WindowsでWPSの企業ドキュメント共有のプリセット設定を使用する方法

企業ドキュメント共有のプリセット設定は、企業管理者向けの設定に関連する4つのインデックス付きトピックで構成されており、管理者が既定の共有ルールをすばやく設定できます。

操作インデックス

操作ガイド

1. 企業ファイル共有の既定設定を開く

アクセスパス: 管理コンソール → Security Control → Document Security → Default Settings for Enterprise File Sharing

1. WPS365クライアントを開きます。
2. クライアントのホームページ左下にある管理コンソールをクリックします。
3. 左側の一覧で、Security Controlをクリックします。
4. 展開された一覧で、Document Securityをクリックします。
5. Default Settings for Enterprise File Sharingをクリックして、設定ページを開きます。

成功条件

• 画面結果: 企業ファイル共有の既定設定ページが開きます。
• 次にできる操作: 共有に関する既定のパラメーターを確認および変更できます。

利用時のヒント

• 権限に関する注意: 企業の管理コンソールにアクセスするには、管理者権限が必要です。
• ネットワークに関する注意: コンソールを開く際は、ネットワーク接続を安定した状態に保ってください。

2. 既定のファイル共有権限を設定する

アクセスパス: 企業ファイル共有の既定設定 → Default Permissions for Enabling File or Folder Sharing

1. 設定ページでDefault permissions for enabling file or folder sharingを見つけます。
2. Authorization scopeで、必要に応じてAnyone、Enterprise members only、またはSpecified people onlyを選択します。
3. Permission scopeで、必要に応じてView only、View、Comment、またはEditを選択します。
4. 現在の設定が自社の共有ポリシーに合っているか確認します。

成功条件

• 画面結果: 承認範囲と権限範囲に、選択した対象オプションが表示されます。
• 次にできる操作: 続けて共同編集者の管理ルールを設定できます。

利用時のヒント

• よくある誤り: 承認範囲と権限範囲を混同すると、最終的な共有結果が変わる可能性があります。
• 利用の提案: 既定値を設定する前に、社内共有と社外共有の境界を明確にしておきましょう。

3. 共同編集者の管理ルールを設定する

アクセスパス: 企業ファイル共有の既定設定 → 共同編集者の管理オプション

1. 既定でファイルまたはフォルダの共同編集者を追加または削除できるユーザーの設定を見つけます。
2. My Cloud DocsとTeam Docsについて、閲覧、コメント、編集、管理が可能なユーザーなど、適切な権限レベルを選択します。
3. 必要に応じて、チーム外の外部ユーザーが共同編集者を追加または削除できるかどうかを設定します。
4. 必要に応じて、他のユーザーが共同編集者を追加または削除した際にドキュメント管理者へ通知するかどうかを設定します。

成功条件

• 画面結果: 共同編集者の管理オプションがすべて設定されます。
• 次にできる操作: 設定をそのまま保存して反映できます。

利用時のヒント

• 会員に関する注意: 外部ユーザーによる共同編集者の追加または削除を許可する機能は、会員関連の機能です。
• 管理者向けの提案: 外部との共同作業が多いチームでは、通知ルールもあわせて確認することをおすすめします。

4. 共有プリセットを保存して適用する

アクセスパス: 企業ファイル共有の既定設定ページの下部

1. すべての既定パラメーターの設定が完了したら、各項目を見直します。
2. 保存をクリックします。
3. システムによる保存が完了するまで待ちます。
4. ページを再度開くか確認し、設定が想定どおり保持されていることを確認します。

成功条件

• 画面結果: 保存後、ページには最新の設定値が保持されます。
• 次にできる操作: 今後の企業ファイル共有は、既定のルールに従って実行できます。

利用時のヒント

• よくある誤り: 保存せずにページを離れると、プリセットは有効になりません。
• 管理者向けの提案: ポリシーを調整した後は、既定の共有動作が想定どおりかどうかを確認するために、社内でチェックを行ってください。