Журнал документов WPS в Windows: введение

Журнал документов WPS — это функция администратора в WPS 365 для просмотра записей о действиях с документами в организации. В этом руководстве описана 1 основная задача, 0 доступны без подписки и 1 связана с подпиской.

Краткий обзор

Показатель	Значение	Примечания
Основные задачи	1	Соответствует количеству строк в индексе инструкций
Доступно без подписки	0	Соответствует количеству бесплатных строк в индексе
Элементы, связанные с подпиской	1	Соответствует количеству строк, связанных с подпиской, в индексе
Ограничения версий	Не указано	Требуется корпоративный тариф

О функции

Обзор

Журнал документов — это функция администратора в WPS 365 для отслеживания действий с документами и аудита корпоративных файлов. Она помогает администраторам прослеживать действия с документами по сотрудникам, временным интервалам и типам операций.

Основные возможности:

Просмотр записей о создании, открытии, редактировании, предоставлении доступа, удалении и скачивании документов.
Фильтрация журнала по сотрудникам, времени и типу операции для быстрого поиска нужных записей.
Экспорт результатов журнала для автономного анализа, архивирования и внутренней проверки.

Типовые сценарии использования включают корпоративный аудит документов, внутренние проверки руководства и выявление подозрительной активности.

Системные требования

Параметр	Требование
ОС	Устройство с Windows, на котором корректно работает клиент WPS 365
Версия приложения	Рекомендуется использовать последнюю версию клиента WPS 365
Сеть	Для открытия консоли администратора и просмотра журнала требуется стабильное интернет-соединение
Прочее	Требуется корпоративный тариф; в большинстве случаев необходима учетная запись суперадминистратора или администратора с правами просмотра журнала

Загрузка и установка

Перед использованием журнала документов установите WPS Office или клиент WPS 365 для Windows, затем войдите с корпоративной учетной записью, имеющей права администратора.

Параметр	Подробности
Официальная загрузка	Бесплатная загрузка WPS Office
Проверка после установки	Запустите клиент и убедитесь, что консоль администратора доступна в левом нижнем углу главной страницы

Источник: Страница загрузки WPS

Сравнение с альтернативами

Параметр	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Сводка возможностей	Поддерживает просмотр корпоративных действий с документами в консоли администратора WPS 365 с фильтрацией по сотрудникам, времени и типу операции, а также экспорт.	Microsoft Purview позволяет организациям искать данные журнала аудита и исследовать действия пользователей с помощью фильтров по диапазону дат, действиям, пользователям и файлам или сайтам.	Панель активности Google Docs показывает историю просмотра документов и позволяет пользователям управлять настройками конфиденциальности истории просмотра для рабочих или учебных файлов.	Журнал аудита Notion фиксирует события в рабочих пространствах организации и поддерживает фильтры по дате, сотруднику, типу события и связанной активности.	Журналы аудита Adobe Acrobat Analyzer предоставляют доступные для поиска записи действий пользователей, администраторов и системы с фильтрами и экспортом в CSV.
Преимущества WPS	Преимущество: точка входа централизована в консоли администратора WPS 365 для просмотра и экспорта данных по документам. Отличительная особенность: отслеживаемые действия тесно связаны с корпоративным управлением документами, такими как создание, открытие, редактирование, предоставление доступа, удаление и скачивание.	По сравнению с WPS: Microsoft охватывает более широкий спектр аудита в сервисах Microsoft 365, но рабочий процесс сосредоточен на поиске в Purview, а не на странице журнала документов внутри рабочего пространства документов.	По сравнению с WPS: Google уделяет больше внимания видимости истории просмотра и контролю конфиденциальности, поэтому его представление активности менее подходит для аудита операций с документами.	По сравнению с WPS: Notion предоставляет более широкие категории событий на уровне организации, но журнал аудита доступен владельцам организации только на корпоративном тарифе.	По сравнению с WPS: Adobe делает акцент на отчетах об аудите в Acrobat Analyzer, которые ориентированы на рабочие процессы аналитики документов, а не на консоль администратора для совместной работы.
Официальный источник	—	Поиск в журнале аудита	Просмотр активности в Google Docs, Sheets и Slides	Журнал аудита	Журналы аудита в Adobe Acrobat Analyzer

Общий вывод
Если вашей команде нужен журнал действий с документами в консоли администратора WPS 365, «Журнал документов» хорошо подходит для повседневного корпоративного управления документами. Microsoft, Google, Notion и Adobe также предоставляют официальные функции активности или аудита, но их охват, точки входа и рабочие процессы проверки различаются.

Варианты использования

#	Сценарий	Целевые пользователи	Основная проблема	Решение
1	Отслеживание действий с документами	Администраторы предприятия	Необходимость подтвердить, кто создал, изменил или удалил документ	Фильтрация записей журнала документов по пользователю и типу действия
2	Ведение записей аудита	Отделы аудита и комплаенса	Необходимость хранить ключевые записи о действиях с документами	Экспорт файлов журнала для архивирования и внутренней проверки
3	Расследование необычной активности	ИТ-администраторы	Сложно определить ответственного после неожиданного удаления или скачивания	Поиск в журнале по временному диапазону и типу действия
4	Проверка действий администраторов	Руководители команд	Необходимость просматривать совместную работу с документами за определенный период	Использование фильтров для просмотра записей активности за выбранный период
5	Проверка доступа администратора	Супер-администраторы	Необходимость подтвердить, может ли администратор просматривать журналы	Войдите с учетной записью, имеющей необходимые права администратора

Членство и преимущества

Бесплатная версия против WPS Premium

Функция	Бесплатный пользователь	Участник WPS
Доступ к журналу документов	Недоступно	Доступно с корпоративным тарифом
Фильтрация журнала документов	Недоступно	Поддерживается
Экспорт журнала	Недоступно	Поддерживается
Доступ к консоли администратора	Недоступно	Требуется учетная запись администратора предприятия

Источник: Страница цен WPS Office

Вариант использования	Рекомендуемый тариф	Причина
Личное или стандартное редактирование документов	Бесплатно	Корпоративное управление журналом документов не требуется
Корпоративный аудит и управление документами	Корпоративный тариф	Требуется доступ к консоли администратора, фильтрация журнала и экспорт
Управление несколькими администраторами	Корпоративный тариф с настройкой прав администратора	Помогает разным администраторам просматривать журналы в соответствии с назначенными правами