Cara Menggunakan WPS Serah Terima Dokumen untuk Anggota yang Keluar di Windows

Gunakan Serah Terima Dokumen untuk Anggota yang Keluar melalui 4 topik panduan, semuanya tersedia di konsol admin; pilih topik dari Indeks Panduan dan ikuti jalur masuk serta langkah-langkahnya untuk menyelesaikan tugas.

Indeks Panduan

Panduan

1. Buka entri serah terima anggota yang keluar

Jalur masuk: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Former Members → Handover

1. Buka klien WPS 365.
2. Klik Admin Console di area kiri bawah halaman beranda klien.
3. Klik Contacts di panel kiri.
4. Klik Organization Structure di daftar drop-down.
5. Beralih ke halaman Former Members .
6. Pilih anggota yang ingin Anda serahterimakan dari daftar mantan anggota.
7. Klik tombol Handover di area kanan atas halaman.

Kriteria Keberhasilan

• Halaman serah terima anggota yang keluar berhasil dibuka.
• Anda dapat melanjutkan dengan meninjau aset anggota yang masih menunggu serah terima di halaman saat ini.

Tips Saat Menggunakan

• Akses ke konsol admin diperlukan.
• Tindakan serah terima memerlukan mantan anggota yang dipilih dalam daftar.

2. Tinjau aset perusahaan yang menunggu serah terima

Jalur masuk: Halaman Handover

1. Tinjau aset yang tercantum di halaman serah terima.
2. Konfirmasikan cakupan aset perusahaan yang ditampilkan di halaman.
3. Periksa dokumen anggota, izin dokumen tim, jadwal dan rapat, email, serta item lain yang tercantum.

Kriteria Keberhasilan

• Halaman menampilkan aset perusahaan milik anggota yang keluar.
• Administrator dapat memutuskan apakah akan melanjutkan serah terima.

Tips Saat Menggunakan

• Disarankan untuk menyelesaikan peninjauan aset sebelum memilih penerima.
• Jika perusahaan Anda memiliki proses persetujuan offboarding internal, simpan hasil peninjauan bersama proses tersebut.

3. Pilih penerima dan selesaikan serah terima dokumen

Jalur masuk: Halaman Handover → Pilih penerima

1. Klik area pemilihan penerima di halaman serah terima.
2. Pilih orang yang akan menerima dokumen.
3. Pastikan penerima sudah bergabung dalam struktur organisasi perusahaan.
4. Klik OK.
5. Tunggu hingga transfer sekali klik selesai.

Kriteria Keberhasilan

• Dokumen perusahaan dipindahkan ke penerima yang dipilih.
• Setelah serah terima selesai, mantan anggota tidak lagi menjadi pemilik dokumen perusahaan tersebut.

Tips Saat Menggunakan

• Penerima harus sudah terdaftar dalam struktur organisasi perusahaan.
• Periksa identitas penerima dengan saksama sebelum mengonfirmasi.
• Alur saat ini mentransfer dokumen kepada satu penerima dalam satu kali serah terima.

4. Tangani akun anggota yang keluar setelah serah terima

Jalur masuk: Alur pengelolaan anggota setelah serah terima

1. Pastikan serah terima dokumen telah selesai.
2. Kembali ke halaman pengelolaan anggota sebelumnya.
3. Hapus atau nonaktifkan akun perusahaan milik karyawan yang keluar sesuai kebijakan perusahaan Anda.

Kriteria Keberhasilan

• Serah terima dokumen dan penanganan akun diselesaikan dalam satu proses offboarding.
• Akun yang keluar tidak lagi memiliki akses perusahaan yang tidak diperlukan.

Tips Saat Menggunakan

• Disarankan untuk menonaktifkan atau menghapus akun hanya setelah serah terima dikonfirmasi.
• Anda dapat memasukkan langkah ini ke dalam proses offboarding standar untuk mengurangi risiko ada yang terlewat.