрешений при каждом действии по предоставлению доступа, а централизованным корпоративным предустановкам по умолчанию на этой странице уделено меньше внимания.	По сравнению с WPS: роли общего доступа и управление сроком действия описаны достаточно подробно, однако сценарий сосредоточен на предоставлении доступа к файлам и папкам, а не на единой странице корпоративных предустановок.	По сравнению с WPS: гибкие настройки доступа к страницам и поддержка срока действия ссылки доступны, однако продукт в первую очередь ориентирован на совместную работу в рабочем пространстве и на страницах, а не на корпоративные настройки общего доступа к файлам по умолчанию.	По сравнению с WPS: Acrobat хорошо подходит для обмена PDF-файлами и рецензирования, однако на указанной странице менее заметны возможности централизованного управления предустановками общего доступа к корпоративным документам.
Официальный источник	—	Поделитесь своими документами	Делитесь файлами из Google Drive	Настройки общего доступа и разрешений	Делитесь ссылками на PDF в Acrobat

Общий вывод
Если вашей организации нужно, чтобы администраторы задавали правила общего доступа к документам по умолчанию в одном месте, WPS — практичное решение для централизованного управления. Другие продукты также предлагают средства управления общим доступом, но описанные в них сценарии в основном ориентированы на предоставление доступа к отдельным файлам или страницам по мере работы.

Сценарии использования

№	Сценарий	Подходит для	Основная проблема	Как помогает эта функция
1	Стандартизация корпоративных правил общего доступа	ИТ-администраторы, администраторы информационной безопасности	Сотрудники используют несогласованные разрешения общего доступа	Задайте область авторизации и набор разрешений по умолчанию
2	Регулирование управления соавторами	Администраторы документов, руководители команд	Соавторы могут добавляться или удаляться без четко определенных границ	Настройте, кто может добавлять или удалять соавторов
3	Снижение рисков при внешнем сотрудничестве	Команды, работающие с внешними партнерами	Участие внешних пользователей может повышать риски общего доступа	Укажите, могут ли внешние пользователи изменять состав соавторов
4	Отслеживание изменений разрешений	Администраторы документов	Изменения в составе соавторов могут происходить незаметно	Включите уведомления об изменении состава соавторов
5	Регулярная проверка настроек безопасности	Операционные команды и команды по соблюдению требований	Политики общего доступа нужно обновлять по мере изменения бизнес-потребностей	Регулярно проверяйте и сохраняйте обновленные настройки по умолчанию

Подписка и преимущества

Бесплатная версия и WPS Premium

Возможность	Бесплатные пользователи	WPS Premium
Базовые офисные функции и базовые возможности PDF	Доступно	Доступно
Облачное хранилище	1 ГБ	20 ГБ и более в зависимости от плана
Тарифы для совместного использования несколькими пользователями	Не применяется	Доступно в тарифах для совместного доступа, рассчитанных на нескольких участников
Расширенные функции и дополнительные преимущества	Ограничено	Более продвинутые функции и дополнительные преимущества

Источник: Страница тарифов WPS Office

Сценарий	Рекомендуемый тариф	Почему
Легкая личная офисная работа	Бесплатный тариф	Подходит для базовой работы с документами и базового использования PDF
Индивидуальные пользователи, которым нужно больше облачного хранилища и расширенные функции	Тариф WPS Premium	Лучше подходит для регулярной интенсивной работы с документами и задач, требующих расширенных функций
Команды, которым нужен общий доступ и централизованное управление	Sharing Plan или тариф для бизнеса	Лучше подходит для совместной работы нескольких участников, распределения мест и управления подпиской