Jak korzystać z funkcji Przekazanie dokumentów odchodzących członków w WPS w systemie Windows

Funkcja Przekazanie dokumentów odchodzących członków obejmuje 4 instrukcje, wszystkie dostępne w konsoli administratora. Wybierz temat z indeksu instrukcji i postępuj zgodnie ze ścieżką dostępu oraz krokami, aby wykonać zadanie.

Indeks instrukcji

Instrukcja

1. Otwórz pozycję przekazania dla odchodzącego członka

Ścieżka dostępu: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Former Members → Handover

1. Otwórz klienta WPS365.
2. Kliknij Admin Console w lewym dolnym obszarze strony głównej klienta.
3. Kliknij Contacts w lewym panelu.
4. Kliknij Organization Structure na liście rozwijanej.
5. Przejdź do strony Former Members.
6. Wybierz członka, którego dane chcesz przekazać, z listy byłych członków.
7. Kliknij przycisk Handover w prawym górnym obszarze strony.

Kryteria powodzenia

• Strona przekazania dla odchodzącego członka otwiera się prawidłowo.
• Na bieżącej stronie możesz dalej sprawdzać zasoby oczekujące na przekazanie dla tego członka.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Wymagany jest dostęp do konsoli administratora.
• Aby wykonać przekazanie, należy wcześniej wybrać byłego członka z listy.

2. Sprawdź zasoby firmowe oczekujące na przekazanie

Ścieżka dostępu: strona Handover

1. Sprawdź zasoby wymienione na stronie przekazania.
2. Potwierdź zakres zasobów firmowych wyświetlanych na stronie.
3. Sprawdź dokumenty członka, uprawnienia do dokumentów zespołu, harmonogramy i spotkania, pocztę e-mail oraz inne wymienione elementy.

Kryteria powodzenia

• Strona wyświetla zasoby firmowe przypisane do odchodzącego członka.
• Administrator może zdecydować, czy kontynuować przekazanie.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Zaleca się zakończenie przeglądu zasobów przed wyborem odbiorcy.
• Jeśli w Twojej firmie obowiązuje wewnętrzny proces zatwierdzania odejścia pracownika, zachowaj wynik przeglądu razem z dokumentacją tego procesu.

3. Wybierz odbiorcę i zakończ przekazanie dokumentów

Ścieżka dostępu: strona Handover → wybór odbiorcy

1. Kliknij obszar wyboru odbiorcy na stronie przekazania.
2. Wybierz osobę, która otrzyma dokumenty.
3. Potwierdź, że odbiorca został już dodany do firmowej struktury organizacyjnej.
4. Kliknij OK.
5. Poczekaj na zakończenie transferu jednym kliknięciem.

Kryteria powodzenia

• Dokumenty firmowe zostają przekazane wybranemu odbiorcy.
• Po zakończeniu przekazania były członek nie jest już właścicielem tych dokumentów firmowych.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Odbiorca musi już znajdować się w firmowej strukturze organizacyjnej.
• Przed potwierdzeniem dokładnie sprawdź tożsamość odbiorcy.
• W bieżącym procesie dokumenty są przekazywane jednemu odbiorcy w ramach jednego przekazania.

4. Obsłuż konto odchodzącego pracownika po przekazaniu

Ścieżka dostępu: proces zarządzania członkiem po przekazaniu

1. Potwierdź, że przekazanie dokumentów zostało zakończone.
2. Wróć do strony zarządzania byłymi członkami.
3. Usuń lub wyłącz firmowe konto odchodzącego pracownika zgodnie z polityką Twojej firmy.

Kryteria powodzenia

• Przekazanie dokumentów i obsługa konta zostają zakończone jako jeden proces odejścia pracownika.
• Konto odchodzącego pracownika nie zachowuje już zbędnego dostępu do zasobów firmowych.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Zaleca się wyłączenie lub usunięcie konta dopiero po potwierdzeniu przekazania.
• Możesz uwzględnić ten krok w standardowym procesie offboardingu, aby ograniczyć ryzyko pominięć.