Come usare Sale riunioni di WPS su Windows

Questa guida include 4 argomenti operativi per Sale riunioni di WPS su Windows, tra cui la creazione e la configurazione delle sale e l'esportazione dei dati di prenotazione; tutti e 4 gli argomenti sono disponibili senza abbonamento e 0 sono correlati all'abbonamento.

Indice delle procedure

Guida operativa

1. Creare e configurare una sala riunioni

Punto di accesso: Console di amministrazione → Impostazioni aziendali → Sale riunioni → Aggiungi

1. Apri il client WPS 365 e accedi alla Console di amministrazione dall'angolo in basso a sinistra della home page.
2. Nel pannello a sinistra, fai clic su Impostazioni aziendali, quindi apri Sale riunioni.
3. Fai clic su Aggiungi nell'angolo in alto a destra.
4. Inserisci il nome della sala riunioni, la gerarchia, la capienza, l'immagine della sala e le note.
5. Nell'elenco dei dispositivi, seleziona quelli disponibili nella sala, ad esempio una TV o una lavagna.
6. Fai clic su Salva per creare la sala riunioni.
7. Dopo aver creato la sala, puoi continuare a modificarla, attivarla o eliminarla dall'elenco.

Criteri di successo

• Stato dell'interfaccia: La nuova sala riunioni viene visualizzata nell'elenco delle sale.
• Azioni successive: Puoi continuare a modificare le informazioni della sala o cambiarne lo stato di attivazione.

Suggerimenti per l'uso

• Errori comuni: Se salvi senza inserire il nome della sala o altri dettagli importanti, potrebbe essere più difficile identificarla in seguito.
• Limitazioni dell'ambiente: Sono necessarie le autorizzazioni per la gestione delle sale riunioni.

2. Importare o aggiornare sale riunioni in blocco

Punto di accesso: Pagina Sale riunioni → Importazione/Aggiornamento in blocco

1. Apri la pagina Sale riunioni nella Console di amministrazione.
2. Fai clic su Importazione/Aggiornamento in blocco nell'angolo in alto a destra.
3. Per aggiungere più sale, scarica il modello, compilalo nel formato richiesto e caricalo per completare l'importazione in blocco.
4. Per aggiornare le informazioni delle sale esistenti, esporta prima i dati attuali delle sale, modificali nel formato del modello e caricali di nuovo per completare l'aggiornamento in blocco.

Criteri di successo

• Stato dell'interfaccia: Al termine dell'importazione o dell'aggiornamento, l'elenco delle sale mostra i contenuti più recenti.
• Azioni successive: Puoi controllare i dettagli delle singole sale o eseguire un'altra operazione di manutenzione in blocco.

Suggerimenti per l'uso

• Errori comuni: Se i campi del modello non corrispondono al formato richiesto, l'importazione potrebbe non riuscire oppure l'aggiornamento potrebbe risultare incompleto.
• Limitazioni dell'ambiente: Il caricamento del modello funziona meglio con una connessione di rete stabile.

3. Configurare le impostazioni delle sale riunioni

Punto di accesso: Pagina Sale riunioni → Impostazioni

1. Nella pagina Sale riunioni, fai clic su Impostazioni.
2. Attiva o disattiva il check-in della sala riunioni in base alle esigenze, quindi imposta l'orario di check-in o reimposta il codice QR per il check-in.
3. Attiva o disattiva l'occupazione della sala in base alle esigenze, quindi imposta il tempo di occupazione e l'immagine di visualizzazione correlata.
4. Configura i limiti di prenotazione, inclusi l'intervallo di tempo disponibile per la prenotazione, il limite di durata e il tempo di prenotazione anticipata.
5. Imposta se le sale soggette ad approvazione consentono prenotazioni ricorrenti.
6. Configura l'ambito di visibilità in modo che solo i membri selezionati possano visualizzare sale specifiche.
7. Imposta la allowlist e le regole di visualizzazione del titolo della riunione in base alle esigenze.

Criteri di successo

• Stato dell'interfaccia: Dopo il salvataggio delle impostazioni, la pagina mostra lo stato aggiornato delle regole.
• Azioni successive: In base alle regole aggiornate, i membri possono visualizzare, prenotare o effettuare il check-in nelle sale.

Suggerimenti per l'uso

• Errori comuni: Un ambito di visibilità o impostazioni della allowlist non corretti possono influire su chi può visualizzare o prenotare le sale.
• Limitazioni dell'ambiente: Dopo modifiche importanti alle regole, è utile informare i membri interessati della policy aggiornata.

4. Esportare i dati di prenotazione delle sale riunioni

Punto di accesso: Pagina Sale riunioni → Esporta

1. Nella pagina Sale riunioni, seleziona una sala riunioni esistente.
2. Fai clic su Esporta nell'angolo in alto a destra.
3. Seleziona l'intervallo di tempo delle prenotazioni che desideri esportare.
4. Se necessario, seleziona Includi immagine di copertina della riunione.
5. Completa la verifica dell'identità dell'amministratore ed esporta il file.

Criteri di successo

• Stato dell'interfaccia: Il sistema genera ed esporta un file con i dati di prenotazione.
• Azioni successive: Puoi usare il risultato esportato per report, archiviazione o revisione.

Suggerimenti per l'uso

• Errori comuni: Se non selezioni una sala riunioni prima dell'esportazione, potresti non ottenere i dati desiderati.
• Limitazioni dell'ambiente: Prima dell'esportazione è richiesta la verifica dell'identità dell'amministratore.