Cara Menggunakan Pengaturan Prasetel Berbagi Dokumen Perusahaan WPS di Windows

Gunakan Pengaturan Prasetel Berbagi Dokumen Perusahaan melalui 4 topik terindeks yang semuanya terkait dengan konfigurasi admin perusahaan, sehingga administrator dapat dengan cepat menyelesaikan pengaturan aturan berbagi default.

Indeks Panduan

Panduan Langkah demi Langkah

1. Buka Pengaturan Default Berbagi File Perusahaan

Jalur masuk: Admin Console → Security Control → Document Security → Default Settings for Enterprise File Sharing

1. Buka klien WPS 365.
2. Klik Admin Console di area kiri bawah halaman beranda klien.
3. Pada daftar di sisi kiri, klik Security Control.
4. Pada daftar yang diperluas, klik Document Security.
5. Klik Default Settings for Enterprise File Sharing untuk membuka halaman pengaturan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Halaman Default Settings for Enterprise File Sharing terbuka.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melihat dan mengubah parameter default yang terkait dengan berbagi.

Tips Saat Menggunakan

• Catatan izin: Anda memerlukan izin admin untuk mengakses konsol admin perusahaan.
• Catatan jaringan: Pastikan koneksi jaringan tetap stabil saat membuka konsol.

2. Konfigurasikan Izin Default Berbagi File

Jalur masuk: Default Settings for Enterprise File Sharing → Default Permissions for Enabling File or Folder Sharing

1. Temukan Default permissions for enabling file or folder sharing di halaman pengaturan.
2. Di bawah Authorization scope, pilih Anyone, Enterprise members only, atau Specified people only sesuai kebutuhan.
3. Di bawah Permission scope, pilih View only, View, Comment, atau Edit sesuai kebutuhan.
4. Periksa apakah pengaturan saat ini sesuai dengan kebijakan berbagi perusahaan Anda.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Cakupan otorisasi dan cakupan izin menampilkan opsi target yang dipilih.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan untuk mengonfigurasi aturan pengelolaan kolaborator.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Menukar cakupan otorisasi dan cakupan izin dapat mengubah hasil berbagi akhir.
• Saran penggunaan: Tentukan batas berbagi internal dan eksternal sebelum menetapkan nilai default.

3. Konfigurasikan Aturan Pengelolaan Kolaborator

Jalur masuk: Default Settings for Enterprise File Sharing → Collaborator Management Options

1. Temukan pengaturan untuk siapa yang secara default dapat menambah atau menghapus kolaborator untuk file atau folder.
2. Untuk Dokumen Cloud Saya dan Dokumen Tim, pilih tingkat peran yang sesuai, seperti pengguna yang dapat melihat, berkomentar, mengedit, atau mengelola.
3. Atur apakah pengguna eksternal di luar tim dapat menambah atau menghapus kolaborator sesuai kebutuhan.
4. Atur apakah administrator dokumen menerima notifikasi saat orang lain menambah atau menghapus kolaborator sesuai kebutuhan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Semua opsi pengelolaan kolaborator telah dikonfigurasi.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat langsung menyimpan pengaturan dan menerapkannya.

Tips Saat Menggunakan

• Catatan keanggotaan: Mengizinkan pengguna eksternal untuk menambah atau menghapus kolaborator adalah kemampuan yang terkait dengan keanggotaan.
• Saran admin: Untuk tim yang sering berkolaborasi dengan pihak eksternal, tinjau juga aturan notifikasi pada saat yang sama.

4. Simpan dan Terapkan Prasetel Berbagi

Jalur masuk: Area bawah halaman Pengaturan Default Berbagi File Perusahaan

1. Setelah menyelesaikan semua pengaturan parameter default, tinjau setiap item.
2. Klik Simpan.
3. Tunggu hingga sistem selesai menyimpan.
4. Buka kembali atau tinjau halaman tersebut, lalu pastikan pengaturan tetap sesuai harapan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Setelah disimpan, halaman mempertahankan nilai konfigurasi terbaru.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Tindakan berbagi file perusahaan berikutnya dapat mengikuti aturan default.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika Anda keluar tanpa menyimpan, prasetel tidak akan diterapkan.
• Saran admin: Setelah menyesuaikan kebijakan, lakukan pemeriksaan internal untuk memastikan perilaku berbagi default sesuai dengan yang diharapkan.