Jak korzystać z Ustawień uprawnień do dokumentów zespołu WPS w systemie Windows

Skorzystaj z Ustawień uprawnień do dokumentów zespołu w 5 instrukcjach, z których wszystkie są powiązane z członkostwem lub dostępem w ramach planu firmowego, i przejdź z indeksu bezpośrednio do potrzebnego ustawienia.

Indeks instrukcji

Instrukcja krok po kroku

1. Otwórz panel Ustawienia dokumentów zespołu

Ścieżka dostępu: Dokumenty zespołu → Folder docelowego zespołu → Ustawienia zespołu → Ustawienia dokumentów

1. Otwórz klienta WPS365.
2. Na stronie głównej kliknij Dokumenty zespołu w lewym panelu nawigacyjnym.
3. Znajdź folder docelowego zespołu.
4. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę folderu zespołu i wybierz Ustawienia zespołu → Ustawienia dokumentów.
5. Przejrzyj dostępne opcje uprawnień do dokumentów w rozwiniętym panelu.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: Otwiera się panel Ustawienia dokumentów zespołu.
• Dostępne następne działanie: Możesz zobaczyć opcje trybu wspólnej edycji, kontroli udostępniania zewnętrznego, domyślnych uprawnień, zarządzania udostępnionymi plikami oraz definicji uprawnień do plików zespołu.

Wskazówki dotyczące używania

• Uwaga dotycząca uprawnień: Zaloguj się na konto z uprawnieniami do zarządzania zespołem.
• Uwaga dotycząca członkostwa: Przed użyciem sprawdź oznaczenie członkostwa i dostępność planu firmowego.
• Uwaga dotycząca sieci: Podczas otwierania dokumentów zespołu i synchronizowania ustawień urządzenie musi być połączone z internetem.

2. Ustaw otwieranie wszystkich dokumentów w trybie wspólnej edycji

Ścieżka dostępu: Dokumenty zespołu → Folder docelowego zespołu → Ustawienia zespołu → Ustawienia dokumentów → Otwieraj wszystkie dokumenty w trybie wspólnej edycji

1. Otwórz panel Ustawienia dokumentów, wykonując kroki z poprzedniej sekcji.
2. Znajdź opcję Otwieraj wszystkie dokumenty w trybie wspólnej edycji.
3. Włącz tę opcję zgodnie z potrzebami współpracy w zespole.
4. Zamknij panel lub przejdź do innych ustawień uprawnień.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: Opcja jest włączona.
• Dostępne następne działanie: Od tej pory członkowie zespołu będą otwierać dokumenty zespołu w trybie wspólnej edycji.

Wskazówki dotyczące używania

• Typowy błąd: Zmiana ustawień przed wejściem do właściwego folderu zespołu może spowodować zaktualizowanie niewłaściwego zespołu.
• Uwaga dotycząca członkostwa: Dostępność tej funkcji zależy od planu współpracy zespołowej przypisanego do konta.

3. Skonfiguruj kontrolę udostępniania zewnętrznego

Ścieżka dostępu: Dokumenty zespołu → Folder docelowego zespołu → Ustawienia zespołu → Ustawienia dokumentów → Kontrola udostępniania zewnętrznego

1. Otwórz panel Ustawienia dokumentów.
2. Znajdź opcję Kontrola udostępniania zewnętrznego.
3. Ustaw, czy pliki zespołu mogą być udostępniane poza firmą lub poza zespołem, zgodnie z obowiązującą polityką.
4. Potwierdź ustawienie i zamknij, albo przejdź do innych pozycji uprawnień.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: Reguła udostępniania zewnętrznego zostaje zastosowana do bieżącego zespołu.
• Dostępne następne działanie: Podczas udostępniania plików członkowie zespołu będą ograniczeni skonfigurowanym zakresem udostępniania.

Wskazówki dotyczące używania

• Typowy błąd: Zaktualizowanie reguły przed potwierdzeniem zasad współpracy zewnętrznej zespołu może zakłócić istniejące procesy partnerów.
• Sugestia dotycząca użycia: Przed zmianą reguły poinformuj odpowiednich członków, aby ograniczenia udostępniania nie powodowały nieporozumień.

4. Ustaw domyślne uprawnienia do plików dla członków zewnętrznych

Ścieżka dostępu: Dokumenty zespołu → Folder docelowego zespołu → Ustawienia zespołu → Ustawienia dokumentów → Domyślne uprawnienia do plików dla członków zewnętrznych

1. Otwórz panel Ustawienia dokumentów.
2. Znajdź opcję Domyślne uprawnienia do plików dla członków zewnętrznych.
3. Ustaw domyślny poziom dostępu, który członkowie zewnętrzni mają otrzymywać po dołączeniu do zespołu.
4. Zapisz ustawienie, aby nowo dodani członkowie zewnętrzni byli objęci regułą domyślną.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: domyślna reguła uprawnień została zapisana.
• Dostępne kolejne działanie: nowo dodani członkowie zewnętrzni otrzymują dostęp zgodnie z tą domyślną regułą.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Typowy błąd: brak rozdzielenia scenariuszy dla członków wewnętrznych i zewnętrznych może prowadzić do nieoczekiwanej konfiguracji domyślnych uprawnień.
• Sugestia dotycząca użytkowania: regularnie sprawdzaj domyślną regułę, jeśli zespół współpracuje z partnerami zewnętrznymi.

5. Zarządzanie udostępnionymi plikami i definiowanie uprawnień do plików zespołu

Ścieżka dostępu: Dokumenty zespołu → Folder docelowy zespołu → Ustawienia zespołu → Ustawienia dokumentów → Zarządzanie udostępnionymi plikami / Definiowanie uprawnień do plików zespołu

1. Otwórz panel Ustawienia dokumentów.
2. Otwórz Zarządzanie udostępnionymi plikami, aby przejrzeć pliki, które zostały już udostępnione w zespole.
3. Sprawdź bieżący status udostępniania i wykonaj wszystkie potrzebne dalsze działania.
4. Wróć do panelu i otwórz Definicja uprawnień do plików zespołu.
5. Zarządzaj uprawnieniami do wszystkich dokumentów zespołu lub dostosuj je zgodnie z regułami zespołu.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: możesz przejrzeć listę udostępnionych plików i przejść do obszaru definiowania uprawnień do plików zespołu.
• Dostępne kolejne działanie: możesz dalej dostosowywać uprawnienia dokumentów zgodnie z regułami zespołu.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Typowy błąd: sprawdzanie tylko jednego pliku i pomijanie spójności na poziomie reguł zespołu.
• Sugestia dotycząca użytkowania: regularnie sprawdzaj udostępnione pliki, aby starsze linki udostępniania nie pozostawały aktywne dłużej, niż to konieczne.