Cara Menggunakan WPS Pengingat Serah Terima Dokumen untuk Anggota yang Keluar di Windows

Gunakan Pengingat Serah Terima Dokumen untuk Anggota yang Keluar melalui 3 topik panduan, termasuk mengaktifkan pengingat, mengedit pesan, dan menambahkannya ke alur kerja offboarding; pilih topik dari indeks lalu ikuti langkah-langkahnya.

Indeks Panduan

Panduan

1. Aktifkan Pengingat Serah Terima Dokumen

Jalur masuk: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings

1. Buka klien WPS 365.
2. Klik Admin Console di area kiri bawah halaman beranda.
3. Di panel kiri, klik Enterprise Settings untuk memperluas menu.
4. Pilih General Settings.
5. Temukan Turn On/Off Document Handover Reminder for Departing Members lalu aktifkan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Pengingat ditampilkan sebagai aktif.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan ke area pengaturan untuk mengedit pesan pengingat.

Tips Saat Menggunakan

• Pastikan akun Anda memiliki akses ke admin console.
• Pastikan koneksi jaringan stabil saat menyimpan pengaturan.

2. Atur Isi Pesan Pengingat

Jalur masuk: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings → Settings

1. Buka General Settings dengan mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya.
2. Klik Settings di sisi kanan opsi pengingat serah terima saat keluar.
3. Masukkan atau revisi pesan pengingat di panel pengaturan.
4. Pastikan pesan menjelaskan dengan jelas narahubung dan persyaratan serah terima.
5. Simpan pengaturan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Isi pengingat tersimpan dan dapat dibuka kembali untuk ditinjau.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat terus menyempurnakan pesan seiring perubahan proses internal.

Tips Saat Menggunakan

• Sertakan narahubung, perkiraan waktu, dan persyaratan serah terima dalam pesan.
• Pastikan pesan selaras dengan proses offboarding perusahaan Anda.

3. Tambahkan Pengingat ke Alur Kerja Offboarding

Jalur masuk: Gunakan bersama proses keluar internal Anda

1. Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas serah terima dokumen saat karyawan keluar.
2. Aktifkan pengingat dan selesaikan pengaturan pesan.
3. Sebelum proses keluarnya karyawan dilakukan, pastikan pesan pengingat sesuai dengan proses pemulihan akun.
4. Tambahkan pengingat ini ke alur kerja standar yang sama dengan tugas pemulihan akun, email, atau akses.
5. Tinjau isi pengingat secara berkala agar tetap selaras dengan kebijakan yang berlaku.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Pengingat telah diaktifkan dan pesannya siap digunakan.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Tim dapat mengikuti konten pengingat yang telah disiapkan selama proses offboarding.
• Tidak ada dampak samping: Pengaturan umum lainnya tetap dapat digunakan secara terpisah.

Tips Saat Menggunakan

• Sangat membantu jika tim HR, IT, dan operasional menyepakati penggunaan redaksi proses yang sama.
• Perbarui konten pengingat setiap kali alur kerja perusahaan berubah.