Как использовать предустановленные настройки общего доступа к корпоративным документам WPS в Windows

Используйте предустановленные настройки общего доступа к корпоративным документам в 4 тематических разделах. Все они относятся к настройке администрирования предприятия и помогают администраторам быстро задать правила общего доступа по умолчанию.

Содержание инструкции

Пошаговая инструкция

1. Откройте настройки общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию

Путь: Консоль администратора → Контроль безопасности → Безопасность документов → Настройки общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию

1. Откройте клиент WPS 365.
2. Нажмите Консоль администратора в левом нижнем углу главной страницы клиента.
3. В списке слева нажмите Контроль безопасности.
4. В развернувшемся списке нажмите Безопасность документов.
5. Нажмите Настройки общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию чтобы открыть страницу настроек.

Критерии успешного выполнения

• Результат в интерфейсе: откроется страница настроек общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию.
• Доступное следующее действие: вы можете просматривать и изменять параметры общего доступа по умолчанию.

Советы по использованию

• Примечание о правах доступа: для входа в консоль администратора предприятия требуются права администратора.
• Примечание о сети: при открытии консоли поддерживайте стабильное сетевое подключение.

2. Настройте разрешения общего доступа к файлам по умолчанию

Путь: Настройки общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию → Разрешения по умолчанию для включения общего доступа к файлам или папкам

1. Найдите Разрешения по умолчанию для включения общего доступа к файлам или папкам на странице настроек.
2. В разделе Область авторизациивыберите Все, Только участники предприятияили Только указанные пользователи по мере необходимости.
3. В разделе Область разрешенийвыберите Только просмотр, Просмотр, Комментированиеили Редактирование по мере необходимости.
4. Проверьте, соответствуют ли текущие настройки политике общего доступа вашей организации.

Критерии успешного выполнения

• Результат в интерфейсе: в областях авторизации и разрешений отображаются выбранные параметры.
• Доступное следующее действие: можно перейти к настройке правил управления соавторами.

Советы по использованию

• Распространённая ошибка: если перепутать область авторизации и область разрешений, итоговые параметры общего доступа будут настроены неверно.
• Рекомендация: перед настройкой значений по умолчанию определите границы внутреннего и внешнего общего доступа.

3. Настройте правила управления соавторами

Путь: Настройки общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию → Параметры управления соавторами

1. Найдите параметр для настройки, кто по умолчанию может добавлять или удалять участников совместной работы для файлов или папок..
2. Для Моих облачных документов и Документов командывыберите подходящий уровень роли, например: просмотр, комментирование, редактирование или управление.
3. При необходимости настройте, могут ли внешние пользователи вне команды добавлять или удалять участников совместной работы .
4. При необходимости настройте, получает ли администратор документа уведомления, когда другие пользователи добавляют или удаляют участников совместной работы .

Критерии успешного выполнения

• Результат в интерфейсе: все параметры управления участниками совместной работы настроены.
• Доступное следующее действие: вы можете сразу сохранить настройки и применить их.

Советы по использованию

• Примечание о подписке: возможность разрешить внешним пользователям добавлять или удалять участников совместной работы зависит от типа подписки.
• Рекомендация для администратора: если команда часто взаимодействует с внешними пользователями, одновременно проверьте правило уведомлений.

4. Сохранение и применение предустановки общего доступа

Путь: нижняя часть страницы настроек общего доступа к корпоративным файлам по умолчанию

1. После завершения настройки всех параметров по умолчанию проверьте каждый пункт.
2. Нажмите Сохранить.
3. Дождитесь завершения сохранения системой.
4. Снова откройте страницу или проверьте её и убедитесь, что настройки сохранены как ожидалось.

Критерии успешного выполнения

• Результат в интерфейсе: после сохранения на странице отображаются последние значения конфигурации.
• Доступное следующее действие: в дальнейшем при корпоративном обмене файлами будут применяться правила по умолчанию.

Советы по использованию

• Распространённая ошибка: если выйти без сохранения, предустановка не вступит в силу.
• Рекомендация для администратора: после изменения политики выполните внутреннюю проверку, чтобы убедиться, что поведение общего доступа по умолчанию соответствует ожиданиям.